Vous souhaitez attribuer des autorisations spécifiques à chacun de vos utilisateurs ? Vous pouvez le faire avec les rôles personnalisés !

Les rôles par défaut définis dans Trybe sont : Thérapeute, Standard, Spa Manager, Formulaires d'admission, Inventaire et Rapports (voir le guide pour plus de détails sur ces rôles). Les rôles des thérapeutes, par exemple, ne peuvent que visualiser les données des commandes et des clients dans le système et ne peuvent pas modifier les données. Vous pouvez avoir un thérapeute en chef, qui doit pouvoir modifier les données des clients si nécessaire. Avec les rôles personnalisés, vous pouvez créer un nouveau rôle de « thérapeute en chef » pour lui donner cet accès supplémentaire.

Pour accéder aux paramètres des rôles personnalisés, vous devez disposer de l'autorisation « Responsable de l'organisation ». Actuellement, cette autorisation ne peut être ajoutée à votre compte utilisateur que par Trybe. Si vous êtes en mesure de créer et de gérer des rôles d'utilisateurs organisationnels, veuillez contacter [email protected] pour demander cet accès.

Une fois que vous avez le niveau d'autorisation requis, cliquez sur Paramètres > Système > Gérer les rôles :

Vous pourrez voir tous les rôles habituels (par exemple, thérapeute, standard, directeur de spa, rapports et inventaire), ainsi qu'un certain nombre d'autorisations attribuées à chaque rôle (mis en évidence dans la capture d'écran ci-dessous). Le nombre de permissions dépend du nombre de permissions incluses dans chaque rôle.

Vous pouvez modifier les autorisations existantes en cliquant sur le rôle de l'utilisateur ou en utilisant les trois points sur le côté droit.

Pour créer des rôles supplémentaires adaptés à votre site, cliquez sur le bouton « + Nouveau rôle » en haut à droite de l'écran.

Un écran contextuel apparaît, vous demandant de créer un nom pour le nouveau rôle, par exemple Head Therapist (thérapeute en chef).

Une fois que vous avez créé le nom > sélectionnez Créer. Vous serez alors dirigé vers une nouvelle page, avec un onglet intitulé « Permissions » : c'est là que vous pouvez activer le nombre de permissions que vous souhaitez attribuer à ce rôle d'utilisateur.

Pour plus de facilité, chaque section est décomposée comme ceci :

Vous pouvez sélectionner les différentes permissions, ce qui permettra à vos utilisateurs de.. :

Cette autorisation permet aux utilisateurs de voir et d'accéder à la section Clients dans Trybe. En accédant à la liste des clients, ils pourront rechercher et visualiser les profils des clients et leurs données, telles que les adhésions et les méthodes de paiement (en lecture seule). Les seules actions qu'il peut effectuer sont :

Si un utilisateur tente d'éditer le profil d'un client, il recevra un avertissement l'informant qu'il n'a pas l'autorisation requise, comme ci-dessous.

Cela permettra à vos utilisateurs de créer et de gérer des clients et leurs données, adhésions et méthodes de paiement.

N'oubliez pas d'activer l'autorisation précédente « Voir les clients (en mode lecture seule) ».

En activant cette option, l'utilisateur pourra consulter les clients, puis créer un nouveau profil de client, gérer les adhésions, etc. Les principales actions qu'il pourra effectuer sont les suivantes :

Seuls les utilisateurs ayant l'accès « Spa Manager » peuvent déverrouiller le profil d'un client par défaut. Pour verrouiller le profil d'un client, l'utilisateur doit disposer de l'autorisation « Créer et gérer des clients » ci-dessus. Avec cette autorisation, l'utilisateur pourra verrouiller le profil d'un client afin d'empêcher les utilisateurs et le client d'apporter des modifications non contrôlées aux coordonnées d'un client.

Vous pouvez donner à l'utilisateur la possibilité d'inverser ce processus et de déverrouiller le profil du client ; rappelez-vous que cette autorisation est déjà incluse dans le rôle de « Spa Manager ».

Pour obtenir cette autorisation, vous devez également activer les autorisations "Voir les clients (en mode lecture seule)" et "Créer et gérer des clients".

Ce niveau d'accès peut être accordé aux utilisateurs ayant l'accès « Gestionnaire d'inventaire » et/ou « Gestionnaire de spa ».

Cependant, vous pouvez attribuer ces autorisations à certains membres de votre équipe qui pourraient vous aider dans les opérations d'inventaire (et dont le rôle d'utilisateur n'est pas défini comme « Gestionnaire d'inventaire » ou « Gestionnaire de spa »). Vous avez le choix entre :

Les utilisateurs ayant cette autorisation pourront voir, en lecture seule, les différents éléments du stock et les ajustements éventuels, les commandes de stock et les inventaires - vous pouvez retrouver ces sections sur le panneau de gauche du système Trybe.

Les pages d'inventaire indiquent clairement à l'utilisateur qu'elles sont en mode « lecture seule ». Cela signifie que tous les outils permettant de modifier les articles en stock, les prises de stock et les commandes de stock seront grisés et ne pourront pas être cliqués (voir la capture d'écran ci-dessus). Vous devrez leur attribuer le rôle d'utilisateur « Gestionnaire d'inventaire » ou l'autorisation « Créer et gérer des articles en stock », ci-dessous.

Avec cette autorisation, les utilisateurs pourront créer et gérer des marques de stock, des catégories, des articles et tout ajustement de stock, des fournisseurs et d'autres données connexes. Ces détails se trouvent dans Paramètres > Inventaire.

Cette autorisation permet à l'utilisateur de:

N'oubliez pas de sélectionner également l'autorisation précédente « Voir l'inventaire (en lecture seule) »

Si vous souhaitez que l'utilisateur puisse également :

Vous devrez donner à l'utilisateur un accès en lecture seule aux paramètres pour lui permettre d'accéder à cette section. Il ne pourra que modifier les paramètres de stock, tous les autres paramètres seront en mode lecture seule.

Les utilisateurs ayant le rôle « Rapport » ont accès à la visualisation et au téléchargement des rapports. Toutefois, si vous souhaitez que votre thérapeute en chef, par exemple, ait accès aux rapports, vous pourrez attribuer des autorisations spécifiques à son rôle.

Avec cette autorisation, les utilisateurs ne pourront pas voir les rapports sur la page « Accueil ». Vous devrez les autoriser séparément via les autorisations du « 4. tableau de bord », ci-dessous.

Nous avons décomposé les deux autorisations relatives aux rapports :

Avec cette autorisation, l'utilisateur peut voir tous les rapports et choisir de s'abonner ou de se désabonner pour recevoir le résumé de fin de journée dans les paramètres de notification par courriel (voir le guide sur la façon de recevoir le résumé).

L'utilisateur peut également visualiser les actions de fiscalisation, y compris les reçus (si vous opérez dans un pays qui exige la fiscalisation, veuillez contacter le support pour toute question).

Enfin, les utilisateurs ayant cette permission peuvent également voir les paiements et les informations de facturation de Trybe Pay.

Avec ce type d'accès, les utilisateurs ne peuvent pas voir les rapports suivants :

Grâce à cette autorisation, l'utilisateur peut également exporter et télécharger tous les rapports qu'il peut consulter via l'autorisation ci-dessus (à l'exception des "Rendez-vous" et des "Sessions" sous "Ventes", et de tout ce qui concerne la section "Adhésions", à moins que les autorisations supplémentaires n'aient été accordées).

N'oubliez pas d'activer également l'autorisation précédente « Voir les rapports (en lecture seule) »

Vous pouvez attribuer cette autorisation à toute personne souhaitant avoir accès aux tableaux de bord situés sur la page d'accueil (voir ci-dessous). L'utilisateur disposant de cette autorisation pourra lire les informations disponibles dans ces rapports ; les rapports quotidiens ne peuvent pas être téléchargés.

Le rapport sur les projections de revenus est le seul rapport de tableau de bord qui dispose d'une option d'exportation. L'utilisateur aura besoin de l'autorisation ci-dessus « Exporter et télécharger des rapports » pour pouvoir télécharger ce rapport de tableau de bord.

Si vous souhaitez donner à l'utilisateur la permission de voir d'autres rapports, vous pouvez le faire dans l'utilisation de la permission correspondante, "3. Rapports" (point précédent).

Conformément aux rôles par défaut, l'utilisateur doit avoir au moins l'accès « Standard » pour pouvoir créer et gérer des réservations. Avec les autorisations de réservation, vous pouvez attribuer les éléments suivants à tout membre de l'équipe susceptible de contribuer au processus de réservation !

Les utilisateurs disposant de cette autorisation peuvent consulter le calendrier et les réservations effectuées par le biais des commandes et des visites - ils ne peuvent rien modifier, car ils disposent d'une autorisation de « lecture seule ».

Cette autorisation permet également de:

N'oubliez pas que ces autorisations sont en "lecture seule". Si l'utilisateur tente de modifier quoi que ce soit dans une commande, il recevra une réponse « Non autorisé ».

Grâce à cette autorisation, les utilisateurs peuvent voir et modifier tout ce qui relève de l'accès "Voir les réservations (en lecture seule)" et créer et gérer des temps bloqués et des notes, modifier ou supprimer des éléments dans les réservations effectuées par le biais de commandes, de demandes de renseignements et de visites, et télécharger les rapports Rendez-vous et Séances. En outre, ils peuvent

N'oubliez pas de basculer également l'autorisation précédente "Voir les réservations (en lecture seule)"

Il s'agit d'une autorisation supplémentaire que vous pouvez attribuer, si nécessaire : Les utilisateurs disposant de cette autorisation pourront déverrouiller les commandes. Cela peut s'avérer utile s'ils laissent une note dans la commande et ont besoin de la verrouiller temporairement ; une fois que c'est fait, ils peuvent la déverrouiller sans demander l'aide d'un utilisateur ayant par exemple le rôle de « Spa Manager ». Voir le guide sur le verrouillage et le déverrouillage des commandes.

Cette fonctionnalité de verrouillage des commandes est déjà incluse dans l'autorisation « Créer et gérer des réservations ».

N'oubliez pas d'activer également l'autorisation précédente « Créer et gérer des réservations ».

Cette autorisation permet à l'utilisateur de remplacer les règles de réservation (pour les rendez-vous, les réservations de zones et les forfaits), telles que la disponibilité du praticien ou de la salle, lors de la gestion et de la soumission des commandes. Les utilisateurs ayant l'accès « Spa Manager » seront en mesure d'exécuter cette fonction par défaut. Vous pouvez donner cette fonction à vos utilisateurs ayant un accès « Standard », par exemple, afin qu'ils puissent créer plus de réservations et générer plus de revenus. La fonction « outrepasser les règles de réservation » doit toujours être utilisée à la discrétion du Spa Manager.

Vous trouverez ici un guide sur la manière d'outrepasser les règles de réservation.

Cette autorisation nécessite que l'utilisateur ait au moins l'autorisation « Voir les réservations (en lecture seule) »

Les utilisateurs ayant un accès « Spa Manager » peuvent accéder aux paramètres par défaut. Vous avez la possibilité d'assigner à différents utilisateurs la capacité de :

Les utilisateurs disposant de cette autorisation peuvent voir les paramètres (à l'exception des "Paramètres partagés" / "Paramètres de l'utilisateur" / "Paramètres du praticien" - voir plus de détails à ce sujet ci-dessous). Ils peuvent également prévisualiser l'image de marque des courriels et recevoir des notifications d'utilisation de Gantner et d'autres informations sur les appareils.

Lorsqu'un utilisateur disposant des autorisations « Voir les paramètres » clique sur la page Paramètres, cela indique clairement à l'utilisateur qu'il est en mode « Lecture seule ». Cela signifie que tous les outils permettant de modifier les paramètres seront grisés et ne pourront pas être cliqués (voir la capture d'écran ci-dessous).

Les utilisateurs peuvent créer et gérer des paramètres, y compris des intégrations.

Ils pourront accéder à toutes les zones attribuées par l'autorisation « Voir les paramètres » et créer, modifier et gérer les paramètres dans ces zones. À moins que des autorisations supplémentaires n'aient été accordées, ils ne pourront pas Modifier les :

Les deux sont des autorisations supplémentaires ci-dessous. Ils pourront toujours voir les sections, mais s'ils essaient d'accéder aux paramètres, s'ils n'ont pas les autorisations nécessaires, ces utilisateurs seront bloqués et ne pourront pas voir et/ou modifier les détails dans les paramètres.

N'oubliez pas de désactiver également l'autorisation précédente « Voir les paramètres (en lecture seule) »

Dans les paramètres partagés, vous avez deux options ; celles-ci peuvent être utiles si votre organisation a deux sites ou plus dans Trybe.

Cette autorisation permet aux utilisateurs de voir les paramètres partagés dans l'organisation du site, tels que l'intégration SSO (en lecture seule). En outre, les paramètres partagés suivants seront visibles avec cette autorisation :

Cette autorisation vous permet de créer et de gérer des paramètres partagés par l'ensemble de l'organisation de votre site, tels que l'intégration SSO. En particulier, vous pouvez gérer et créer

N'oubliez pas de décocher également l'autorisation précédente « Voir les paramètres qui sont partagés par l'organisation de votre site (en lecture seule) »

Vous avez la possibilité d'afficher uniquement ou de gérer les utilisateurs. Ces options sont les suivantes :

Cette autorisation vous permet de voir les utilisateurs de votre site et les rôles de votre organisation en lecture seule.

Cette autorisation vous permet de créer et de gérer des utilisateurs (voir le guide) sur votre site et des rôles pour votre organisation.

N'oubliez pas de basculer également l'autorisation précédente « Voir les utilisateurs internes (en lecture seule) »

Avec ce type d'autorisation activée, vos utilisateurs peuvent effectuer un remboursement dans le cadre d'une commande (voir le guide sur l'annulation d'une réservation et le remboursement) ou d'une cotisation (vous trouverez plus d'informations ici). Les utilisateurs disposant de ce type d'accès doivent avoir l'accès « Créer et gérer des réservations » dans « Réservations ».

Il s'agit de la zone consacrée aux rotations, et nous proposons deux autorisations différentes.

Les utilisateurs disposant de cette autorisation peuvent uniquement voir les rotations en "lecture seule". Voir le guide sur la façon de voir les prochains rendez-vous du praticien.

Si un utilisateur disposant de l'autorisation « Voir les listes de praticiens (lecture seule) » tente de modifier quoi que ce soit dans la liste, il recevra une réponse « Non autorisé ».

Les utilisateurs disposant de cette autorisation peuvent consulter, créer et gérer les listes de praticiens. Vous trouverez ici un guide pratique sur la façon de créer un planning, et ici un guide sur la façon de voir les rendez-vous à venir du praticien.

N'oubliez pas d'activer également l'autorisation précédente « Voir les listes de praticiens (en lecture seule) ». Ils auront également besoin de l'autorisation "Voir les paramètres" pour pouvoir accéder aux paramètres du praticien.
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Il existe un rôle « Formulaire d'admission » que vous pouvez ajouter à n'importe quel utilisateur en tant que rôle supplémentaire. Toutefois, vous pouvez également ajouter cette autorisation dans le cadre de votre propre rôle personnalisé. En activant cette autorisation, les utilisateurs peuvent visualiser et imprimer les formulaires d'admission (voir le guide) pour les commandes.

Lorsque vous donnez cette permission à vos utilisateurs, ils pourront accéder aux informations personnelles des clients (en fonction du type de formulaire d'admission créé) ; il y aura une deuxième étape pour vérifier leur identité : en fonction du type d'accès, vous pourriez avoir l'étape d'authentification à deux facteurs (voir le guide sur la façon de l'activer ici) ou il pourrait vous être demandé de saisir votre mot de passe (connecté à votre compte Trybe) pour accéder aux formulaires d'admission.

Une fois que vous avez établi les permissions dont vous avez besoin pour un rôle d'utilisateur et que vous avez créé le rôle selon les étapes ci-dessus, il est temps de créer un profil pour tous vos utilisateurs, en les invitant à compléter l'enregistrement de leur profil sur Trybe.

Pour créer un profil, allez dans Paramètres > Système > Gérer les utilisateurs > cliquez sur « Nouveaux utilisateurs ». Vous trouverez ici un guide pratique sur la façon de créer un nouvel utilisateur.

Une fois que vous avez créé un nouvel utilisateur, vous êtes redirigé vers la page de profil correspondante. Cliquez sur l'onglet "Permissions" et sélectionnez le nom de l'utilisateur ou cliquez sur la petite flèche (comme indiqué ci-dessous) :

Une fenêtre contextuelle s'affiche, vous invitant à gérer le rôle de l'utilisateur :

Activez et désactivez la fonction de basculement si nécessaire, afin que l'utilisateur dispose de l'accès approprié. Une fois que vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur « Fermer » et c'est parti !

Si vous avez d'autres questions concernant les rôles d'autorisation des utilisateurs, veuillez contacter [email protected].