Pour gérer les plannings de tous vos praticiens en un seul endroit, vous pouvez cliquer sur le bouton "Rota" dans la colonne de gauche. Vous devez avoir déjà créé les plannings de vos praticiens pour afficher un emploi du temps ici. (Cliquez sur "Création d'un planning" pour consulter le guide)

Vous obtiendrez ainsi une vue d'ensemble du planning de la semaine. Pour changer de semaine, vous pouvez vous déplacer entre les flèches situées dans le coin supérieur droit. Vous pouvez ensuite appuyer sur le bouton "Go to this week" pour revenir facilement à la semaine en cours.

Le planning affiche les jours, les praticiens et leurs horaires pour la semaine. En haut de la page, vous pourrez consulter un rapport sur les problèmes (problèmes de planification), les heures réservables [Bookable hours] (nombre total d'heures disponibles), les heures réservées [Booked hours] (heures qui ont été réservées) et l'utilisation (pourcentage global de la façon dont vous avez utilisé les heures cette semaine).

Vous pouvez également voir le pourcentage d'heures utilisées par jour ou par praticien au cours de la semaine. Pour plus de détails, survolez les chiffres verts et vous obtiendrez les images 2 et 3. Les données sont réparties en plusieurs catégories, dont les minutes de rendez-vous et les minutes de séance.

Pour ajouter des congés à un praticien, cliquez sur Calendar > Rota et trouvez le praticien auquel vous souhaitez ajouter des congés. En haut du tableau de service de chaque praticien, il y a un espace vide. Lorsque vous survolez cet espace, la mention "Edit leave" apparaît. Appuyez sur "Edit leave" pour commencer à ajouter des congés à son planning.

Sélectionnez les dates de LEAVE FROM et de LEAVE TO en appuyant sur les cases et un calendrier déroulant apparaîtra pour vous permettre de sélectionner les dates. Vous pouvez également cliquer sur "Add another" pour ajouter d'autres périodes de congé pour ce praticien spécifique. Veillez à appuyer sur "Save" pour ajouter ce congé au tableau de service.

Si les dates sélectionnées posent un problème pour les séances réservées, un message d'avertissement s'affiche : "There are sessions assigned to this practitioner for this period of leave" ce qui signifie "Des séances sont attribuées à ce praticien pour cette période de congé". Cela vous permet de réorganiser ces séances avant de pouvoir mettre ce praticien en congé pour ces dates.

Lorsque les dates de congé ont été approuvées par le système, elles apparaissent dans le planning. Dans l'image 3, vous pouvez voir que Géraldine a deux jours de congé, l'un le mardi et l'autre le jeudi. En revanche, Jacques a un congé en cours qui a commencé la semaine précédente (la flèche pointe vers l'arrière) et cette même période de congé se termine le mercredi. Vous pouvez donc ajouter des congés pour un jour spécifique ou pour une période donnée.
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Pour modifier les congés figurant dans le planning, appuyez sur le "leave" que vous souhaitez modifier.

Pour modifier le planning d'un praticien pour un jour donné, allez dans Rota > sélectionnez la période de travail que vous souhaitez modifier. Vous pouvez maintenant modifier les horaires de cette équipe spécifique. Inscrivez les nouvelles heures de DÉBUT et de FIN et appuyez sur "Enregistrer". Cette modification sera ajoutée au planning. Ce planning modifié apparaîtra dans un bloc bleu plus clair afin que vous puissiez voir ce qui a été modifié.

Pour ajouter une période de travail à un praticien, allez dans Rota. Allez dans le bloc du praticien et du jour auquel vous voulez ajouter une période de travail. Un signe plus apparaît, appuyez dessus. Saisissez les heures de DÉBUT et de FIN et appuyez sur "Save".

Cet emploi du temps apparaîtra désormais sur le planning dans un bloc bleu clair, afin que vous puissiez voir qu'il ne fait pas partie du schéma de planning normal de ce praticien. (Les plannings configurés dans les paramètres de votre praticien apparaissent en bleu foncé, tandis que les plannings personnalisés, comme expliqué, apparaissent en bleu clair).

Les emplois du temps doivent être établis pour tous les praticiens afin d'activer leur disponibilité. Si aucun planning n'est établi pour un praticien, il ne pourra pas être réservé pour un traitement.

Pour créer un emploi du temps, vous devez d'abord créer vos praticiens. Pour ce faire, allez dans Settings > Practioners> Sélectionnez ''Add practitioner''.

Pour ajouter un emploi du temps, allez dans Settings > Practitioners > Edit> Rotas > Sélectionnez ''Add new rota''.

Vous pouvez sélectionner une période de temps [Date range]. Pour ce faire, appuyez sur "Date Range" et choisissez les dates pendant laquelle vous souhaitez que l'emploi du temps se déroule. Vous devez saisir une date de début [Start date], mais vous pouvez laisser la date de fin [End date] vide s'il s'agit d'un roulement continu. S'il ne s'agit pas d'un roulement continu, vous pouvez sélectionner une date de fin pour le roulement dans l'option de plage de dates.

Vous devez indiquer le nombre de semaines pendant lesquelles ce service se répète en alternance. S'il s'agit de la même rotation chaque semaine, conservez la valeur "Repeating weeks" à "1". Si le praticien travaille en rotation toutes les deux semaines, le nombre de semaines de répétition doit être égal à " 2" (passez à"SEMAINE RÉPÉTIVES " pour voir cette fonction plus en détail).Pour créer emploie du temps pour chaque jour, sélectionnez "Add slot" et saisissez l'heure de début et de fin de l'équipe. (Voir image 2)

Ces heures peuvent être supprimées en appuyant sur l'option "x" à côté de l'équipe. Appuyez sur "Create" lorsque vous avez terminé.

Sélectionnez l'étape "Pauses dans un planning" pour voir comment vous pouvez intégrer les pauses dans le planning de votre praticien.

Vous pouvez modifier ou supprimer le planning en sélectionnant les trois points situés à côté du planning. Si vous apportez des modifications, sélectionnez "Save" pour qu'elles soient appliquées au planning.

Une fois que toutes les rotations sont établies, vous pouvez les gérer. Pour consulter ce guide, appuyez sur "GÉRER UN EMPLOIE DU TEMPS".