Voulez-vous que vos clients de l'hôtel aient la flexibilité de choisir leur traitement à la date de leur choix avant le début de leur séjour ?

Il est maintenant possible de créer des visites pour vos clients qui passeront la nuit sur place, comprenant des soins et l'accès aux installations du spa. Pour créer des types de visite, dirigez-vous vers Settings > Marketing & comms > Visit types > Create visit type.

Veuillez cliquer sur 'Settings' pour être guidé à travers le processus de création de vos types de visite.

Details> Détails

Offerings> Offres

Dans cette section, vous pouvez sélectionner les offres que vous souhaitez associer à votre visite. Vous pouvez choisir parmi:

Email message template> Modèle de message électronique

Ici vous pouvez écrire le message que vous souhaitez afficher pour cette visite. C'est le message que vos clients recevront lorsqu'ils planifieront leur visite.

Reminder emails> Emails de rappel

Si vous souhaitez que vos invités reçoivent des rappels par e-mail concernant leur prochaine visite, vous pouvez activer l'option 'Send visit prompt' (Envoyer un rappel de visite) pour que vos clients reçoivent automatiquement des rappels.

Prompt email template (Modèle d'e-mail de rappel)- Vous pouvez personnaliser ce texte pour rappeler à vos invités leur prochaine visite.

IMPORTANT: Lorsque vous envoyez un lien de visite à votre client, Trybe ne réserve aucun espace pour les forfaits ou les traitements pour ces client(s). Par conséquent, nous vous recommandons vivement d'ajouter un texte dans les modèles d'email ci-dessus qui informe le client de cela et de réserver le plus tôt possible pour éviter toute déception si le spa/les traitements sont complets.

Integration settings> Paramètres d'intégration

Si votre site utilise un PMS Guestline, vous pourrez activer cette option pour connecter votre système d'intégration avec Trybe en envoyant automatiquement un lien vers le portail de visite à votre client. Si cette option est désactivée, vous devrez alors envoyer manuellement la notification d'invitation au portail à votre client.

Rate codes> Codage

Ce sera le code qui fera la correspondance entre Guestline et Trybe. Il s'agit d'un codage qui sera lié à la visite.

Appuyez sur 'Save changes' (Enregistrer les modifications) lorsque vous êtes satisfait des paramètres que vous avez configurés.

Une fois de retour sur la liste des types de visite que vous avez créés, si vous sélectionnez les trois points à côté d'un type de visite, vous pourrez 'Modifier' (Edit) ou 'Archiver' (Archive) la visite.

Une fois que les paramètres de vos types de visite sont configurés, dirigez-vous vers l'onglet 'Visits' à gauche.

Création de réservations>

Pour créer une visite à envoyer à un client, cliquez sur '+ New visit' (en haut à droite de la page).

Vous serez alors invité à fournir les détails de votre client à qui cette visite sera envoyée. Vous devrez saisir les informations suivantes :

> 'Notify customer about this visit' (Informer le client de cette visite): Si vous souhaitez que votre client reçoive automatiquement un e-mail contenant le lien pour choisir les éléments de sa visite une fois que celle-ci est créée, vous pouvez activer cette option. Si elle est désactivée, vous devrez envoyer manuellement la notification (ceci peut être fait une fois la visite créée, en sélectionnant 'send visit notification' (envoyer la notification de visite)).

Une fois toutes les informations rentrées, vous pouvez sélectionner 'Create visit'.

Aperçu de la visite>

Ensuite, une page de visite s'ouvrira et créera une nouvelle commande où vous pourrez voir un aperçu général en haut avec:

Le statut de la visite sera au départ marqué comme "Incomplet" car le client devra sélectionner ses articles dans le cadre de cette visite.

Depuis la même page, vous aurez différentes sections :

Vous ne verrez alors que l'une de ces deux options :

> 'send visit notification' (envoyer la notification de visite) - cela signifie qu'aucune notification n'a encore été envoyée au client, ce qui est le cas si vous n'avez pas activé l'option "Informer le client de cette visite" lors de la création de la visite. Vous devrez envoyer manuellement la notification à votre client en cliquant sur ce bouton

OU

> 'resend visit notification' (renvoyer la notification de visite) - cela signifie que la notification a déjà été envoyée, mais si, par exemple, votre client n'a pas encore sélectionné son article et que la date de sa visite approche, vous pouvez cliquer dessus pour renvoyer la notification

Settings>Paramètres

En cliquant sur 'Settings', vous pouvez :

En vous rendant sur l'onglet 'Visit', vous accéderez à un tableau de bord où vous pourrez voir toutes les visites à venir

Suivi des visites>

Vous pouvez utiliser les filtres en haut pour afficher une liste des visites incomplètes qui commenceront dans les 7, 14 ou 21 prochains jours. Vous pouvez cliquer directement dessus pour voir la liste des visites incomplètes.

Vous pouvez également utiliser des filtres supplémentaires si vous souhaitez affiner davantage votre recherche. Pour ajouter d'autres filtres, sélectionnez le bouton 'add filter' (ajouter un filtre) et vous pourrez ensuite activer/désactiver les filtres suivants :

Le rapport listera :