Vos clients pourront recevoir une variété de mails via le système Trybe.
Ce guide est là pour décomposer les emails mentionnés ci-dessus en catégories et fournir une aide visuelle de ce que vos clients recevront dans leur boîte mail.
Tous les mails utiliseront :
Une adresse d'expéditeur au format suivant [spa_name]@partners.try.be. Il s'agit d'une boîte de réception sans réponse. C'est pourquoi nous vous conseillons d'ajouter vos coordonnées, c'est-à-dire un numéro de téléphone et/ou une adresse électronique lorsque vous configurez vos modèles d'email. Ou, si vous souhaitez ajouter votre propre adresse e-mail d’expéditeur, vous pouvez la configurer dans les paramètres. Veuillez consulter le guide ici pour plus d’informations. Si vous configurez cette option, vos clients pourront répondre à l’e-mail, et l’adresse que vous aurez définie comme "Adresse e-mail de l’expéditeur" recevra la réponse.
Le même Email Branding que celui configuré dans vos paramètres. Cela reprendra les couleurs que vous sélectionnez pour les accents, l’arrière-plan, le texte ainsi que les couleurs de bannière. Le logo que vous téléchargez ici apparaîtra également en haut des e-mails.
Pour voir ce que contient chacun des emails, veuillez parcourir les différents emails ci-dessous.
Email de confirmation
Cet e-mail est intitulé "Confirmation de votre commande (Réf. commande)"
Les e-mails de confirmation sont envoyés dès qu’un client effectue une réservation en ligne. Ils contiennent les détails de la réservation…
Bannière de confirmation. La couleur du texte et celle de la bannière peuvent être personnalisées. Voir le guide ici.
Référence de la commande
Articles avec la date, l’heure et le prix
Réductions (si des réductions ont été appliquées)
Total
Tout paiement associé à la commande
Montant restant à payer en cas de solde dû
Total payé
Bouton "Remplir le formulaire d'admission" : si une prestation de la commande nécessite un formulaire de renseignement (selon les paramètres du formulaire), le client sera redirigé vers une page pour le remplir.
Bouton "Gérer votre commande". Si ce bouton est sélectionné, le client sera alors redirigé vers la section compte de la boutique, où il pourra consulter sa commande (référence de commande, articles, date, heure, prix), remplir le formulaire de renseignement (si nécessaire), annuler l’article (si autorisé).
En dessous, s’affichera le texte complémentaire si vous avez ajouté un message personnalisé dans le modèle d’e-mail de confirmation. Consultez le guide sur les modèles d’e-mails ici.
Signature : selon ce que vous avez défini dans les paramètres de personnalisation des e-mails, par exemple : "Merci, [Nom du site]"
Comment envoyer manuellement un e-mail de confirmation ?
Pour les commandes en ligne, les e-mails de confirmation sont envoyés automatiquement. Cependant, si la réservation a été effectuée par un membre du personnel via l’application en interne, vous devrez envoyer manuellement l’e-mail de confirmation en vous rendant dans l’onglet "Messages" de la commande.
Allez à la commande > Onglet "Messages" > Cliquez sur "Confirmation" > "Send email"...
Une fois qu’un e-mail de confirmation a été envoyé, vous pourrez le consulter en sélectionnant l’e-mail dans l’onglet "Messages" de la commande.
Email récapitulatif avec TVA
Cet e-mail est intitulé "Votre résumé pour la commande (réf. commande)"
L'email comprendra :
La référence de la commande
Le nom du client et son email
Une liste des articles que contient la commande avec la date et l'heure de chaque offre
Prix de chaque offre
Total
Y compris la TVA - Cela vous montrera un détail de la TVA pour cette commande.
Paiement - Cela listera la ou les méthodes de paiement utilisées et quand le paiement a été effectué. "Autre" désigne tout type de paiement manuel que vous avez configuré dans vos paramètres, c'est-à-dire espèces/carte/bon. Si le paiement a été effectué via Stripe, vous pourrez voir les 4 derniers chiffres de la carte utilisée !
Total payé
Total à payer - si la commande entière n'a pas encore été payée, cette section affichera le montant que le client doit encore payer
Signature selon ce que vous avez choisi dans les paramètres de personnalisation des e-mails, par exemple : « Merci, [Nom du site] »
Adresse enregistrée et numéro d’identification fiscale. Cela n’apparaîtra que si vous avez ajouté vos informations fiscales dans les paramètres. Pour savoir comment configurer vos informations fiscales, cliquez ici !
Comment envoyer un récapitulatif de paiement incluant la TVA à un client ?
Si vous recevez des demandes pour un récapitulatif de paiement incluant la TVA, vous pouvez envoyer aux clients un e-mail confirmant les articles achetés, le montant payé, le solde éventuel, ainsi qu’un détail de la TVA !
Pour envoyer un e-mail récapitulatif, allez à la commande > Messages > Summary > Send email...
Une fois l’e-mail de confirmation envoyé, vous pourrez le consulter en sélectionnant l’e-mail listé dans l’onglet Messages de la commande.
Email de confirmation pour l'abonnement
Cet e-mail est intitulé "Confirmation de votre abonnement".
L’email de confirmation d’adhésion est un email de notification déclenché par le système une fois que l’adhésion a été achetée et attribuée, il contient :
Un message de confirmation pour informer le client que l’adhésion a été confirmée
La date du premier prélèvement
L’option pour accéder à « Mon compte ». Cela redirige le membre vers la boutique où il peut consulter son adhésion, le statut actuel, la date de début/fin, voir ses crédits, modifier le mode de paiement lié à l’adhésion, etc. Si l’adhésion ne nécessite pas de formulaire de renseignement, un bouton « Mon compte » sera disponible ; si un formulaire est requis, il n’y aura pas de bouton « Mon compte », mais il sera possible d’accéder au compte en cliquant sur le texte « Mon compte ».
L’option « Remplir le formulaire d'admission » (si l’adhésion est configurée pour en nécessiter un)
En dessous, un texte supplémentaire apparaîtra si vous avez ajouté un message dans le modèle d'email "Membership welcome". Voir le guide ici pour plus d’informations.
Signature selon ce que vous avez sélectionné dans les paramètres de branding de l’email, par exemple « Merci, [Nom du site] »
Comment désactiver l’email de confirmation d’adhésion ?
Si vous ne souhaitez pas qu’un certain type d’adhésion reçoive un email de confirmation d’adhésion, vous pouvez aller dans Settings > Clients & memberships > Membership types > trouver le type d’adhésion spécifique > Edit > descendre jusqu’à la section « Options » > ici, vous pouvez activer l'option "Disable membership confirmed email" (Désactiver l’email de confirmation d’adhésion)...
Email de demande de détails de paiement (Adhésion)
Cet e-mail est intitulé "Mettre en place les paiements pour votre abonnement".
Si votre membre a acheté une adhésion mais n’a pas configuré les détails de son mode de paiement, il peut recevoir un email de demande de détails de paiement.
L’email comprendra…
Le nom de l’adhésion
Un bouton « Mettre en place les paiements » > si ce bouton est sélectionné, il redirige directement le membre pour configurer son mode de paiement lié à son adhésion
Une signature selon ce que vous avez sélectionné dans les paramètres de branding de l’email, par exemple « Merci, [Nom du site] »
Comment envoyer un email de demande de mode de paiement ?
Vous pouvez demander les détails du mode de paiement en allant dans le profil du client > descendre jusqu’à la section « Membership » > sélectionner les trois points à côté de l’adhésion > Request payment method. Cela enverra un email au client avec un lien pour saisir ses informations afin que le mode de paiement soit rattaché à l’adhésion et puisse être automatiquement débité à la prochaine date de facturation (si l’adhésion est en paiement automatique).
Si l’invité ne peut pas accéder à son e-mail ou ne peut pas cliquer sur le lien, l’URL complète vers l’écran de paiement se trouve en bas de l’e-mail de demande de paiement, que vous pouvez lui transmettre directement.
Si l'abonnement a été acheté en ligne par le client, l'email de demande de mandat est automatique. Si cet abonnement est acheté sur place (de façon interne), alors la demande manuelle mentionnée ci-dessus doit être faite dans Trybe - voir le guide.
Email de suivi
Si vous avez activé les e-mails de suivi (follow up email) pour votre site et que vous avez configuré un modèle d’e-mail de suivi, alors ces e-mails seront automatiquement envoyés à vos clients. Veuillez consulter le guide ici pour savoir comment activer les e-mails de suivi. Veuillez noter que les e-mails de suivi ne seront envoyés qu'une fois qu'un modèle d’e-mail de suivi aura été configuré.
Cet e-mail est intitulé : « Comment était votre visite ? (réf. commande) »
Cet e-mail comportera une bannière intitulée « Comment était votre visite ? ». La couleur du texte et celle de la bannière peuvent être personnalisées ; il s'agira de la bannière d'information (info banner) si vous souhaitez la modifier. Consultez le guide ici.
Si vous avez configuré un modèle d’e-mail pour les « follow up email », celui-ci apparaîtra dans l’e-mail. Veuillez consulter le guide sur l’activation des e-mails de suivi ici. Les modèles que vous avez créés pour les e-mails de suivi s’afficheront ensuite ici, en fonction des articles présents dans la commande. Si vous souhaitez inclure un formulaire afin de recueillir davantage d’informations de la part du client concernant sa visite, vous pouvez insérer un lien vers un sondage à remplir. Il s’agira d’un sondage externe à Trybe (car nous ne proposons pas de service de sondage), via le fournisseur de sondage de votre choix (SurveyMonkey, Google Forms, SnapSurvey, etc.). Vous pouvez intégrer le lien dans la section du message du modèle, afin que votre client puisse laisser un avis sur vos services.
La signature dépendra de ce que vous avez sélectionné dans les paramètres de personnalisation des e-mails, par exemple : « Merci, [Nom du site] ».
Veuillez noter : pour que les e-mails de suivi soient envoyés, les e-mails de suivi doivent être activés, un modèle d’e-mail de suivi doit impérativement être créé, et la commande doit avoir été checked out.
Comment savoir si un e-mail de suivi a été envoyé ?
Si les e-mails de suivi sont activés et qu’un modèle d’e-mail de suivi a été configuré, vos clients recevront automatiquement l’e-mail de suivi (si la commande a été checked out). Il n’est pas possible d’envoyer manuellement un e-mail de suivi à un client, ce processus est entièrement automatisé.
Cependant, vous pouvez vérifier si un e-mail de suivi a été envoyé en vous rendant sur la commande concernée et en cliquant sur l’onglet « Messages ». Vous y verrez si un e-mail de suivi a été envoyé ; il portera le titre « Comment était votre visite ? ». Vous pouvez cliquer dessus pour consulter l’e-mail envoyé.
Email de rappel
Si vous avez activé les e-mails de rappel pour votre site et que vous avez configuré un modèle pour ces e-mails, alors les e-mails de suivi seront automatiquement envoyés à vos clients. Veuillez consulter le guide ici pour savoir comment activer les e-mails de rappel. Veuillez noter que les e-mails de rappel ne seront envoyés qu’une fois qu’un modèle d’e-mail de rappel aura été configuré.
Cet e-mail est intitulé : « Votre visite est imminente (réf. commande) ».
Cet e-mail comportera une bannière intitulée « Votre visite est imminente ». La couleur du texte et de la bannière peut être personnalisée ; il s’agira de la bannière d’information (« Info banner ») que vous devrez modifier. Consultez le guide ici.
Si vous avez configuré un modèle d’e-mail pour les e-mails de rappel, celui-ci apparaîtra dans l’e-mail. Veuillez consulter le guide pour savoir comment activer les e-mails de rappel ici. Les modèles d’e-mail que vous avez créés pour les e-mails de rappel apparaîtront ici, en fonction des articles présents dans la commande.
Liste des articles, accompagnée de la date, de l’heure et du prix. S’il y a des remises, elles seront également affichées.
Prix total
Option « Remplir le formulaire d’admission » : si les articles de la commande nécessitent un formulaire d’admission, une option permettant de remplir ce formulaire apparaîtra dans l’e-mail de rappel, afin de rappeler au client de le compléter avant le rendez-vous. Cette option ne s’affichera que si les articles de la commande exigent un formulaire d’admission, selon les paramètres définis.
Signature : elle dépendra de ce que vous avez sélectionné dans les paramètres de personnalisation des e-mails, par exemple : « Merci, [Nom du site] ».
Veuillez noter : un e-mail de rappel ne sera pas envoyé si la réservation est effectuée après l’heure prévue pour l’envoi du rappel. Pour que les e-mails de rappel soient envoyés, ils doivent être activés et un modèle d’e-mail de rappel doit impérativement être créé.
Comment vérifier si un rappel a été envoyé ?
Si les e-mails de rappel sont activés et que vous avez configuré un modèle d'e-mail de rappel, vos invités recevront automatiquement l'e-mail de rappel. Il n'est pas possible d'envoyer manuellement un e-mail de rappel à un invité, ce processus est entièrement automatisé.
Cependant, vous pouvez vérifier si un e-mail de rappel a été envoyé en accédant à la commande et en cliquant sur l'onglet « Messages ». Vous y verrez si un e-mail de rappel a été envoyé : il portera le titre « Votre visite est imminente ». Vous pouvez également cliquer dessus pour consulter l’e-mail qui a été envoyé.
E-mail de confirmation lorsque vous avez été ajouté à la liste d'attente
Cet e-mail porte le même titre que l'e-mail de confirmation : « Confirmation de votre commande (Réf. commande) ».
L’e-mail de confirmation de liste d’attente est un e-mail de notification déclenché automatiquement par le système lorsqu’un utilisateur est ajouté à une file d’attente après s’être inscrit à une session complète. Il contient un message de confirmation avec la référence de commande ainsi qu’un message indiquant « Vous êtes sur la liste d’attente pour cette réservation ».
Cet e-mail est très similaire à l’e-mail de confirmation. Vous pouvez cliquer ici pour en savoir plus à son sujet. Il invite le client à remplir un formulaire d’admission et lui permet de gérer sa commande (en liste d’attente).
Déplacé de la liste d'attente aux e-mails de session
Cet e-mail est intitulé : « Vous avez été retiré de la liste d'attente (Réf. commande) ».
L'invité recevra automatiquement cet e-mail lorsqu'il sera transféré de la liste d'attente à la session.
Le client en tête de liste d'attente recevra automatiquement un e-mail de confirmation avec le sujet « Vous avez été retiré de la liste d'attente (Réf. commande) ».
Dans l'e-mail, il sera confirmé :
Le nom de la session
La date
L'heure
Et il les informera que leur carte a maintenant été débitée, et le montant sera affiché en €.
E-mail de demande de paiement par lien
Cet e-mail est intitulé : « Demande de paiment (Réf. commande) ».
Il s'agit de l’e-mail qui est envoyé lorsque vous choisissez d’envoyer un e-mail « Pay By Link » pour effectuer un paiement.
L’e-mail contient :
Une bannière informant le client du montant à payer pour la réservation. La couleur du texte et de la bannière peut être personnalisée. Il s'agit de la bannière d'information (info banner) que vous pouvez modifier. Consultez le guide ici.
Modèle d’e-mail : si vous avez ajouté un modèle d’e-mail pour les paiements via lien, celui-ci apparaîtra ici. Veuillez consulter le guide ici sur la création de modèles d’e-mails pour plus d'informations.
Notes supplémentaires : si vous avez ajouté une note de paiement lors de l’envoi de l’e-mail, elle apparaîtra ici. Si aucune note n’a été ajoutée, cette section n’apparaîtra pas dans l’e-mail.
Un bouton permettant d’effectuer le paiement. Lorsque le client clique dessus, il est redirigé vers la page de paiement pour saisir ses informations de carte bancaire.
Les éléments de la commande avec la date, l’heure et le prix.
Le prix total de la commande.
La formule de clôture, selon ce que vous avez défini dans les paramètres de personnalisation des e-mails, par exemple :
« Merci, [Nom du site] ».
Comment envoyer un e-mail de paiement via un lien ?
Dans la commande, dirigez-vous vers l'onglet Payments > Add payment ou sélectionnez simplement "Pay €___"...
Vous trouverez alors l'option "Pay By Link"...
Une fois cette option sélectionnée, vous pouvez saisir l’adresse e-mail et envoyer l’e-mail au client. Veuillez consulter le guide ici pour plus d’informations sur l’envoi d’e-mails « Pay By Link ».
Comment consulter un e-mail de paiement par lien qui a été envoyé ?
Vous pouvez suivre les e-mails de demande par lien envoyés en vous rendant dans l’onglet « Messages » de la commande. Vous y verrez si un e-mail Pay By Link a été envoyé, il sera intitulé « Demande de paiement ». Vous pouvez cliquer dessus pour consulter l’e-mail qui a été envoyé.
E-mail d'annulation de commande (avec ou sans frais)
Cet e-mail est intitulé « Votre réservation a été annulée (réf. commande) ».
E-mail d’annulation de commande avec frais
L’e-mail d’annulation de commande avec frais affichera :
Bannière d’annulation : la couleur du texte et de la bannière peut être personnalisée. Consultez le guide ici.
Une section pour informer le client qu’il s’agit d’une annulation avec frais.
Référence de commande
Date
Nom(s) du/des client(s)
Total
En dessous, un texte supplémentaire s’affichera si vous avez ajouté un message dans le modèle d’e-mail pour une commande annulée. Consultez le guide sur les modèles d’e-mails ici.
Formule de clôture selon ce que vous avez sélectionné dans les paramètres de personnalisation des e-mails, par exemple : « Merci, [Nom du site] ».
E-mail d’annulation de commande sans frais
L’e-mail d’annulation de commande sans frais affichera :
Bannière d’annulation : la couleur du texte et de la bannière peut être personnalisée. Consultez le guide ici.
Une section pour informer le client qu’il s’agit d’une annulation avec frais.
Référence de commande
Date
Nom(s) du/des client(s)
Total
En dessous, un texte supplémentaire s’affichera si vous avez ajouté un message dans le modèle d’e-mail pour une commande annulée. Consultez le guide sur les modèles d’e-mails ici.
Formule de clôture selon ce que vous avez sélectionné dans les paramètres de personnalisation des e-mails, par exemple : « Merci, [Nom du site] ».
Comment envoyer un e-mail d’annulation de commande (avec ou sans frais) ?
Pour envoyer un e-mail d’annulation de commande, rendez-vous sur la commande qui a été annulée > allez dans l’onglet « Messages » > ici, vous pouvez choisir d’envoyer un email d'annulation avec frais en cliquant sur Cancellation (charge) ou un email d'annulation sans frais en cliquant sur Cancellation (no charge) > sélectionnez l’une de ces options > puis cliquez sur 'Send email'.
Une fois qu’un e-mail d’annulation de commande a été envoyé, vous pourrez le consulter en sélectionnant l’e-mail correspondant dans l’onglet Messages de la commande.
E-mail d'annulation de réservation (l'article de la commande est annulé)
Cet e-mail est intitulé « Votre article a été annulé (réf. commande) ».
Lorsqu'un client annule un article de sa commande, il reçoit un e-mail de notification qui indique ce qui a été annulé dans sa réservation. Cela concerne uniquement les commandes en ligne.
Consultez ce guide pour savoir comment activer l'annulation en ligne par les clients et obtenir plus d'informations sur la configuration.
Cet email comprendra :
Bannière d’annulation. La couleur du texte et de la bannière peut être personnalisée. Consultez le guide ici.
Une section pour informer le client que cet article a été annulé.
Article dans la commande qui a été annulé
Prix de l’article
En dessous, un texte supplémentaire apparaîtra si vous avez ajouté un message dans le modèle d’e-mail pour une annulation de réservation ('booking cancelled' email template). Consultez le guide sur les modèles d’e-mails ici.
Formule de clôture selon ce que vous avez choisi dans les paramètres de personnalisation des e-mails, par exemple : « Merci, [Nom du site] ».
Comment vérifier si un e-mail d’annulation de réservation a été envoyé ?
Les e-mails d’annulation de réservation ne peuvent pas être envoyés manuellement. Ils ne sont envoyés que si un client annule l’élément en ligne via la section Mon compte. Cependant, vous pouvez vérifier si un e-mail d’annulation a été envoyé en vous rendant dans l’onglet Messages de la commande. Vous y verrez un e-mail intitulé « Votre article a été annulé »…
Email du bon d'achat
Cet e-mail est intitulé « Votre carte cadeau ».
C’est l’e-mail que le destinataire recevra lorsqu’un bon cadeau aura été acheté et que le bon lui aura été envoyé par e-mail.
Comme vous pouvez le voir, l’e-mail contenant le bon inclura :
L’image du bon (si elle a été téléchargée dans la section « shop image » des paramètres de votre type de bon)
Le code du bon
La date d’expiration (si le bon a une date limite de validité)
Un message personnalisé (s’il y en a un, affiché en vert)
Le montant du bon (uniquement s’il s’agit d’un bon monétaire ; les bons pour articles gratuits n’affichent pas de montant)
Un message au destinataire (si vous l’avez configuré dans les paramètres de votre type de bon, affiché en rouge)
Un bouton « Utilisez votre bon d'achat » qui dirige directement vers la boutique pour utiliser le bon
La formule de clôture selon ce que vous avez choisi dans les paramètres de personnalisation des e-mails, par exemple : « Merci, [Nom du site] »
Une pièce jointe PDF : un fichier PDF du bon sera également attaché, afin qu’il puisse être téléchargé et imprimé si besoin.
Consultez le guide sur la création des types de bons ici pour plus d’informations.
Consultez le guide sur la vente des bons ici pour plus d’informations.
E-mail de création du mot de passe client
L'email s'intitule « Créez votre mot de passe ».
Cet e-mail contiendra un lien permettant au client de définir son mot de passe. Une fois qu’il clique sur « Créez votre mot de passe », le client sera redirigé vers la vitrine où il pourra créer son mot de passe.
Comment envoyer manuellement un e-mail de création de mot de passe ?
Les clients peuvent créer leur propre compte et définir un mot de passe directement via la vitrine. Dans le cas où vous les inscrivez en personne ou manuellement, vous pouvez leur envoyer un e-mail contenant un lien pour configurer leur mot de passe.
Vous pouvez le faire en allant dans Clients > sélectionnez le profil du client > section 'Details' > Send setup email.
Le fait que l’e-mail ait été envoyé apparaîtra également dans l’audit du profil client.
Une fois que le client aura défini son mot de passe, il recevra un e-mail de confirmation l’informant de la mise à jour de son mot de passe. Cliquez ici pour plus d’informations.
E-mail de réinitialisation du mot de passe
Cet email s'intitule « Réinitialisez votre mot de passe »
Cet e-mail contiendra un lien permettant au client de réinitialiser son mot de passe. Une fois qu’il clique sur « Réinitialisez votre mot de passe », il sera redirigé vers la vitrine en ligne où il pourra procéder à la réinitialisation.
Comment envoyer manuellement un e-mail de réinitialisation du mot de passe à un client en tant qu’utilisateur dans Trybe ?
Pour envoyer un e-mail de réinitialisation du mot de passe à un client en tant qu’utilisateur dans Trybe, allez dans Clients > sélectionnez le profil du client > section « Details » > cliquez sur « Reset »...
Le fait que l’e-mail ait été envoyé apparaîtra également dans l’audit du profil client.
S’ils réinitialisent leur mot de passe, le client recevra un e-mail de confirmation intitulé Notification de mise à jour du mot de passe. Cliquez ici pour plus d’informations.
Notification de mise à jour du mot de passe
Cet email s'intitule « Votre mot de passe a été mis à jour »
Lorsqu'un mot de passe est défini pour la première fois ou s'il est réinitialisé et mis à jour, le client recevra un e-mail de notification détaillant que ce changement a été effectué et appliqué.
E-mail de paiement de l'abonnement échoué
Cet email s'intitule « Il y a eu un problème avec votre mode de paiement »
Lorsqu’un paiement d’abonnement échoue, le membre reçoit un e-mail l’informant qu’un problème est survenu lors du paiement.
Dans cet e-mail, il peut sélectionner « Gérer le mode de paiement », ce qui le redirigera vers la vitrine en ligne où il pourra modifier son mode de paiement si nécessaire. Veuillez consulter le guide ici pour plus d’informations sur la façon dont les clients peuvent procéder.