Lorsque vous avez créé une nouvelle commande, vous accédez à la page d'aperçu de cette commande, à partir de laquelle vous pouvez ajouter une formule !
Pour ce faire, sélectionnez "Add package" > une fenêtre contextuelle s'affiche pour vous permettre d'ajouter la formule à votre commande.
Étape 1 - Choisir une formule
C'est ici que vous pouvez choisir la formule que vous souhaitez ajouter à la commande. Choisissez la formule dans la liste affichée ou recherchez-la !
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Étape 2 - Choisir les invités
Ensuite, vous devrez sélectionner les invités pour lesquels vous souhaitez ajouter cette formule. Si vous avez déjà saisi le nom de l'invité dans la section 'Client details' (Détails du client) de la commande, cet invité apparaîtra comme une option. Vous pouvez également ajouter d'autres invités en sélectionnant "Add guest".
Entrer le nom de l'invité > Add OU
Recherchez le client par son nom ou son adresse électronique dans la barre de recherche "Customer search" > Search > tous les invités associés à ce nom/cette adresse électronique s'affichent > sélectionnez le client dans la liste
Si la formule que vous avez choisie comporte l'option 'Couples package' (Formule pour couples), vous devrez sélectionner deux invités pour pouvoir continuer, car il sera indiqué que cette formule est prévue pour deux invités en specifiant "This package is for 2 guests. Please choose them here before continuing".
Si vous ajoutez une formule qui n'est PAS accompagnée de l'option 'Couples package', le système vous indiquera que vous pouvez choisir plusieurs invités afin d'ajouter cette formule pour plus d'un invité à la fois. Par conséquent, vous pouvez ajouter plusieurs invités qui ont besoin de cette formule et cela rendra le processus d'ajout des formules à la commande beaucoup plus rapide !
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Étape 3 - Choisir la date
Vous pouvez ici sélectionner la date à laquelle vous souhaitez réserver cette formule. Utilisez les flèches du calendrier pour faire défiler les mois.
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Si vous souhaitez que différentes activités de votre formule aient lieu à des jours différents (par exemple, dans le cas d’un forfait comprenant une nuitée dans un spa ou un hôtel), vous devrez sélectionner une date pour le forfait dans la section "Choose date", puis cliquer sur "Next". Ensuite, sur l’écran "Choose options" qui suit le sélecteur de date, vous pourrez définir cela en cliquant sur la date affichée au-dessus de chaque option de forfait si elle doit être différente.
Étape 4 - Choisir les options
L'option "Choosing for" apparaîtra pour indiquer l'invité pour lequel vous configurez cette formule. Cette option n'apparaît que si vous configurez le forfait pour plus d'un invité et que le forfait n'est PAS un 'Couples package' (formule couple). Comme il ne s'agit pas d'une formule couple, une fois que vous avez choisi les options pour un invité, vous devez configurer la formule pour tous les invités qui ont été cochés à l'étape "Choose guests". Ce n'est qu'une fois que toutes les options pour tous les invités auront été sélectionnées que vous pourrez sélectionner "Finish" pour ajouter les formules à la commande.
Toutes les options de la formule qui ont été définies pour un prix plus élevé ou un changement de prix s'affichent au cours du processus, de sorte que vous pouvez les proposer au client en temps réel.
Une fois que vous avez configuré la formule pour un invité, si vous cochez la case à côté de "Choosing for", vous pouvez alors sélectionner les autres invités et remplir leurs choix également. Pendant que vous sélectionnez les créneaux horaires pour chaque choix, vous avez la possibilité de choisir ce qui a été choisi pour l'autre invité (surligné en bleu) ; vous pouvez donc le sélectionner et le même choix sera ajouté au même moment. Si vous sélectionnez le créneau suggéré et qu'il n'y a pas d'autres disponibilités, il ne se remplira pas et vous indiquera qu'il n'y a pas de créneaux disponibles et que vous devrez choisir un autre créneau.
Lorsque vous avez sélectionné un choix, si vous souhaitez modifier/supprimer une option, sélectionnez les trois points à côté de l'option...
Changez l'heure
Changez l'option
Réaffectation - sélectionnez cette option pour modifier la salle ou le praticien pour lequel le type de rendez-vous est réservé
Supprimer l'option
> Finish
Les formules seront alors affichees comme "Reserved" (réservées) et vous devrez sélectionner "Confirm" pour confirmer la commande :)
Une fois la formule ajouté à la commande, si vous souhaitez modifier la date/les choix de la formule, sélectionnez les trois points > Edit.
Comment puis-je modifier le client/invité pour la formule ?
Si vous souhaitez changer la personne à qui la formule est destinée sur la commande après l'avoir confirmée, vous pouvez désormais le faire dans Trybe en cliquant sur le bouton "Clear client" en bas à gauche de la page des détails du client.
Le client sera alors vide et vous pourrez rechercher/ajouté un nouveau client...
Si les coordonnées du client sont erronées lorsque vous allez dans l'onglet "Guests", vous pouvez appuyer sur le bouton "Reset to client details" qui les réinitialisera avec les informations du nouveau client.
Une fois que vous avez ajouté une formule à la commande, si vous souhaitez modifier l'invité auquel la formule est destinée, vous pouvez le faire en sélectionnant les trois points situés à côté de la formule > Change guest.
Une fenêtre contextuelle s'affichera alors avec tous les invités actuellement dans la commande afin que vous puissiez sélectionner la personne à qui cette formule est destinée. Vous devrez d'abord décocher le nom de l'invité pour lequel la formule est actuellement réservée, puis cocher le nom de l'invité dans la liste > Sélectionnez "Update".
Vous souhaitez modifier le nom de l'invité dans la commande ?
Vous pouvez le faire en allant dans l'onglet "Guests", en sélectionnant les trois points à côté de l'invité > Rename > entrer le nom > Save.
Outrepasser un créneau horaire de formule
Si un utilisateur administrateur doit réserver une formule à un moment où Trybe indique qu'il n'y a pas de disponibilité, il est probable qu'il y ait déjà un arrangement conflictuel à ce moment-là, une restriction d'utilisation du spa, ou un manque de disponibilité du praticien. Cependant, il existe un moyen de passer outre ce problème pour les situations urgentes, aux risques et périls de l'utilisateur.
Seuls les utilisateurs avec un accès Spa Manager ont la possibilité de remplacer la disponibilité en utilisant des créneaux non disponibles ou des créneaux personnalisés !
Si vous devez réserver pour ce créneau horaire et que vous souhaitez ignorer les avertissements de Trybe pour le moment, vous pouvez cocher la case "Show unavailable slots" à l'étape "Choose options" pour afficher les créneaux occupés teintés en jaune.
Si vous survolez l'un de ces créneaux non disponibles, un message contextuel apparaîtra pour vous indiquer la raison pour laquelle le créneau a été marqué comme non disponible, c'est-à-dire que la pièce ou les piéces ne sont pas disponibles ou que cela dépasserait la durée maximale du forfait. Si vous sélectionnez le créneau, cette information vous sera également fournie et vous pourrez la remplacer.
Appuyez sur 'Override' (Outrepasser) pour compléter l'action.
Ajouter un créneau personnalisé
Si votre utilisateur a l'autorisation de le faire, vous pouvez ajouter un créneau personnalisé pour un choix de formule. Par exemple, si aucun créneau n'est disponible pour l'heure souhaitée et que le créneau non disponible n'est pas non plus à l'heure souhaitée, vous pouvez sélectionner "Add custom slot" (Ajouter un créneau personnalisé...)
Cela vous permettra de sélectionner manuellement les champs afin d'ajouter le créneau personnalisé. Par exemple, si vous ajoutez un créneau de rendez-vous personnalisé, vous pouvez sélectionner manuellement la date, l'heure, le praticien et la salle...
Une fois toutes les informations saisies, sélectionnez "Done" (Terminé) pour ajouter le créneau personnalisé