Vos clients pourront recevoir une variété de mails via le système Trybe.

Ce guide est là pour décomposer les mails mentionnés ci-dessus en catégories et fournir une aide visuelle de ce que vos clients recevront dans leur boîte mail.

Tous les mails utiliseront :

Pour voir ce que contient chacun des emails, veuillez parcourir les différents emails ci-dessous.

Les emails de confirmation sont envoyés dès qu'un client effectue sa réservation en ligne. Ils contiennent les détails de la réservation, toute documentation pertinente, le numéro de téléphone de l'hôtel ainsi que le 'Numéro de commande'.

Si la réservation a été effectuée par un membre du personnel dans l'application ou en personne, vous devrez envoyer manuellement l'e-mail de confirmation en vous rendant dans l'onglet "Messages" de la commande. Vous pouvez également ajouter un modèle personnalisé pour différentes offres.

Le bouton Formulaire d'admission ne s'affiche que si vous avez rempli au moins un formulaire d'admission dans la rubrique Settings>Intake Forms et que vous l'aurez activé pour qu'il s'applique à votre offre.

Lorsqu'un client clique sur 'Manage your order' (Gérer votre commande), il sera dirigé vers son compte sur la devanture de votre site où il pourra voir l'heure, la date et le numéro de commande du rendez-vous et aura la possibilité d'annuler le rendez-vous à l'avance (si vous avez activé cette option).

Vous pouvez ajuster le texte de l'email de confirmation dans Settings>Order Emails, où vous pouvez sélectionner les types de rendez-vous auxquels l'email s'appliquera, et saisir votre message personnalisé qui apparaîtra en bas du message de l'email.

Vous pouvez modifier le logo, l'image de marque et les couleurs des boutons dans Settings>Email Branding.

Comment envoyer un récapitulatif de paiement incluant la TVA à un client ?

Si vous recevez des demandes de récapitulatif de paiement incluant la TVA, vous pouvez envoyer aux clients un email qui confirmera les articles achetés, ce qui a été payé, ce qui reste à payer et un détail de la TVA !

Pour ce faire, dirigez-vous vers la commande pour laquelle vous souhaitez envoyer cet e-mail.

Lorsque vous êtes sur la commande, sélectionnez l'onglet 'Messages'. Ici, vous verrez l'option 'Send summary email'. Si vous sélectionnez cette option, l'email sera envoyé directement à l'adresse email associée à ce client.

L'email comprendra :

Une fois que vous avez envoyé l'email de résumé (Summary email), vous pourrez alors visualiser l'email en sélectionnant l'email répertorié.

Si vous avez saisi vos informations fiscales, elles seront également répertoriées en bas de l'email de résumé (voir la troisième capture d'écran). Pour savoir comment configurer vos informations fiscales, appuyez ici !

L'email de confirmation d'abonnement est une notification déclenchée par le système une fois que l'abonnement a été acheté et émis. Cette notification contient un message de confirmation d'activation ainsi qu'une indication de la date du premier prélèvement de l'abonnement.

Cet email sera envoyé lorsque quelqu'un s'inscrit à un abonnement seulement si l'option ‘disable membership email’ (désactiver l'email d'abonnement) n'est pas activée pour ce type d'abonnement. Si vous souhaitez modifier cela, dirigez vous vers Settings>Membership types>Edit Membership.

Lorsqu'un client clique sur 'My Account' (Mon compte), il sera dirigé vers son compte sur la boutique en ligne où il pourra voir son abonnement, son numéro d'abonné ainsi que son statut, et la date de début et de fin de l'abonnement.
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Vous pouvez désactiver l'email de confirmation d'adhésion pour chaque adhésion en vous rendant vers Membership Settings >Membership Type >Edit Type

Si votre membre a souscrit à un abonnement mais n'a pas encore mis en place de mandat pour le paiement mensuel de son abonnement, il est facile de demander cela à travers Trybe.

Une demande de mandat de prélèvement mensuel peut être envoyée en vous dirigeant vers le profil de votre client > Dans la section 'Membership' > Sélectionnez les trois points à côté de l'abonnement en question > Request Payment Details (Demander les détails de paiement). Cela enverra un email à votre client avec un lien pour saisir ses coordonnées bancaires et configurer facilement le prélèvement automatique.

Si le client ne peut pas accéder à son email ou ne peut pas cliquer sur le lien, l'URL qui redirigera automatiquement vers l'écran de paiement se trouve en bas du mail. Vous pourrez copier ce lien et l'envoyer directement à votre client.

Si vous souhaitez que vos invités reçoivent des emails de suivi pour leurs réservations récentes, vous pouvez opter pour les emails de suivi automatiques !

Pour cela dirigez-vous vers Settings > Marketing & comms > Email templates > activer 'Follow up emails'.

Une fois cette option activée, d'autres choix s'afficheront pour que vous puissiez personnaliser à quel moment le client recevra son email de suivi.

Appuyez sur 'Save settings' lorsque vous êtes satisfait des modifications effectuées.

Une fois que vous avez configuré les paramètres requis pour l'envoi des mails, vous devez créer le texte personnalisé à insérer dans ces mails. Si vous ne créez pas de modèle, les emails de suivi ne seront pas envoyés. Trybe a besoin d'au moins un modèle pour commencer à envoyer ces emails à vos clients. Pour créer le modèle, consultez ce guide.

Sachez qu'il ne s'agit pas d'un formulaire Trybe, mais d'un endroit où vous pouvez inclure un lien vers un fournisseur d'enquêtes de votre choix (surveymonkey, google forms, snapsurvey, etc.). Vous pouvez intégrer le lien dans la section du message du modèle afin que votre client puisse laisser un avis sur vos services.

Remarque : pour que les e-mails de suivi soient envoyés, il faut OBLIGATOIREMENT qu'un modèle d'e-mail ait été créé à cet effet et que la commande ait été validée (Checked Out) - voir guide.

Si vous souhaitez que vos clients reçoivent des e-mails de rappel concernant leurs prochaines réservations, vous pouvez opter pour des e-mails de rappel automatiques !

Une fois cette option activée, d'autres options apparaîtront afin que vous puissiez déterminer à quel moment le client recevra son e-mail de rappel.

Pour cela dirigez-vous vers Settings > Emails > activer l'option 'Send reminder emails'.

Jours avant la réservation - Vous pouvez sélectionner ici le nombre de jours avant la réservation pendant lesquels l'e-mail doit être envoyé. Choisissez entre 1 et 10 jours dans le menu déroulant.

Heure d'envoi - sélectionnez l'heure d'envoi du courrier électronique. Le format de l'horloge est de 24 heures.

Appuyez sur 'Save settings' lorsque vous êtes satisfait des paramètres que vous avez configurés.

Remarque : un e-mail de rappel ne sera pas envoyé si la réservation est effectuée après le jour où le rappel aurait été envoyé.

Pour que les e-mails de rappel soient envoyés, vous devez créer un modèle dans Trybe !

L'e-mail de confirmation de la liste d'attente est un e-mail de notification déclenché par le système lorsque l'utilisateur a été ajouté à une file d'attente après s'être inscrit à une session entièrement réservée.

Il contient généralement un message de confirmation de la référence de la commande et un message indiquant "Vous êtes sur la liste d'attente pour cette réservation".

L'invité recevra automatiquement cet e-mail lorsqu'il sera transféré de la liste d'attente à la session.

Le client en tête de liste d'attente recevra automatiquement un e-mail de confirmation avec le sujet "Vous avez quitté la liste d'attente [NUMÉRO DE RÉFÉRENCE].

Dans l'e-mail, il sera confirmé :

Et il les informera que leur carte a maintenant été débitée, et le montant sera affiché en €.

Il s'agit de l'e-mail qui est envoyé lorsque vous choisissez d'envoyer un ‘pay by link’.

L'e-mail contient le prix, les détails de la commande du client, la date, et un bouton de lien cliquable qui dirige le client vers l'écran de paiement où il peut entrer ses informations de paiement et régler sa facture de manière autonome.

Il est également possible d'ajouter une note personnalisée lors de l'envoi d'un lien de paiement. Celle-ci apparaîtra dans une zone ombragée près du haut de l'e-mail, comme dans l'image de référence fournie.

L'e-mail d'annulation de commande s'affiche à l'intention de votre client lorsqu'il annule une commande passée en magasin ou en ligne. Il comprendra le numéro de la commande, le nom du client, la date et l'heure, ainsi que le coût du traitement ou de l'activité d'origine.

Nous avons affiché à quoi cela ressemblera avec des frais d'annulation, et si vous faites défiler vers l'image suivante, vous pourrez voir comment cela apparaîtra sans frais d'annulation.

Lorsqu'un client annule un article de sa commande, il reçoit un e-mail de notification qui indique ce qui a été annulé dans sa réservation.

Ceci est l'e-mail qu'un utilisateur recevra lorsqu'un bon d'achat aura été acheté.

S'il s'agit d'un bon d'un montant monétaire, il inclura le montant en € (capture d'écran 3). S'il s'agit d'un bon pour un article gratuit, le prix ne sera pas affiché dans l'e-mail. Le destinataire devra utiliser le bouton 'Utilisez votre bon' pour être redirigé vers votre site Web où il pourra entrer le code et découvrir sur quels articles celui-ci peut être utilisé. Voir ce guide sur la façon de créer des bons monétaires et des bons pour des articles gratuits.

Vous trouverez également dans l'e-mail le numéro de bon d'achat qui sera automatiquement généré par Trybe, à moins que l'utilisateur n'ait saisi un numéro de bon d'achat manuellement.

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L'image affichée correspond à l'e-mail qui sera envoyé lorsqu'un client achètera un bon d'achat. Vous pouvez modifier l'image principale de l'e-mail en téléchargeant une image sur la page Settings>Voucher Types.

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Les clients peuvent créer leur propre compte et mot de passe sur le site web. Dans le cas où vous les inscrivez en face à face ou manuellement, vous pouvez envoyer un e-mail aux clients avec un lien pour définir leur mot de passe.

Dirigez vous vers Clients > sélectionner le profil du client > ‘send setup email’

Une fois cela configuré, si un client a besoin de réinitialiser son mot de passe, le texte du bouton changera en 'Reset'. Cliquez dessus pour envoyer un e-mail de réinitialisation de mot de passe à l'adresse e-mail de votre client.

Lorsqu'un mot de passe est défini pour la première fois ou s'il est réinitialisé et mis à jour, le client recevra un e-mail de notification détaillant que ce changement a été effectué et appliqué

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Lorsqu'un paiement d'abonnement échoue, le membre recevra un e-mail pour l'informer qu'il y a eu un problème avec le paiement. L'objet de l'e-mail sera 'Il y a eu un problème avec votre paiement'.