Selon ce que le client a réservé, il peut être nécessaire qu’il remplisse un formulaire d’admission avant sa visite.
Dans Trybe, vous pouvez envoyer ces formulaires aux clients via l’e-mail de confirmation, afin qu’ils puissent les remplir et les soumettre en ligne. Plus besoin de copies papier !
Vous pouvez consulter le guide des formulaires d’admission pour apprendre à créer et modifier des formulaires adaptés à vos différentes offres (par exemple : rendez-vous, cours de fitness, etc.).
L’e-mail de confirmation envoyé aux clients pour leur commande inclura un bouton « Remplir le formulaire d’admission », qui les redirigera vers la page où ils pourront compléter et soumettre le formulaire.
Une fois le formulaire soumis, vous pourrez le consulter à différents endroits : directement dans la commande, dans le profil du client ou dans le rapport des formulaires d’admission sur le calendrier.
Affichage des formulaires d’admission sur une commande :
Une fois qu'un formulaire est soumis, vous pouvez ensuite voir le formulaire d'admission en vous dirigeant vers la commande en question > onglet 'Intake forms' > sélectionnez 'View' > vous serez ensuite invité à saisir votre mot de passe. Cela est requis pour s'assurer que l'utilisateur qui essaye d'avoir l'accès à ces informations dispose des autorisations utilisateur appropriées pour pouvoir consulter ces informations confidentielles**.
**Veuillez noter : Vous ne pourrez consulter les formulaires d’admission que si vous disposez de l’autorisation utilisateur « Intake forms » activée. Consultez le guide sur les autorisations utilisateur pour plus d’informations à ce sujet !
Affichage des formulaires d’admission dans le profil d’un client :
Au lieu d'accéder à chaque commande individuelle, vous pouvez également consulter tous les formulaires d'admission d'un client sur son profile client. Pour ce faire, accédez à l'onglet Clients > sélectionnez le client > faites défiler jusqu'à la section 'Intake forms'.
Chaque formulaire d'admission répertorié comprendra :
La référence de la commande pour laquelle le formulaire d'admission a été complété
Date et heure où le formulaire d'admission a été rempli
Vous pouvez ensuite sélectionner le formulaire d'admission pour le consulter également ! Vous serez invité à saisir à nouveau votre mot de passe.
Les formulaires d'admission seront affichés du plus récent au plus ancien, le formulaire le plus récent rempli étant en haut de la liste.
**Veuillez noter : Vous ne pourrez consulter les formulaires d’admission que si vous disposez de l’autorisation utilisateur « Intake forms » activée. Consultez le guide sur les autorisations utilisateur pour plus d’informations à ce sujet !
Affichage des formulaires d’admission via le calendrier :
Vous souhaitez voir tous les formulaires d’admission pour une date particulière ?
Vous pouvez visualiser tous les formulaires d'admission pour un jour en particulier via le rapport 'Intake forms' à partir du calendrier !
Dirigez-vous vers Calendar > Reports > Intake forms
Cela affichera une liste de tous les formulaires d’admission complétés pour les commandes à cette date. La liste indiquera le nom du client, la référence de la commande ainsi que la date et l’heure de soumission du formulaire.
Vous pouvez cliquer sur n’importe quel formulaire pour le consulter. Si vous appuyez sur « Export », tous les formulaires d’admission seront regroupés dans un fichier PDF pour vous !
**Veuillez noter : Vous ne pourrez consulter les formulaires d’admission que si vous disposez de l’autorisation utilisateur « Intake forms » activée. Consultez le guide sur les autorisations utilisateur pour plus d’informations à ce sujet !