Pour les types de sessions (cours, gym, yoga, etc.), il y a une fonction qui vous permet d'activer une liste d'attente. Cela signifie que si la session est complète, les invités pourront s'ajouter à une liste d'attente et si une place se libère, ils pourront alors rejoindre la session.

Pour activer une liste d'attente pour une session, allez dans Settings > Selectionnez "Session types" > modifier > allez dans l'onglet "Availability" et activez l'option "Enable waitlist" pour activer la liste d'attente.

Sélectionnez "Save" pour sauvegarder ces paramètres.

Lorsque la session est complète et qu’un client est ajouté à la liste d’attente (via l’application ou votre site), vous pourrez voir le nombre de clients en liste d’attente en consultant la session dans le calendrier.

Si vous cliquez sur la session, vous verrez que les clients en liste d’attente apparaissent toujours dans la session sur le calendrier, mais avec un "W" (en référence à 'Waitlist') à côté de leur nom, indiquant qu’ils sont en liste d’attente et ne font pas partie de la session. Vous pourrez également connaître l’ordre de la liste d’attente, car ils seront numérotés : la première personne inscrite aura "W1" à côté de son nom, la suivante "W2", etc

Sur l'aperçu de la commande de la session pour laquelle l'invité a été placé sur liste d'attente, le statut de la liste d'attente sera indiqué comme "Waitlisted" (En liste d’attente).

Dans l’application, vous pouvez ajouter un invité à la session via le calendrier (calendar) ou via le bouton + New order, comme d’habitude. Si la session est complète (aucune place disponible) et que la liste d’attente a été activée pour cette session, alors le créneau s’affichera en orange avec la mention « (waitlist)» (liste d’attente) afin que vous en soyez informé...

Lorsque vous sélectionnez le créneau de la session, le client sera automatiquement ajouté à la liste d’attente une fois la session ajoutée à la commande et après avoir cliqué sur “Confirm”. Voir le GIF…

Une fois que l'invité a été mis sur liste d'attente, vous devez autoriser les détails de sa carte afin que, lorsqu'une place se libère, il soit automatiquement ajouté à la session.
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Pour autoriser les données de la carte pour la commande, allez dans la commande > Sélectionnez l'onglet "Payments"> +Add payment > Pay by link/card on file > entrez les détails > Authorise for €__' > Sur l'onglet de paiement, il est maintenant indiqué "Ready" à côté des données de la carte. (Consultez le guide d’autorisation de carte pour plus de détails)

Maintenant que les détails de la carte ont été enregistrés dans la commande, lorsqu'une place se libère, la carte sera automatiquement débitée et l'invité sera ajouté à la session. (Voir l'étape "Comment un invité sur liste d'attente rejoint-il une session ?)

En tant que client , s'il sélectionne une séance et que celle-ci est complète, si l'option de la liste d'attente a été activée pour cette séance, le créneau apparaîtra toujours et portera la mention 'Liste d'attente'.

S’il choisit d’être ajouté à la liste d’attente pour cette session, celle-ci apparaîtra également comme en liste d’attente dans leur panier…

Lorsqu’il passe à la confirmation de la commande, il devra entrer les détails de sa carte, qui seront alors autorisés. Par conséquent, ils ne seront pas facturés tant qu’une place ne se libérera pas dans la session. Dans l’application, ils seront désormais en liste d’attente pour cette session, et le paiement autorisé aura le statut « Ready» s’il a été autorisé avec succès.
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L’email de confirmation que le client reçoit l’informera qu’il est sur la liste d’attente pour la session…

Lorsqu'un invité est sur liste d'attente, la personne ne peut être ajoutée à la session que si un autre client de la session annule sa réservation ou si vous augmentez la capacité de la session.

Pour annuler la réservation d'un invité, allez dans "Orders" > recherchez la commande > sélectionnez "Cancel order". Si le client a déjà payé pour la réservation et que vous souhaitez le rembourser, allez dans l'onglet "Payments" > sélectionnez les trois points > "Refund".

Une autre façon d'ajouter un invité sur liste d'attente à la session est d'augmenter la capacité de la session. Pour ce faire, allez dans Settings > Offerings > Sessions types > faites défiler jusqu'aux heures de session > Sélectionnez les trois points à côté de l’heure de la session > cliquez sur 'view sessions' > modifiez la capacité > appuyez sur "Save". (la capacité sera modifiée pour toutes les futures sessions de ce créneau horaire).
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Si vous souhaitez modifier la capacité pour une session spécifique uniquement, c'est-à-dire pour un jour spécifique, vous pouvez le faire directement à partir du calendrier en appuyant sur la session > Edit >

Ajouter la nouvelle capacité > Update...

Lorsque l'une de ces situations se produit : quelqu'un dans la session annule OU la capacité de la session est augmentée. L'invité en liste d'attente sera automatiquement ajouté à la session et sa carte sera débitée.

La liste d’attente fonctionne selon le principe du premier arrivé, premier servi. Ainsi, la personne ajoutée en premier à la liste d’attente remplira la place libre dans la session.

Le client en tête de la liste d’attente recevra automatiquement un email de confirmation avec l’objet : "Vous avez été retiré de la liste d’attente [order reference]".

Dans cet email, les informations suivantes seront confirmées :

Il sera également informé que sa carte a été débitée de xx€.