Pour consulter le status d'une adhésion, allez dans Clients > sélectionnez le profil du client > faites défiler jusqu'à la section "Memberships".
​Vous pourrez y voir le statut de l'adhésion. Toutes les adhésions ont cinq statuts possibles :

Si l'adhésion a le statut "Active", cela signifie qu'aucune action n'est requise et que l'adhésion est désormais active. Sur l'adhésion, il est indiqué "No action is required", ce qui signifie qu'aucune autre action n'est requise de votre part ou de celle du client puisque l'adhésion est "Active".

Lorsque le statut est « actif “, les options que vous pouvez sélectionner à partir des trois points sont ”Modifier », « Enregistrer le paiement » ou « Annuler ».

Dans le profil du client, si vous faites défiler la page jusqu'à la section "Payment methods" pour toute adhésion "Active", le paiement par prélèvement automatique sera répertorié avec le statut "Active".

Si une adhésion a un statut "Needs attention", cela signifie qu'une action est nécessaire pour rendre l'adhésion "active".

Il existe 6 motifs d'attention différents qui peuvent apparaître :

Vous pourrez "Edit" (modifier) n'importe quelle adhésion en statut "Needs attention'" en sélectionnant les trois points > "Edit". Vous pouvez modifier le type d'adhésion, le tarif et la date de fin. Si l'adhésion a déjà commencé, vous ne pourrez pas modifier la date de début.

Si l'adhésion affiche la raison "Setup fee is unpaid", cela signifie que le montant au prorata ou les frais d'adhésion doivent être payés dans la commande liée à l'adhésion. Pour cela, étendez la section où l'adhésion se situe sur le profil du client et sélectionnez "Go to order" en dessous de "Associated order" ou bien sélectionnez les trois points > Pay setup fee...

Cela vous amènera directement à la commande liée à d'adhésion où vous pourrez effectuer le paiement. Une fois la commande d'adhésion payée et validée, le statut de l'adhésion sera mis à jour.

Veuillez noter : Si vous ne souhaitez pas que le client paie les frais d'installation cette fois-ci, la seule façon de contourner les frais d'adhésion est de faire un rabais sur la commande d'adhésion. Pour ce faire, accédez à la commande d'adhésion et sélectionnez l'option "Discount", où vous pourrez choisir le rabais à appliquer à la commande. Si vous choisissez de "cancel" la commande d'adhésion plutôt que de faire un rabais, cela entraînera des problèmes, car le statut de l'adhésion sur le profil du client restera bloqué à "Set up fee unpaid" et il n'y a alors aucun moyen de modifier ce statut. Vous devrez ajouter une nouvelle adhésion au profil du client.

Si l'adhésion affiche la raison "No mandate has been provided", cela signifie que le type d'adhésion a l'option "Auto payments" activée dans la section Options des paramètres du type d'adhésion, mais qu'aucune méthode de paiement n'a encore été associée à l'adhésion...

Pour ajouter une méthode de paiement à l'adhésion, vous pouvez sélectionner les trois points > "Request payment method". Cela enverra un email à l'adresse associée au client afin qu'il puisse fournir les informations de paiement. Une fois cela fait, les détails de paiement seront affichés dans la section 'payment method' de l'adhésion et le statut de l'adhésion sera mis à jour.

Veuillez noter : si l'adhésion est une adhésion avec paiement automatique (et nécessite donc une méthode de paiement), si vous enregistrez des paiements sur l'adhésion, l'adhésion restera toujours dans le statut "No mandate has been provided" s'il y a encore une "next billing date" car l'adhésion ne pourra pas être mise à jour de ce statut tant qu'une méthode de paiement n'a pas été fournie. Si vous ne souhaitez pas qu'une méthode de paiement soit fournie pour ce type d'adhésion, l'option "auto-payments" doit être désactivée dans les paramètres.

Si l'adhésion affiche la raison "Mandate has been revoked", cela signifie que la méthode de paiement associée à l'adhésion a été révoquée. La seule façon de mettre à jour le statut est d'envoyer un nouvel email de demande de méthode de paiement au client. Pour ce faire, sélectionnez les trois points > "Request payment method". Cela enverra un email à l'adresse associée au client afin qu'il puisse fournir les informations de paiement. Une fois cela fait, les détails de paiement seront affichés dans la section "payment method" de l'adhésion et le statut de l'adhésion sera mis à jour.

Si l'adhésion affiche la raison "Payment failed", cela signifie que la dernière tentative de prélèvement automatique a échoué. Vous pourrez voir le prélèvement échoué, car il sera indiqué comme "Failed" dans la liste des prélèvements, et vous pourrez y voir la raison de l'échec. Cela peut être dû à diverses raisons telles qu'un solde insuffisant, une carte expirée, un refus, etc.

Pour réessayer le paiement, sélectionnez les trois points > "Retry payment". Le paiement sera alors réessayé. Si la tentative échoue à nouveau, il restera affiché comme "Payment failed". Si le paiement réussit, le statut de l'adhésion sera mis à jour.

Si l'adhésion affiche la raison "A payment was disputed", cela signifie que le client a contesté ce paiement, ce qui a entraîné le rejet du paiement.

Si l'adhésion affiche la raison "Manual payment outstanding", cela signifie qu'il y a un paiement manuel en attente pour cette adhésion. Pour enregistrer le paiement, vous devrez sélectionner les trois points > "record payment".

Une fenêtre contextuelle apparaîtra alors où vous pourrez sélectionner la méthode de paiement utilisée. Vous pourrez choisir parmi les types de paiement manuel que vous avez créés dans vos paramètres. Sélectionnez le type de paiement > record €___...

Une fois cela enregistré, le paiement apparaîtra dans la section "charges" et le statut de l'adhésion sera mis à jour.

Si l'adhésion a un statut "Cancelled", cela signifie que l'adhésion a été annulée par un utilisateur de Trybe.

Une fois l'adhésion annulée, il n'y a plus rien à faire. Une nouvelle adhésion devra être créée pour ce client si celui-ci souhaite bénéficier d'une adhésion, car la facturation de cette adhésion a été interrompue.

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Toute adhésion dont le statut est "Active" ou "Needs attention" peut être annulée à tout moment.

Pour annuler une adhésion, sélectionnez les trois points sur n'importe quelle adhésion > Cancel.

Un message d'avertissement apparaît alors et vous pouvez choisir entre "Yes, cancel membership" et "No, go back". Vous avez donc la possibilité de revenir sur votre décision d'annuler l'adhésion.

Une fois l'adhésion annulée, vous pouvez l'archiver si vous le souhaitez. Pour ce faire, sélectionnez les trois points > Archiver. L'adhésion sera alors supprimée du profil du client.

Si vous choisissez d'"Archive" une adhésion, cela signifie qu'elle ne sera plus accessible dans Trybe.

Si l'adhésion a le statut "Expired", cela signifie qu'elle a atteint sa date de fin. La date d'expiration de l'adhésion est passée et l'adhésion n'est donc plus "Active".

Une fois que l'adhésion a expiré, il n'y a plus rien à faire. Une nouvelle adhésion devra être créée pour ce client si celui-ci souhaite bénéficier d'une adhésion, car la facturation de cette adhésion a été interrompue.

Si vous le souhaitez, vous pouvez archiver cette adhésion en sélectionnant les trois points > Archive. Elle sera alors supprimée du profil du client.

Si vous choisissez d'"Archive" une adhésion, cela signifie qu'elle ne sera plus accessible dans Trybe.

Si l'abonnement a un statut "Upcoming", cela signifie que la date de début de l'abonnement est dans le futur et que l'abonnement n'a pas encore commencé...

Ce statut apparaîtra sur l'abonnement si la date de début future a été sélectionnée manuellement lors de l'ajout de l'abonnement au profil d'un client. Il peut également apparaître si vous avez mis en place un abonnement en pré-vente et qu'un client s'inscrit à celui-ci.