En fonction de la raison pour laquelle le client a pris rendez-vous, il peut lui être demandé de remplir un formulaire d'admission avant sa visite.
Vous pouvez consulter le guide des formulaires d'admission pour voir comment créer et éditer des formulaires d'admission pour vos différentes offres, c'est-à-dire rendez-vous / cours de fitness (sessions), etc.
Si les articles d'une commande nécessitent un formulaire d'admission, un onglet "intake form" apparaîtra sur la commande. Le lien permettant de remplir les formulaires d'admission sera envoyé dans l'e-mail de confirmation.
Les e-mails de confirmation sont envoyés automatiquement pour les commandes en ligne, mais vous pouvez les envoyer manuellement si la commande a été ajoutée par un utilisateur, en allant simplement dans Messages > Confirmation > Send email. Vous pouvez voir ici à quoi ressemblera l’e-mail.
L'invité peut accéder au formulaire dans l'e-mail, mais vous pouvez également accéder au lien du formulaire d'admission si l'invité arrive et ne l'a pas encore rempli. Pour ce faire, sur la commande, allez dans Intake forms > Share link > copier le lien. Vous pouvez maintenant coller ce lien dans un navigateur pour que le client puisse remplir son formulaire !
Lorsque les formulaires d’admission n’ont pas encore été remplis, une icône d’avertissement s’affiche dans l’onglet « Intake forms », ce qui vous permet de le repérer rapidement. Le statut du formulaire s’affichera également en jaune avec la mention « Incomplete ».
Une fois que tous les invités de la commande ont rempli leur formulaire, une coche verte indiquera que tout est complété. En accédant à l’onglet « Intake forms » de la commande, vous verrez un formulaire répertorié pour chaque invité, avec le statut affiché en vert comme « Complete », ainsi que la date et l’heure de soumission du formulaire.
Si vous sélectionnez "View", vous serez invité à saisir votre mot de passe pour pouvoir consulter le formulaire.
** Remarque : vous ne pourrez consulter les formulaires d'admission que si vous avez activé l'autorisation d'utilisateur "Formulaires d'admission". Consultez le guide sur les autorisations d'utilisateur pour plus d'informations à ce sujet !