En fonction de la raison pour laquelle le client a pris rendez-vous, il peut lui être demandé de remplir un formulaire d'admission avant sa visite.
Vous pouvez consulter le guide des formulaires d'admission pour voir comment créer et éditer des formulaires d'admission pour vos différentes offres, c'est-à-dire rendez-vous / cours de fitness (sessions), etc.
Si les articles d'une commande nécessitent un formulaire d'admission, un onglet "intake form" apparaîtra sur la commande. Le lien permettant de remplir les formulaires d'admission sera envoyé dans l'e-mail de confirmation.
Les e-mails de confirmation sont envoyés automatiquement pour les commandes en ligne, mais vous pouvez les envoyer manuellement si la commande a été ajoutée par un utilisateur, en allant simplement dans Messages > Confirmation > Send email. Vous pouvez voir ici à quoi ressemblera l’e-mail.
L'invité peut accéder au formulaire dans l'e-mail, mais vous pouvez également accéder au lien du formulaire d'admission si l'invité arrive et ne l'a pas encore rempli. Pour ce faire, sur la commande, allez dans Intake forms > Share link > copier le lien. Vous pouvez maintenant coller ce lien dans un navigateur pour que le client puisse remplir son formulaire !
Lorsque les formulaires d’admission n’ont pas encore été remplis, une icône d’avertissement s’affiche dans l’onglet « Intake forms », ce qui vous permet de le repérer rapidement. Le statut du formulaire s’affichera également en jaune avec la mention « Incomplete ».
Une fois que tous les invités de la commande ont rempli leur formulaire, une coche verte indiquera que tout est complété. En accédant à l’onglet « Intake forms » de la commande, vous verrez un formulaire répertorié pour chaque invité, avec le statut affiché en vert comme « Complete », ainsi que la date et l’heure de soumission du formulaire.
Visualisation d’un formulaire d’inscription nécessitant un mot de passe ou un code :
Si vous sélectionnez « View » à côté du formulaire d’admission dans la commande, il vous sera ensuite demandé de saisir votre mot de passe ou votre code pour pouvoir consulter le formulaire. Cela dépendra de si votre utilisateur est un utilisateur SSO ou non :
Un utilisateur qui n’a pas activé l’authentification unique (SSO)
Si vous êtes un utilisateur qui n’a pas activé l’authentification unique (SSO), lorsque vous essayez de consulter un formulaire d’inscription, il vous sera demandé de saisir votre mot de passe. Il s’agit du même mot de passe que vous utilisez pour vous connecter…
Une fois le mot de passe saisi et après avoir cliqué sur « Continue », vous pourrez alors consulter le formulaire d'admission.
Un utilisateur qui a activé l’authentification unique (SSO)
Si vous êtes un utilisateur qui a activé l’authentification unique (SSO), lorsque vous essayez de consulter un formulaire d'admission, une fenêtre contextuelle apparaîtra indiquant qu’un code vous sera envoyé. Une fois que vous aurez cliqué sur « Send code »…
Votre utilisateur recevra un e-mail avec pour objet "Your Trybe access code" (Votre code d’accès Trybe). Cet e-mail contiendra un code à 6 chiffres…
Veuillez noter que ce code d’accès pour le formulaire d'admission expire 10 minutes après la réception de l’e-mail.
Vous pouvez ensuite saisir le code dans la fenêtre contextuelle et vous pourrez accéder aux formulaires d'admission…
** Remarque : vous ne pourrez consulter les formulaires d'admission que si vous avez activé l'autorisation d'utilisateur "Formulaires d'admission". Consultez le guide sur les autorisations d'utilisateur pour plus d'informations à ce sujet !
Bon à savoir : si un utilisateur ne saisit pas le bon mot de passe lorsqu'il tente d'accéder au formulaire d'admission, le message d'erreur suivant s'affichera : « An error occurred. We couldn't authenticate you. Please try again » (Une erreur s'est produite. Nous n'avons pas pu vous authentifier. Veuillez réessayer).
L’onglet « Intake forms » dans la commande n’est pas le seul endroit où vous pouvez consulter les formulaires d’admission ; vous pouvez également les consulter sur le profil du client et dans le calendrier !