En fonction de ce pour quoi un client a réservé, il peut lui être demandé de remplir un formulaire d'admission avant sa visite.
Dans Trybe, vous pouvez envoyer ces formulaires aux clients via l'email de confirmation pour qu'ils les remplissent et les soumettent en ligne. Plus besoin de version papier !
Vous pouvez consulter le guide des formulaires d'admission pour voir comment créer et modifier des formulaires d'admission pour vos différentes offres, par exemple les rendez-vous / les cours de fitness (séances), etc.
L'e-mail de confirmation envoyé aux clients pour leur commande comprendra un bouton « Remplir le formulaire d'inscription » qui les amènera à la page où ils pourront remplir et soumettre le formulaire.
Une fois qu'un formulaire est soumis, vous pouvez ensuite voir le formulaire d'admission en vous dirigeant vers la commande en question > onglet 'Intake forms' > sélectionnez 'View' > vous serez ensuite invité à saisir votre mot de passe. Cela est requis pour s'assurer que l'utilisateur qui essaye d'avoir l'accès à ces informations dispose des autorisations utilisateur appropriées pour pouvoir consulter ces informations confidentielles**.
Au lieu d'accéder à chaque commande individuelle, vous pouvez également consulter tous les formulaires d'admission d'un client sur son profile client. Pour ce faire, accédez à l'onglet Clients > sélectionnez le client > faites défiler jusqu'à la section 'Intake forms'.
Chaque formulaire d'admission répertorié comprendra :
La référence de la commande pour laquelle le formulaire d'admission a été complété
Date et heure où le formulaire d'admission a été rempli
Vous pouvez ensuite sélectionner le formulaire d'admission pour le consulter également ! Vous serez invité à saisir à nouveau votre mot de passe.
Les formulaires d'admission seront affichés du plus récent au plus ancien, le formulaire le plus récent rempli étant en haut de la liste.
** À noter : Vous ne pourrez consulter les formulaires d'admission que si l'autorisation utilisateur 'Intake forms' est activée avec votre compte. Consultez le guide sur les autorisations des utilisateurs pour plus d'informations à ce sujet !
Vous souhaitez voir tous les formulaires d’admission pour une date particulière ?
Vous pouvez visualiser tous les formulaires d'admission pour un jour en particulier via le rapport 'Intake forms' à partir du calendrier !
Dirigez-vous vers Calendar > Reports > Intake forms. (Voir la deuxième capture d'écran)
Cela affichera une liste de tous les formulaires d’admission complétés pour les commandes à cette date. Il indiquera le nom du client, la référence de la commande et la date/heure à laquelle le formulaire a été soumis.
Vous pouvez sélectionner n'importe quel formulaire pour l'afficher. Si vous cliquez sur 'Download', tous les formulaires d'admission seront placés dans un fichier PDF !