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Créer un type de rendez-vous
Créer un type de rendez-vous
Ophelie Huguet avatar
Écrit par Ophelie Huguet
Mis à jour cette semaine

Les types de rendez-vous sont les traitements que vous proposez. Il peut s'agir de traitements individuels qui nécessitent un praticien formé et qui peuvent être réservés en permanence tout au long de l'année, par exemple des soins du visage ou des massages.


Pour créer des types de rendez-vous, allez dans Settings > Offerings > Appointment types > Selectionnez "Add new appointment" > Ajouter un nouveau type de rendez-vous > entrez le nom du rendez-vous > "Add".

Si vous sélectionnez les trois points à côté du type de rendez-vous, vous pourrez "Modifier", "Copier" ou "Archiver" le rendez-vous [Edit/Copy/Archive].

Si vous archivez des rendez-vous, vous pourrez les retrouver en cliquant sur le bouton "Archived appointment types". Vous verrez alors une liste de tous les types de rendez-vous archivés et vous pourrez les restaurer en sélectionnant les trois points > Sélectionnez "Restore".

Si vous sélectionnez "Edit", vous pourrez ainsi suivre ces étapes au sein du type de rendez-vous, selon vos besoins :

Détails

  • Nom - nom de ce type de rendez-vous

  • Description (obligatoire) - elle s'affichera pour vos clients sur votre boutique Trybe si elle est choisie comme "publique" ou accessible "par lien uniquement".

  • Image de la boutique [Shop Image] - Vous pouvez ici télécharger une image qui sera utilisée pour ce type de rendez-vous sur la devanture de votre site en ligne. Si aucune image n'est choisie, l'image par défaut de la boutique Trybe apparaîtra. L'image ne doit pas dépasser 1mb et les dimensions doivent utiliser le rapport d'aspect 3 / 2.

  • Code produit [Product Code]- ajoutez un code pour ce type de rendez-vous. Cela facilitera la vue d'ensemble du rendez-vous lorsqu'il est dans le calendrier. Par exemple, le code produit pour le massage aromathérapeutique pourrait être "AROMA".

  • Catégories - indiquez à quelle(s) catégorie(s) ce type de rendez-vous appartient par exemple Massages / Soins du visage. Les clients pourront ensuite filtrer ces catégories sur votre site en ligne lorsqu'ils effectueront une réservation.

  • Centre de revenu - sélectionnez le centre de revenu auquel vous souhaitez que les revenus de ce type de rendez-vous soient affectés.

Visibilité

  • Public - accessible à tous (s'il n'y a pas de restrictions concernant les membres, etc.) Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les clients puissent réserver ce type de rendez-vous sur votre site web.

  • Par lien uniquement - accessible uniquement aux personnes qui possèdent le lien (URL unique générée pour ce type de rendez-vous spécifique). Cela signifie qu'il ne sera pas indexé par les moteurs de recherche et qu'il n'apparaîtra pas sur les pages de votre catégorie en ligne.

  • Privé - n'apparaîtra pas du tout sur votre moteur de réservation. Il ne peut être réservé que par les utilisateurs via l'application.Veuillez noter que si les règles de disponibilité ne sont pas définies, ce type de rendez-vous ne sera pas visible en ligne pour que les clients puissent le réserver et pour les utilisateurs, il apparaîtra toujours comme indisponible. Vous devrez définir la disponibilité du rendez-vous.

Veuillez noter que si les règles de disponibilité ne sont pas définies, ce type de rendez-vous ne sera pas visible en ligne pour que les clients puissent le réserver et pour les utilisateurs, il apparaîtra toujours comme indisponible. Vous devrez définir la disponibilité du rendez-vous.

Paramètres de vos membres

Paramètres de vos membres >

  • Membres uniquement [Members only}- cochez cette case si ce rendez-vous n'est disponible que si vous êtes membre.

    • Types de membres autorisés (Restreindre cet élément à certains types de membres) - si vous activez l'option "Members only", vous pourrez alors sélectionner les types de membres autorisés à prendre ce rendez-vous. Si vous souhaitez que tous les types de membres puissent réserver, vous pouvez laisser cette section vide.

  • Fenêtres de réservation pour les adhésions [Membership booking window] - Si, en fonction du type d'adhésion, vous autorisez certains membres à réserver plus longtemps à l'avance ou plus près de la date de réservation, vous pouvez définir les règles en fonction du type d'adhésion du client. Il suffit de cocher cette option pour l'activer. Vous pouvez ensuite sélectionner "Add new booking window...".

    • Type d'adhésion - sélectionnez l'adhésion dans le menu. Tous les types d'adhésion présents dans votre système s'afficheront. Consultez le guide sur la création de types d'adhésion ici.

    • Réservation la plus tôt [Earliest booking] - choisissez quand ouvrir les réservations. Par exemple, si vous sélectionnez 7 jours, les réservations pour le 30 juin seront disponibles à partir du 23 juin. Vous pouvez laisser cette option à "None" si aucune restriction n'est nécessaire.

    • Dernière réservation [Latest booking]- choisissez la date de clôture des réservations. Par exemple, si vous sélectionnez 4 heures, les réservations pour 17 heures seront disponibles jusqu'à 13 heures. Vous pouvez laisser ce paramètre à "None" si aucune restriction n'est nécessaire.

    • > Créez [Create].

Vous pouvez créer des fenêtres de réservation avec différentes restrictions de "Earliest booking" et de "Latest booking" pour autant de types d'adhésion que vous le souhaitez ! Sélectionnez les trois points pour "Modifier" ou "Supprimer" la fenêtre de réservation.

Paramètre de durée

  • Paramètre de durée >

    • Durée [Duration]- Trybe aura besoin de savoir combien de temps dure le traitement, sélectionnez ici le nombre de minutes/heures.

    • Intervalle de début [Start time interval]- vous pouvez contrôler la fréquence à laquelle ce rendez-vous peut être réservé. Par exemple, si vous sélectionnez 15 minutes, le rendez-vous pourra être réservé par intervalles de 15 minutes, c'est-à-dire 10:00, 10:15, 10:30, etc.

    • Durée du nettoyage [Cleaning time]- Vous pouvez ajouter ici la durée du nettoyage pour ce rendez-vous. Il s'agit du temps nécessaire au nettoyage après le rendez-vous. Ce temps ne sera pas inclus dans la durée totale lors de la réservation par le client, mais il sera visible sur votre calendrier afin que vous puissiez voir combien de temps est réservé pour le nettoyage. Si aucun temps de nettoyage n'est nécessaire, sélectionnez "None".

Paramètre de vos clients

  • Rendez-vous pour couples [Couples appointment]- si ce type de rendez-vous est destiné à des couples, par exemple un massage ou un soin du visage pour couples, activez cette option. Pour ce type de rendez-vous, vous devez disposer d'une salle de traitement double ou d'au moins deux salles de traitement simples afin que chaque client dispose d'un lit de traitement. Vous devrez également vous assurer qu'il y a au moins deux praticiens affectés à ce traitement. Trybe n'autorisera la réservation pour les couples que s'il y a deux praticiens et deux lits disponibles.

  • Attribuer des chambres plus grandes [Prefer larger rooms]- si vous préférez que ce type de rendez-vous soit assigné à des chambres plus grandes, activez cette option. Lorsque cette option est activée, nous essaierons d'attribuer les groupes à des chambres plus grandes avant les chambres individuelles.

Praticiens

  • Une fois que vous avez créé vos praticiens, vous pouvez désigner ceux qui sont formés pour fournir ces traitements. Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner les praticiens dans le menu. Cochez et décochez les praticiens selon qu'ils peuvent ou non prendre ce type de rendez-vous.

Au moins un praticien doit être sélectionné afin d'activer la disponibilité de ce rendez-vous.

Équipement

  • Sélectionnez tout équipement spécifique pour ce traitement, par exemple Pierres Chaudes. Comme vous avez défini la quantité d'équipement dans les paramètres, Trybe pourra utiliser cette information pour vérifier la disponibilité lors de la réservation de ce type de rendez-vous. Ces champs peuvent être laissés vides si aucun équipement n'est requis pour ce type de rendez-vous.Vos salles

Vos salles

  • Sélectionnez les salles dans lesquelles ce type de rendez-vous peut être effectué. Il suffit de sélectionner les salles selon si elles peuvent ou non être utilisées pour ce type de rendez-vous.

Au moins une pièce doit être cochée pour permettre la disponibilité de ce rendez-vous.

Il s'agit de la dernière étape de la section "Détails des types de rendez-vous" ; n'oubliez donc pas de cliquer sur "Save" lorsque vous avez terminé.

Disponibilité

Vous pouvez définir ici à quel moment ce rendez-vous peut être réservé.

  • Réservation la plus tôt [Earliest booking]- choisissez la date à laquelle les réservations seront ouvertes. Par exemple, si vous sélectionnez 7 jours, les réservations pour le 30 juin seront disponibles à partir du 23 juin. Vous pouvez laisser la valeur "None" si aucune restriction n'est nécessaire.

  • Dernière réservation [Latest booking] - choisissez la date de clôture des réservations. Par exemple, si vous sélectionnez 4 heures, les réservations pour 17 heures seront disponibles jusqu'à 13 heures. Vous pouvez laisser ce paramètre à "None" si aucune restriction n'est nécessaire.

Remarque : la réservation la plus récente s'applique uniquement aux commandes en ligne, tandis que la réservation la plus ancienne s'applique aux commandes en ligne et aux commandes effectuées dans l'application par l'intermédiaire d'un utilisateur.

  • Annulation par le client [Customer cancellation]- choisissez d'autoriser ou non les clients à annuler leurs réservations en ligne. Choisissez entre "Non autorisé", "Autorisé" ou "Autorisé si non payé".[Not allowed/Allowed/Allowed if unpaid]

    • Dernier délai d'annulation du client - sélectionnez un délai si vous souhaitez restreindre le moment où un client peut annuler sa réservation. Si vous sélectionnez une date, les annulations ne seront autorisées que jusqu'à cette date avant la réservation (cette option n'apparaît que si vous avez choisi "Autorisé" ou "Autorisé si impayé"). Si vous ne souhaitez pas limiter l'annulation, sélectionnez "None".

L'option "Enable customer cancellation" doit également être activée dans les paramètres de la boutique pour que cette fonction puisse être activée.

  • Availability rules - to set the dates and times this appointment can be booked select Règles de disponibilité [Availability rules]- pour définir les dates et heures auxquelles ce rendez-vous peut être réservé, sélectionnez "Add new availability rule". Si ce rendez-vous n'est valable que pour une certaine période (par exemple, un rendez-vous spécial de Noël), définissez la période. Si ce type de rendez-vous est permanent, laissez cette section vide. Ajoutez les heures auxquelles ce rendez-vous peut être réservé. Vous pouvez aussi cocher ou décocher les jours de la semaine auxquels ce rendez-vous s'applique. Sélectionnez "Create". Vous pouvez ensuite "Add new availability rule" pour autant de règles que vous le souhaitez. Ces règles peuvent être modifiées ou supprimées en sélectionnant les trois points > "Edit" ou "Delete".

N'oubliez pas d'enregistrer les modifications en cliquant sur "Save"!

Remarque : la définition de règles de disponibilité est obligatoire. Si aucune règle n'est définie, ce type de rendez-vous ne sera pas disponible en ligne pour que les clients puissent le réserver et, pour les utilisateurs, il apparaîtra toujours comme indisponible.

Tarif (Pricing)

  • Règles de prix : Vous pouvez ici définir la tarification au cours de la semaine. Vous pouvez définir des prix différents pour des jours ou période de temps. Lorsque vous sélectionnez "Add new price rule", une fenêtre contextuelle s'affiche pour vous demander des informations sur les prix. Si vous souhaitez simplement que le prix soit appliqué de manière constante tout au long de l'année, ne remplissez pas la section relative aux dates. Si vous souhaitez que le prix ne soit valable qu'à certaines dates, sélectionnez-les Cochez les jours de la semaine auxquels cette règle s'applique. Indiquez le prix de cette règle. Une fois toutes les informations saisies, sélectionnez "Create". Vous pouvez "Modifier" et "Supprimer" ces règles en sélectionnant les trois points à côté de la règle de prix.

Cette section est automatiquement sauvegardée.

Vos règles de prix doivent correspondre à la disponibilité que vous avez définie pour ce rendez-vous, c'est-à-dire que si ce rendez-vous est disponible tous les jours de la semaine, assurez-vous qu'il existe une règle de prix pour tous les jours de la semaine. Si ce n'est pas le cas, le client pourrait réserver un jour sans règle de prix et obtenir ainsi son rendez-vous gratuitement.

Méta

Ici, vous pourrez spécifier des métadonnées avancées sur cette offre à des fins de référencement.

Vous pouvez saisir :

  • Le titre de la Méta

  • La description de la Méta

Les métadonnées que vous saisissez ici sont essentiellement des balises invisibles qui fournissent des informations sur le moteur de recherche et aux visiteurs du site web.

Une fois les informations saisies, sélectionnez "Save changes".

Ne vous inquiétez pas si vous ne savez pas à quoi cela sert. Si ces champs sont vides, nous définirons automatiquement vos métadonnées en fonction du titre et de la description de votre offre!

Offres associées (Related)

Vous pouvez lier ces offres à d'autres offres pour générer des ventes additionnelles ! Pour ce faire, allez dans l'onglet "Related". Sélectionnez "Add some" ou "Add more" si vous en avez déjà, puis sélectionnez les offres dans la liste.

  • Upsell - utilisez cette fonction pour vendre d'autres rendez-vous, séances, sessions, réservations d'espace, forfaits et produits [Appointments, Sessions, Courses, Area bookings, Packages and Products]. Vous pouvez en sélectionner autant que vous le souhaitez. Ces offres apparaîtront sur la page de l'article sous l'en-tête "Intéressé par une montée en gamme ? Elles sont placées sous le bouton "Ajouter à la commande" pour une visibilité maximale. Lorsque le client ajoute une offre de surclassement, celle-ci remplace l'offre initiale.

  • Retail upsell- utilisez cette fonction pour inciter le client à acheter un produit en plus de sa commande. Vous pouvez sélectionner autant de produits que vous le souhaitez. Ces produits apparaîtront sur la page de paiement dès qu'un client aura cet article dans son panier. À partir de la page de paiement, le client peut ajouter les produits à sa commande. Par conséquent, s'il choisit d'ajouter un produit, il prendra le rendez-vous et achètera le produit.

  • Also interested in - Ces offres apparaîtront au bas de la page de l'article sous l'en-tête "Vous pourriez également être intéressé par". Vous pouvez choisir parmi d'autres rendez-vous, séances, cours, réservations de domaines, forfaits et produits.

Vous pouvez laisser ces sections vides si vous ne souhaitez pas ajouter d'offres vente associées.

Une fois toutes les informations ajoutées, n'oubliez pas de cliquer sur "Save changes".

Pour supprimer des offres, sélectionnez le "x" à côté de l'offre afin qu'elle n'apparaisse plus dans la boutique lors de l'achat de cet article particulier.

Consultez les captures d'écran pour voir des exemples de l'endroit où ces offres connexes apparaîtront sur la devanture de votre site en ligne !

Registre d'audit (Audit log)

L'audit affichera une chronologie des modifications/mises à jour apportées au type de rendez-vous. Par exemple, si une règle de disponibilité a été modifiée ou supprimée. Il affichera la modification apportée ainsi que la date/l'heure et le nom de l'utilisateur qui l'a effectuée.

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