Pour gérer tous les plannings de vos praticiens en un seul endroit, rendez-vous dans l’onglet Calendar > Rota dans la colonne de gauche.

(Vous devez avoir déjà créé les plannings des praticiens pour qu’ils s’affichent ici. Cliquez ici pour savoir comment créer les plannings des praticiens.)

Vous obtiendrez ainsi une vue d'ensemble du planning de la semaine. Pour changer de semaine, vous pouvez vous déplacer entre les flèches situées dans le coin supérieur droit. Vous pouvez ensuite appuyer sur le bouton "Go to this week" pour revenir facilement à la semaine en cours.

Le planning affiche les jours, les praticiens et leurs horaires pour la semaine. En haut de la page, vous pourrez consulter un rapport sur les problèmes (problèmes de planification), les heures réservables [Bookable hours] (nombre total d'heures disponibles), les heures réservées [Booked hours] (heures qui ont été réservées) et l'utilisation (pourcentage global de la façon dont vous avez utilisé les heures cette semaine).

Vous pouvez également voir un pourcentage des heures utilisées par jour ou par praticien au cours de la semaine. Pour en voir plus de détails, vous pouvez survoler l'affichage des heures situé sous les créneaux de chaque praticien. Cela affichera une répartition plus détaillée, incluant les minutes de rendez-vous et les minutes de session, comme illustré dans le Gif et l'image ci-dessous :

Pour ajouter des congés à un praticien, cliquez sur Calendar > Rota et trouvez le praticien auquel vous souhaitez ajouter des congés. En haut du tableau de service de chaque praticien, il y a un espace vide. Lorsque vous survolez cet espace, la mention "Edit leave" apparaît. Appuyez sur "Edit leave" pour commencer à ajouter des congés à son planning.

Sélectionnez les dates de 'Leave from' et de 'Leave to' en appuyant sur les cases et un calendrier déroulant apparaîtra pour vous permettre de sélectionner les dates.

Vous pouvez également cliquer sur "Add another" pour ajouter d'autres périodes de congé pour ce praticien spécifique.

Si les dates sélectionnées posent un problème pour les séances réservées, un message d'avertissement s'affiche : "There are sessions assigned to this practitioner for this period of leave" ce qui signifie "Des séances sont attribuées à ce praticien pour cette période de congé". Cela vous permet de réorganiser ces séances avant de pouvoir mettre ce praticien en congé pour ces dates.

Une fois que les dates de congé ont été approuvées par le système, elles apparaîtront dans le planning. Dans la capture d’écran suivante, vous pouvez voir que Sarah a un jour de congé le jeudi. En revanche, Billy a un congé en cours qui a commencé la semaine précédente (comme l’indique la flèche pointant vers l’arrière), et cette même période de congé se termine le mercredi. Ainsi, vous pouvez ajouter un congé pour un jour spécifique ou pour une période donnée.

Pour modifier les congés figurant dans le planning, appuyez sur le "leave" que vous souhaitez modifier.

Pour modifier le planning d’un praticien pour un jour spécifique, allez dans l'onglet Calendar > Rota > sélectionnez le créneau que vous souhaitez modifier. Vous pouvez maintenant ajuster les horaires de ce créneau spécifique. Indiquez les nouvelles heures de début (Start at) et de fin (Finish at), puis cliquez sur Save.

Cela ajoutera le créneau modifié au planning. Le créneau apparaîtra dans un bloc bleu clair afin que vous puissiez facilement identifier les modifications apportées.

Pour ajouter une période de travail à un praticien, dirigez-vous vers l'onglet Calendar > Rota. Allez dans le bloc du praticien et du jour auquel vous voulez ajouter une période de travail. Lorsque vous survolez cet espace, un signe '+' apparaît > Appuyez dessus.

Cliquez sur Add rule, saisissez les heures de début (Start at) et de fin (Finish at), puis cliquez sur Save.

Vous pouvez également cliquer sur 'Add rule' pour ajouter d’autres plannings pour ce praticien spécifique.

Ce créneau apparaîtra désormais dans le planning sous forme d’un bloc bleu clair, afin que vous puissiez voir que ce créneau ne fait pas partie du schéma habituel de ce praticien.