Veuillez utiliser les horodatages ci-dessous pour vous rendre à la section sur laquelle vous souhaitez obtenir plus d'informations :

L'inventaire est l'endroit où vous pouvez suivre le stock, créer des commandes auprès de vos fournisseurs, faire des ajustements et effectuer des inventaires.

Tout d'abord, vous devrez configurer votre inventaire en vous rendant dans Settings > Inventory où vous pourrez voir les sections suivantes (voir image) :

Ici, vous pouvez configurer les catégories auxquelles vos produits dans l'inventaire appartiendront.

Ces catégories seront ensuite associées aux produits, ce qui vous permettra de les utiliser pour filtrer votre liste de produits dans votre inventaire.

Pour ajouter des catégories, sélectionnez Add new stock category > Entrez la catégorie souhaitée > Cliquez sur 'Create'.

Vous pouvez configurer des catégories telles que masques, nettoyants, soins du visage etc. Cependant, vous pouvez également utiliser l'option des catégories pour séparer l'utilisation de vos produits en vente au détail et en vente professionnelle.

Ainsi, vous pourrez différencier l'inventaire d'un produit ayant à la fois une utilisation professionnelle et de vente au détail.

Cliquez sur les trois points à côté d'une catégorie pour la modifier (edit) ou l'archiver (archive) - voir troisième image.

Pour restaurer des catégories de stock archivées, vous pouvez activer l'option 'Archived stock categories' (catégories de stock archivées) > à partir de là, vous pourrez 'Restore' (restaurer) la catégorie de stock.

Dans cette section, vous pouvez configurer les marques pour vos produits et elles seront toutes listées ici.

Pour ajouter des marques sélectionnez Add new stock brand > Entrez la marque > Create.

Cliquez sur les trois points à côté d'une marque pour la modifier (edit) ou l'archiver (archive) - voir troisième image.

Pour restaurer des marques de stock archivées, vous pouvez activer l'option 'Archived stock brands' (marques de stock archivées) > à partir de là, vous pourrez 'Restore' (restaurer) la marque de stock.

Ici, vous pouvez créer les fournisseurs pour les produits de votre inventaire.

Vous pourrez lier ces fournisseurs aux produits de votre inventaire, ce qui facilitera la création de commandes car vous pourrez envoyer directement un e-mail de commande au fournisseur.

Pour créer des fournisseurs, sélectionnez Add new supplier > Saisissez le nom du fournisseur > Create.

Cliquez sur les trois points à côté d'un fournisseur pour Edit (modifier), Copy (copier) ou Archive (archiver).

Lorsque vous modifiez le fournisseur, vous pouvez entrer l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et l'adresse du fournisseur. C'est cette adresse e-mail qui sera utilisée lors de la création d'une commande de stock pour ce fournisseur. Une fois les informations saisies, sélectionnez 'Save changes' (enregistrer les modifications) pour sauvegarder ces infos.

Pour restaurer des fournisseurs de stock archivés, vous pouvez activer l'option 'Archived suppliers' (fournisseurs archivés) > à partir de là, vous pourrez 'Restore' (restaurer) le fournisseur de stock.

Pour accéder à vos articles en stock dirigez vous vers Inventory > Stock items.

Vous pourrez alors voir tous vos articles en stock avec les détails suivants :

Vous pouvez filtrer vos articles en stock en sélectionnant 'Add filter' pour filtrer par brand (marque), category (catégorie) ou supplier (fournisseur). Si vous recherchez un article spécifique, vous pouvez le rechercher à l'aide de la barre de recherche 'Search stock items...' (Recherche d'articles en stock).

Pour créer vos articles en stock, sélectionnez +New stock item (en haut à droite de la page) > Une fenêtre apparaîtra où vous devrez fournir les détails suivants :

> 'Also create as retail product?' - Lorsque vous créez un article en stock, vous pouvez activer cette option, ce qui créera automatiquement le produit de vente dans votre offre et permettra au système de suivre également votre stock.

Une fois terminé, vous pouvez sélectionner 'Create'.

Vous pourrez ensuite sélectionner les trois points à côté de l'article pour Edit (modifier), Copy (copier) ou Delete (Suprimer).

'Edit' l'article>

Une fois que vous sélectionnez « modifier », vous pourrez ajouter plus d’informations sur l’article et suivre les ajustements.

Pour configurer les détails de l'article en stock, dirigez vous vers Inventory > Stock items > Sélectionnez l'article > Details.

Une fois que vous avez saisi tous les détails dans la fenêtre, vous pouvez sélectionner 'Save' pour sauvegarder les modifications.

Pour supprimer ou copier un article, sélectionnez 'Actions' > 'Copy' ou 'Delete'.

Pour configurer le fournisseur de l'article en stock, dirigez-vous vers Inventory > Stock items > sélectionnez l'article > Supplier > Associate

Les quantités commandées et les prix unitaires que vous avez définis sont automatiquement transmis au fournisseur lorsque vous créez une commande de stock.

Sélectionnez 'Associate' (Associer) une fois que tous les détails du fournisseur sont complétés.

Les informations seront alors affichées dans la section fournisseur de l'article de stock. Si vous souhaitez modifier la quantité de commande ou le prix unitaire, vous pouvez sélectionner 'Change' (Changer). Si vous ne souhaitez plus que ce fournisseur soit associé à cet article en stock, vous pouvez sélectionner 'Remove' (Retirer).

Pour suivre les ajustements apportés à l'article en stock, allez vers Inventory > Stock items > sélectionnez l'article > faire défiler jusqu'à la section 'Adjustments'

La section des ajustements affichera toute modification de quantité effectuée sur l'article de stock. Vous y verrez la direction (Entrée/Sortie), la quantité, la raison, la description et la date. Cela peut être réalisé via des inventaires, l'achat d'un produit ou tout autre ajustement manuel effectué sur la quantité du produit.

Pour effectuer des ajustements manuels sur le produit, allez dans Inventory > Stock items

> sélectionnez l'article > Adjustments > + Add stock OU - Remove stock

​Si vous souhaitez augmenter le niveau de stock, sélectionnez '+ Add stock' (Ajouter du stock). Si vous souhaitez diminuer le niveau de stock, sélectionnez '- Remove stock' (Retirer du stock).

Lorsque vous sélectionnez l'un de ces boutons, une fenêtre apparaîtra. Vous pourrez y entrer les informations suivantes :

Une fois que vous avez saisi ces informations, sélectionnez 'Create' pour effectuer l'ajustement.

Veuillez consulter les exemples d'ajout et de retrait de stock dans les captures d'écran :)

Toutes les ventes de produits de détail qui sont liés à l'inventaire et qui ont été achetés par l'intermédiaire de Trybe ajusteront automatiquement le stock. Vous n'avez pas besoin d'ajuster manuellement le stock pour les produits achetés via Trybe. Le numéro de référence de la commande dans laquelle le produit a été acheté sera également affiché sur l'ajustement.

La page des commandes de stock affichera une liste de toutes les commandes de stock qui ont été créées. Pour trouver vos commandes de stock, allez dans Inventory > Stock orders.

Vous pourrez voir...

Pour créer une commande de stock, sélectionnez 'New stock order', une fenêtre apparaîtra où vous pourrez entrer...

> Create.

Dans la commande de stock, vous pouvez ensuite modifier les détails pour changer le numéro de commande ou l'e-mail du fournisseur.

La section 'Items' (Articles) listera automatiquement les articles en stock à acheter auprès de ce fournisseur en fonction de ce que vous avez configuré comme niveau de réapprovisionnement, quantité et prix unitaire pour ce produit. Cependant, vous pourrez modifier tout article en stock listé et changer la quantité que vous souhaitez commander et le prix unitaire. Pour ce faire, sélectionnez les trois points > Edit à côté de l'article, puis sélectionnez 'Save changes' dans la fenêtre une fois les modifications effectuées. Vous pouvez supprimer des articles en stock de la feuille de commande en sélectionnant les trois points > Delete.

Si vous avez supprimé des articles en stock de la commande et souhaitez les ajouter à nouveau, vous pouvez sélectionner '+ Add' (Ajouter). Ensuite, choisissez l'article en stock (cela affichera uniquement les articles liés à ce fournisseur), la quantité et le prix unitaire. Mais si tous les articles en stock pour cette commande de fournisseur sont listés et que vous essayez de sélectionner '+ Add', il sera indiqué 'There are no items to add to this order. All items supplied by this supplier have already been added' (Aucun article à ajouter à cette commande. Tous les articles fournis par ce fournisseur ont déjà été ajoutés).

Vous pouvez également utiliser les filtres pour filtrer les articles dans la commande. Si vous sélectionnez 'Add filter', vous pouvez filtrer par Brands (Marques) ou Categories (Catégories).

Une fois que vous êtes satisfait de la commande, vous pouvez envoyer un e-mail au fournisseur. Vérifiez que l'adresse e-mail définie pour le fournisseur est correcte. Ensuite sélectionnez le bouton 'Send' (Envoyer), et cela mettra à jour le statut de la commande en 'Submitted' (Soumis). Cela ne passera pas la commande mais enverra simplement un e-mail de votre commande au fournisseur.

Lorsque l'email sera envoyé, il y aura toujours un bouton 'Send' d'affiché au cas où vous souhaitez apporter des modifications et renvoyer la commande. Il y aura également un bouton 'Receive' (Recevoir). Sélectionnez 'Receive' lorsque les articles de stock que vous avez commandés sont arrivés, afin de suivre les commandes. Une fois reçue, cela mettra à jour le niveau de stock de ces articles.

La page des inventaires affichera une liste de tous les inventaires qui ont été créés. Pour trouver vos inventaires, allez dans Inventory > Stocktakes.

Vous pourrez voir...

Pour créer un inventaire, sélectionnez 'New stocktake' (Nouvel inventaire), une fenêtre apparaîtra où vous pourrez entrer la description de l'inventaire. Cette partie sera automatiquement préremplie avec les informations suivantes ''Stocktake started on' (Inventaire commencé le) avec la date de création de l'inventaire. Vous pouvez entrer votre propre description si vous le souhaitez. Cliquez sur 'Create' pour créer l'inventaire.

En haut de l'inventaire, vous verrez ces sections suivantes...

Tous vos articles de stock seront listés. Cependant, si vous souhaitez uniquement créer un inventaire pour certains articles, vous pouvez filtrer vos articles en utilisant l'option 'Add filter' si vous souhiatez choisir un fournisseur, une marque ou une catégorie spécifique.

L'inventaire affichera le nom, la quantité attendue, la quantité comptée, la différence et le coût. Les colonnes de différence et de coût commenceront à afficher des informations une fois que vous aurez commencé à entrer la quantité comptée. Si les valeurs attendues et comptées de votre inventaire ne correspondent pas, Trybe indiquera la différence et calculera le coût, ce qui mettra à jour la valeur totale de l'ajustement.

Stock fractionnaire:

Nous prenons en charge le stock fractionnaire jusqu'à un chiffre après la virgule, donc si vous avez une bouteille de lotion à moitié utilisée, plutôt que d'entrer la quantité entière, vous pouvez entrer une quantité fractionnaire pour tenir compte de la moitié de la bouteille restante. Par exemple, la quantité comptée pourrait être 5,5 si vous avez 5 bouteilles et demie.

Une fois que vous avez entré tout le stock compté, vous pouvez sélectionner 'Post' (Publier) à partir du bouton 'Actions' en haut à droite, ce qui mettra à jour le statut de l'inventaire de 'In Progress' (En cours) à 'Complete' (Complété). Vous pouvez également imprimer l'inventaire en sélectionnant 'Print' (Imprimer).

Vous pouvez supprimer tous les inventaires en cours et modifier la quantité comptée, mais une fois complété, vous ne pourrez pas supprimer l'inventaire. Cependant, vous pourrez le consulter en sélectionnant 'View' (Voir).

Vous pouvez également voir un aperçu de votre stock actuel en utilisant le rapport de stock disponible. Pour le consulter, dirigez-vous vers Reports > Stock on hand.