À quoi sert ce rapport ?
Les crédits d'adhésion sont les avantages inclus dans vos types d'adhésion, par exemple un soin mensuel, un pass invité, ou un crédit de réduction attribué à un membre à chaque période de facturation. Une fois attribué, un crédit reste sur la fiche client du membre jusqu'à ce qu'il soit utilisé pour une commande, qu'il expire, ou qu'il soit révoqué.
Le rapport d'utilisation des crédits d'adhésion rassemble tous les crédits de votre site en un seul endroit, afin que vous puissiez voir ce qui a été attribué, ce qui reste en cours et ce qui a été utilisé sans avoir à ouvrir chaque fiche client individuellement. Il couvre à la fois les crédits attribués automatiquement par un type d'adhésion et les crédits attribués manuellement à une fiche client.
Comment l'utiliser
Suivre votre passif en cours : chaque crédit utilisable représente un soin, un pass ou un service que vous vous êtes engagé à fournir. Filtrer sur « Utilisable » (ou exporter le rapport) vous donne une image claire de ce qui reste dû aux membres. Utile pour les rapports de fin de mois, ou pour appuyer un registre de crédits dans votre logiciel de comptabilité en cas d'audit.
Voir si les membres utilisent leurs avantages : comparer les crédits utilisés aux crédits expirés vous indique si les membres profitent réellement de ce qui est inclus dans leur adhésion. Un nombre élevé de crédits expirés peut inciter à revoir votre offre d'adhésion, ou à rappeler aux membres de réserver avant l'expiration de leurs crédits.
Repérer les crédits avant leur expiration : filtrez sur « Utilisable » et vérifiez la colonne « Expire le » pour repérer les crédits qui approchent de leur date d'expiration, afin que votre équipe puisse encourager ces membres à réserver.
Faire le ménage après une résiliation : les crédits attribués par une adhésion expirent ou sont révoqués automatiquement lorsque cette adhésion est résiliée ou expire. Les crédits attribués manuellement ne sont pas liés à l'adhésion et restent donc utilisables. Filtrer par statut d'adhésion « Résiliée » ou « Expirée » en combinaison avec le statut de crédit « Utilisable » vous aide à trouver les crédits que vous souhaiteriez peut-être révoquer manuellement.
Vérifier que les crédits ont été correctement attribués : après une facturation ou un renouvellement, utilisez le filtre de date « Attribué le » pour confirmer que les crédits attendus ont bien été attribués ou réattribués. Pour en savoir plus sur le moment où cela se produit automatiquement, consultez Quand les crédits d'adhésion sont-ils attribués/réattribués ?
Accéder au rapport
Pour accéder à votre rapport d'utilisation des crédits d'adhésion, rendez-vous dans Rapports > Utilisation des crédits d'adhésion.
Ce rapport fournit une liste de tous les crédits d'adhésion, y compris leur statut actuel et leur historique d'utilisation.
Les tuiles en haut donnent un aperçu des éléments suivants :
Total des crédits - le nombre total de crédits utilisables, utilisés, expirés et révoqués.
Utilisables - le nombre actuel de crédits utilisables.
Utilisés - le nombre actuel de crédits utilisés.
Expirés - le nombre actuel de crédits expirés.
Révoqués - le nombre actuel de crédits révoqués.
Multi-usage - le nombre de crédits multi-usage dans votre système.
Le rapport affichera :
Statut - le statut du crédit, c'est-à-dire expiré, utilisé, utilisable, révoqué.
Nom du crédit - le nom du crédit et s'il est multi-usage ou non.
Client - le nom du client auquel ce crédit est lié. En cliquant sur son nom, vous accédez directement à la fiche client.
Numéro d'adhésion - le numéro d'adhésion associé au crédit sur la fiche client.
Type d'adhésion - le nom du type d'adhésion auquel le crédit est lié.
Attribué le - la date à laquelle le crédit a été attribué.
Expire le - la date d'expiration du crédit.
Filtrer le rapport
Vous pouvez définir le filtre de date d'attribution en sélectionnant « Date d'attribution » et en indiquant la plage de dates souhaitée.
Si vous cliquez sur « Ajouter un filtre », vous avez alors la possibilité d'activer d'autres filtres...
Statut - si vous activez ce filtre, vous pouvez choisir parmi les options suivantes pour le statut du crédit...
Utilisable
Utilisé
Révoqué
Expiré
Statut de l'adhésion - si vous activez ce filtre, vous pouvez choisir parmi les options suivantes pour le statut de l'adhésion...
Active
Résiliée
Expirée
À venir
Combiner ces filtres est souvent le moyen le plus rapide de répondre à une question précise, par exemple, le statut de crédit « Utilisable » avec le statut d'adhésion « Résiliée » fera apparaître les crédits toujours présents sur des adhésions échues.
Exporter le rapport
Vous pouvez également exporter ce rapport en cliquant sur le bouton « Exporter ». Dans l'export, vous verrez davantage d'informations, car il existe une colonne « Utilisé le » et « Révoqué le » qui indique la date et l'heure auxquelles ce crédit a été utilisé (le cas échéant) et révoqué (le cas échéant).
L'export est pratique lorsque vous devez partager des informations sur les crédits en dehors de Trybe, par exemple avec votre équipe financière pour un rapprochement comptable, ou comme justificatif des crédits restants des membres.
Bon à savoir
Crédits multi-usage - un crédit multi-usage reste « Utilisable » tant qu'il peut encore être utilisé ; il ne passera donc pas au statut « Utilisé » à chaque fois qu'il est appliqué à une commande. Pour voir combien de la limite d'utilisation d'un crédit multi-usage a été consommée par un membre, consultez le crédit sur sa fiche client.
Crédits attribués manuellement - les crédits ajoutés directement à une fiche client sont inclus dans le rapport, mais comme ils ne sont pas attribués par une adhésion, les informations d'adhésion affichées à côté peuvent différer de celles des crédits attribués automatiquement par un type d'adhésion.
Les crédits de lots sont distincts - ce rapport ne couvre que les crédits d'adhésion. Les crédits attribués par les cours ont leur propre rapport, voir le Rapport des crédits de cours.
Guides annexes
Types d'adhésion - configuration des adhésions et des crédits qu'elles incluent