Avez-vous un formulaire d’admission que tous les clients et membres doivent remplir une seule fois ?
Vous pouvez le faire dans Trybe en configurant un formulaire d’admission obligatoire dans vos paramètres. Pour ce faire, allez dans :
Settings
Intake Forms
Faites défiler jusqu’à la section appelée « Mandatory intake form sections » (Sections du formulaire d’admission obligatoire)
Add mandatory section (Ajouter une section obligatoire)
Contrairement à la section de formulaire d’admission ci-dessus, ces sections n’apparaîtront qu’une seule fois pour le client / membre et seront enregistrées dans leur profil client.
Pour créer la section, sélectionnez « Add mandatory section » (Ajouter une section obligatoire). Il vous sera demandé de créer un titre (title) et une description de la section (tous deux peuvent être modifiés ultérieurement).
Par exemple :
Title : Formulaire de décharge Spa
Description : Veuillez remplir le formulaire d’admission pour accepter les conditions du Spa
Une fois renseigné, sélectionnez « Create ».
Dans chaque section du formulaire, vous devrez remplir les informations suivantes :
Détails
Questions
Détails
[Details]
Ici, vous pouvez définir le titre, la description, le texte d’introduction et le texte de conclusion pour cette section de questions.
Title (Titre), par ex. : Antécédents médicaux (cela sera visible par le client)
Description, par ex. : Pour recueillir des informations sur les conditions médicales (interne, non visible par le client)
Intro text (Texte d’introduction), par ex. : Veuillez remplir les questions suivantes (visible par le client)
Outro text (Texte de conclusion), par ex. : Veuillez vérifier ci-dessus pour vous assurer que tout est correct avant de continuer (visible par le client)
Lorsque vous apportez des modifications à cette section, sélectionnez « Save details » pour sauvegarder les changements.
Questions
Enfin, vous pouvez maintenant ajouter les questions à cette section. Vous pouvez ajouter autant de questions que nécessaire !
Sélectionnez « Add new question » > saisissez la question > create. Vous pouvez « edit » ou « delete » des questions en sélectionnant les trois points à côté de la question :
Toutes les questions peuvent être configurées avec un type de réponse différent, par exemple :
Short Text (Texte court), par ex. : Utile pour les questions nécessitant une réponse courte, comme entrer un nom complet
Long Text (Long texte), par ex. : Utile pour les questions nécessitant une réponse détaillée, comme « Donnez-nous plus d’informations »
Multiple Choice (Choix multiples), par ex. : Veuillez sélectionner toutes les conditions qui s’appliquent
Yes/No (Oui/Non), par ex. : Questions directes telles que « Avez-vous une allergie aux noix ? »
Phone (Téléphone), par ex. : Pour demander un numéro de téléphone (cela active un champ affichant les codes pays)
Email, par ex. : Cela active un champ qui vérifie le format du texte saisi afin qu’il soit conforme à une adresse email
Date/Time (Date/Heure), par ex. : Utile pour demander la DOB ou la dernière date à laquelle ils sont allés au gym
Terms & Conditions (Termes & Conditions), par ex. : Tout ce à quoi vous souhaitez que le client consente, comme « Je confirme que toutes les informations saisies ci-dessus sont exactes », etc. (Ces questions sont automatiquement activées comme questions obligatoires.)
Vous pouvez rendre n’importe quelle question obligatoire (Mandatory) ou optionnelle (Optional) en activant l’option Required (Requis) ou non.
Pour les questions Yes/No ou Multiple Choice, vous pouvez demander des « Additional details » > si cette option est activée, lorsqu’un client a sélectionné une réponse, une zone de texte libre s’affichera pour fournir plus de détails.
Pour les questions à choix multiples (Multiple Choice), vous pouvez activer l’option indiquant si une seule réponse doit être cochée ou si plusieurs réponses peuvent être sélectionnées :
Comment cela apparaît-il pour les clients ?
La section du formulaire d’admission obligatoire (Mandatory Intake form) sera envoyée lors de la première commande effectuée par le client. Un bouton « Remplir le formulaire d'admission » apparaîtra dans la confirmation du client ci-dessous. Le client sera dirigé vers un nouvel onglet pour remplir le formulaire, voir l’exemple ci-dessous.
Si vous avez également configuré des formulaires d'admission pour vos prestations, la section obligatoire sera ajoutée en bas de la section du formulaire d’admission. Une fois que le client aura rempli et soumis le formulaire, cela sera enregistré dans le profil client correspondant. Vous pourrez voir la date et l’heure de la soumission du formulaire. Voir la capture d’écran ci-dessous.
La prochaine fois que le client effectuera une réservation nécessitant un Intake Form, la section obligatoire n’apparaîtra plus pour ce client.
Pour consulter le formulaire d'admission obligatoire, rendez-vous sur la page Clients > recherchez le nom du client pour trouver le client et accédez à son profil client.
Une fois dans le profil client, faites défiler jusqu’à la section Mandatory waiver > sélectionnez la flèche pour afficher le formulaire.