Une session est tout ce qui nécessite un accès/une présence et qui se produit selon en emploie du temps durant la semaine, par exemple l'accès à la piscine ou à un cours de yoga.

Pour créer des types de session, allez dans Settings > Offerings > Session types > Cliquez sur " Add new session type" > entrez le nom de la session > Sélectionnez "Create".

Si vous sélectionnez les trois points à côté du type de session, vous pourrez "Modifier", "Copier" ou "Archiver" la session. [Edit/Copy/Archive]

Si vous avez archivé des sessions, vous pourrez les retrouver en cliquant sur le bouton "Archived session types". Vous verrez alors une liste de tous les types de session archivés et vous pourrez les restaurer en sélectionnant les trois points > "Restore".

Si vous sélectionnez "Edit" , vous pourrez ainsi suivre ces étapes au sein du type de session, selon vos besoins :

Details

[Détails]

Name (Nom) - nom de ce type de session
Description (obligatoire) - elle s'affichera pour vos clients sur votre boutique Trybe si elle est choisie comme étant "publique" ou accessible "par lien uniquement".
Shop image (Image de la boutique) - Vous pouvez ici télécharger une image qui sera utilisée pour ce type de session sur la façade de votre site en ligne. Si aucune image n'est choisie, l'image par défaut de la boutique Trybe apparaîtra. L'image doit être d'une taille maximale de 1mb et les dimensions doivent utiliser le rapport d'aspect 3 / 2.
Product code (Code produit) - ajoutez un code pour ce type de session. Cela facilitera la vue d'ensemble de la session lorsqu'elle se trouve dans le calendrier. Par exemple, le code produit pour une séance de gymnastique pourrait être "GYM".
Categories (Catégories) - choisissez les catégories dans lesquelles vos sessions appartiennent. Comme il s'agit d'un type de séance, vous pouvez sélectionner "Séances" ou "Cours". Les clients pourront ensuite filtrer ces catégories dans la boutique lorsqu'ils effectueront une réservation. Vous devrez d'abord créer les catégories dans vos Settings > Catégories.
Revenue centre (Centre de revenu) - sélectionnez le centre de revenu auquel vous souhaitez que les revenus de ce type de session soient connectés. Vous pourrez voir la répartition de vos revenus par centre de revenus dans votre section Rapports [Reports]. Si vous avez également une intégration avec votre système PMS, Trybe utilisera le centre de revenus pour savoir où les revenus doivent être comptabilisés.

Visibility

[Visibilité]

Public - accessible à tous (s'il n'y a pas de restrictions concernant les membres, etc.) Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les clients puissent réserver ce type de rendez-vous sur votre site web.
By Link only (Par lien uniquement) - accessible uniquement aux personnes qui possèdent le lien (URL unique générée pour ce type de rendez-vous spécifique). Cela signifie qu'il ne sera pas indexé par les moteurs de recherche et qu'il n'apparaîtra pas sur les pages de votre site en ligne.
Private (Privé) - n'apparaîtra pas du tout sur votre moteur de réservation. Il ne peut être réservé que par les utilisateurs via l'application.

Veuillez noter que si les horaires de la session ne sont pas définis, ce type de session ne sera pas visible en ligne pour que les clients puissent la réserver et pour les utilisateurs, elle apparaîtra toujours comme étant indisponible. Vous devrez définir la disponibilité de la session.

Member settings

[Paramètres d'adhésion]

Members only (Membres uniquement) - cochez cette case si cette session n'est disponible que si vous êtes membre.
- One booking per member (Une réservation par membre) – activez cette option UNIQUEMENT si vous souhaitez limiter vos membres à réserver une seule place par séance à la fois
  > Cette fonctionnalité vous permet de limiter les réservations de séance pour les abonnements à une place par membre. Cela évite que certains membres réservent toutes les places d’une séance, empêchant ainsi les autres membres de pouvoir réserver un créneau lors de cette séance.
  > Cela fonctionnera également avec les 'Custom Memberships' (adhésions personnalisées) et permettra aux membres secondaires de réserver une seule place avec le membre principal, mais ils ne pourront pas en réserver plus d’une.
- Permitted membership types (Types de membres autorisés) - (Restreindre cet élément à certains types d’adhésion) – si vous activez l’option 'Members only', vous pourrez alors sélectionner quels types d’adhésion sont autorisés à réserver cette séance. Si vous souhaitez que tous les types d’adhésion puissent réserver, vous pouvez laisser cette section vide.

Membership booking windows (Fenêtres de réservation pour les membres) - Si, en fonction du type de membre, vous autorisez certains membres à réserver plus longtemps à l'avance ou plus près de la date de réservation, vous pouvez définir les règles en fonction du type de membre du client. Il suffit de cocher cette option pour l'activer. Vous pouvez ensuite sélectionner "Add new booking window"...
- Membership type (Type d'adhésion) - sélectionnez l'adhésion dans le menu. Tous les types d'adhésion présents dans votre système s'afficheront. Consultez le guide sur la création de types d'adhésion ici.
- Earliest booking (Réservation la plus tôt)- choisissez quand ouvrir les réservations. Par exemple, si vous sélectionnez 7 jours, les réservations pour le 30 juin seront disponibles à partir du 23 juin. Vous pouvez laisser cette option en tant que "Aucune" [None] si aucune restriction n'est nécessaire.
- Latest booking (Dernière réservation) - choisissez la date de clôture des réservations. Par exemple, si vous sélectionnez 4 heures, les réservations pour 17 heures seront disponibles jusqu'à 13 heures. Vous pouvez laisser ce paramètre sur 'None' (Aucun) si aucune restriction n'est nécessaire.

Vous pouvez créer autant de fenêtres de réservation pour vos adhésions que vous le souhaitez, avec des restrictions de "Earliest booking" et de "Latest booking" différentes, pour autant de types d'adhésion que vous le souhaitez ! Sélectionnez les trois points pour "Modifier" ou "Supprimer" la fenêtre de réservation. [Edit/Delete]

Booking settings

[Paramètres de vos réservations]

Dans cette section, vous pouvez activer d'autres outils pour vous aider à ajouter et à gérer efficacement les réservations de groupe.

Maximum Orders (Commandes maximales)- Ici, vous pouvez sélectionner le nombre maximum de commandes pouvant contenir des réservations pour cette séance. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour restreindre les séances à des groupes uniques. Cela est utile si vous souhaitez limiter la séance à un groupe privé ou à un certain nombre de groupes de personnes. Par exemple, vous pouvez proposer des cours de yoga privés pouvant accueillir jusqu’à 10 personnes, mais qui doivent appartenir au même groupe. Dans ce cas, vous pouvez limiter le nombre maximum de commandes à 1. Si vous ne souhaitez pas appliquer de restriction, laissez ce champ vide.
Group Booking (Réservation de groupe)- si cette option est activée, lorsque vous ajoutez des réservations de sessions, vous verrez apparaître un nouveau bouton "Group booking" et un champ permettant d'indiquer le nombre de personnes à ajouter à la session.

Session times

[Paramètres de durée]

Duration (Durée) – Trybe doit connaître la durée de la séance, sélectionnez ici le nombre de minutes/heures. Veuillez noter qu’une fois cette durée définie et que vous avez créé un horaire de séance, il n’est plus possible de modifier la durée de la séance.

Vous pouvez ici définir les dates et heures auxquelles cette session peut être réservée. Sélectionnez "Add new session time" pour commencer !

Time (Heure) - indiquez l'heure de début de la session.
Practitioner (Praticien) - si cette session nécessite un praticien, sélectionnez-le, par exemple s'il s'agit d'un professeur de yoga. Si aucun praticien n'est requis, cette case peut être laissée vide.
Room (Salle) - sélectionnez la salle dans laquelle la session aura lieu, c'est-à-dire le studio.
Capacity (Capacité) - sélectionnez le nombre maximum de personnes pouvant participer à cette session.
Weekdays (Jours de la semaine) - cochez et décochez les jours où cette session est proposée.
Recurrence date range (Les dates de récurrence) - sélectionnez cette option pour définir la période de dates de cette session particulière. Vous pouvez utiliser cet outil si vous souhaitez que cette session soit disponible pendant une certaine période. Si vous souhaitez que cette session soit continue, laissez la section de date de récurrence vide.

Vous DEVEZ sélectionner l'heure, la salle, la capacité et les jours de la semaine pour que la session puisse être créée. Le praticien et la période de récurrence sont facultatifs.

Une fois tous les champs remplis, sélectionnez "Create".

Vous pouvez ensuite sélectionner "Add new session time" pour autant d'heures de session différentes que nécessaire pour ce type de session.

Il s'agit de la dernière section de la section des détails de votre session, n'oubliez donc pas de cliquer sur "Save" pour sauvegarder toutes les modifications.

Vous pouvez sélectionner les trois points sur l'heure de la session pour :

Edit (Modifier la session) - effectuer des mises à jour de l'heure de la session.
Avec l'option de modification, si vous avez précédemment défini votre session avec un praticien mais que vous souhaitez le retirer, vous pouvez sélectionner l'option « Unassigned » (Non assigné).

Cela vous permettra de définir votre séance sans praticien >
View Sessions (Voir les sessions) - sélectionnez cette option pour voir les sessions à venir pour ce type de session, à partir de laquelle vous pouvez modifier les sessions individuellement. Rendez-vous à l' étape "Sessions" pour plus d'informations à ce sujet.

Availability

[Disponibilités]

Enable waitlist (Activer la liste d'attente) - si cette option est activée, les invités pourront s'inscrire sur une liste d'attente si la session est complète.
Earliest booking (Réservation au plus tôt) - choisissez la date d'ouverture des réservations. Par exemple, si vous sélectionnez 7 jours, les réservations pour le 30 juin seront disponibles à partir du 23 juin. Vous pouvez laisser cette option sur "Aucune" [None] si aucune restriction n'est nécessaire.
Latest Booking (Dernière réservation) - choisissez la date de clôture des réservations. Par exemple, si vous sélectionnez 4 heures, les réservations pour 17 heures seront disponibles jusqu'à 13 heures. Vous pouvez laisser ce paramètre sur "Aucun" [None] si aucune restriction n'est nécessaire.

Pour les règles de réservation les plus tôt et les plus tard, si vous avez défini des règles en jours/heures/minutes et que vous souhaitez ensuite les supprimer, il vous suffit de sélectionner l'option « Effacer » pour retirer la règle que vous avez définie.

Remarque : la réservation la plus récente s'applique uniquement aux commandes en ligne, tandis que la réservation la plus ancienne s'applique aux commandes en ligne et aux commandes effectuées dans l'application par l'intermédiaire d'un utilisateur.

Customer cancellation (Annulation par le client) - choisissez d'autoriser ou non les clients à annuler leurs réservations en ligne. Choisissez entre "Not allowed" (Non autorisé), "Allowed" (Autorisé) ou "Allowed if unpaid" (Autorisé si non payé).
- Latest customer cancellation time (Dernier délai d'annulation du client) - sélectionnez un délai si vous souhaitez restreindre le moment où un client peut annuler sa réservation. Si vous sélectionnez une date, les annulations ne seront autorisées que jusqu'à cette date avant la réservation (cette option n'apparaît que si vous avez choisi "Allowed" ou "Allowed if unpaid"). Si vous ne souhaitez pas limiter l'annulation, sélectionnez "None".

L'option "Enable customer cancellation" (Activer l'annulation par le client) doit également être activée dans les paramètres de la boutique pour que cette fonction puisse être activée. Vous trouverez plus d'informations ici.

Pricing

[Tarifs]

Règles de prix : Ici, vous pouvez configurer les tarifs pour la durée de la semaine. Vous pouvez définir des tarifs différents pour différents jours, plages de dates et horaires. Une fois que vous avez sélectionné "Add new price rule" (Ajouter une nouvelle règle de prix), une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant les informations de tarification. Vous pourrez alors sélectionner...

Date range (Plage de dates) : Si vous souhaitez que le prix soit valable tout au long de l'année, ne remplissez pas la section 'Date range'. Si vous voulez que ce tarif soit valable uniquement entre certaines dates, remplissez cette section.
Weekdays (Jours de la semaine) : Sélectionnez le jour de la semaine auquel cela s'applique.
Start time (Heure de début) : Vous pouvez définir l'heure de début si vous souhaitez que la règle ne s'applique qu'aux sessions commençant entre ces horaires. Si vous ne souhaitez pas définir de prix différents pour des horaires différents, laissez les heures de début vides.
Price (Prix) : Remplissez le prix pour cette règle.

Appuyez sur Create (Créer). Vous pouvez Edit (Modifier) et Remove (Supprimer) ces règles.

Vos règles de prix doivent correspondre aux horaires de session que vous avez définis pour cette session, c'est-à-dire que si cette session est disponible tous les jours de la semaine, assurez-vous qu'il y ait une règle de prix pour chaque jour de la semaine. Sinon, le client pourrait réserver un jour sans règle de prix et, par conséquent, obtenir sa session gratuitement.

Sessions

Si vous cliquez sur l'onglet « Sessions », vous serez redirigé vers une page qui vous montrera l’ensemble des sessions prévues pour ce type de session. Vous pourrez ensuite utiliser les filtres pour naviguer parmi celles-ci.

Date range (Fenêtre de dates) - choisissez la plage de dates ici ; cela affichera ensuite tous les horaires de session pour ce type de session ayant lieu pendant cette période.
Session time (Heure de la session) - sélectionnez ici si vous souhaitez choisir un horaire de session spécifique. Une fois sélectionné, vous pourrez choisir parmi la liste déroulante des horaires disponibles pour ce type de session. Si vous ne sélectionnez pas d’horaire spécifique, toutes les sessions correspondant à ce type de session seront affichées, quel que soit l’horaire.

Le rapport contient les éléments suivants:

Date - la date et l'heure de la séance
Practitioner (Praticien) - s'il y a un praticien qui suit la session, il sera listé ici.
Room (Salle) - lieu où se déroule la session
Availabiliy (Disponibilité) - nombre de places disponibles dans la session
Edit (Modifier) - Sélectionnez les trois points situés à côté de la session pour "Modifier" (comme mettre à jour la capacité/l'heure/la salle pour cette session spécifique uniquement) ou "Annuler" la session.

Toute session "Cancelled" (annulée) sera supprimée de la liste. Pour afficher la session annulée, vous devez :

Toutes les sessions "Cancelled", donc annulées, seront retirées de la liste. Pour voir les sessions annulées, vous devrez :

Sélectionnez 'Add filter'
- Puis activer l'option "Cancelled sessions" (sessions annulées) - si vous activez cette option, le rapport n'affichera que les sessions annulées. À partir de là, vous pouvez sélectionner les trois points à côté de la session pour cliquer sur "Restore" (restaurer) si vous souhaitez restaurer la session en question.

Audit log

[Journal d'audit]

L'audit affiche une chronologie des modifications/mises à jour apportées au type de session. Par exemple, si une règle de disponibilité a été modifiée ou supprimée.

Il affiche la modification apportée, ainsi que la date et l'heure et le nom de l'utilisateur qui l'a effectuée.

Qu'est-ce qu'une session et comment puis-je en créer ?