Guestline est-il votre PMS ? Si oui, vous pouvez activer l'intégration GuestStay au sein de Guestline, qui permet à vos clients de réserver facilement toute offre spa lors de la sélection d'un séjour dans votre établissement !
Vous pourrez ainsi proposer à vos clients la possibilité de réserver un forfait spa, un rendez-vous, une session ou un type de réservation d'espace, en complément du forfait hôtelier.
Configuration de l'intégration GuestStay
Pour commencer la mise en place, vous devrez d'abord contacter votre chargé de compte Guestline : celui-ci prendra contact avec Trybe et demandera certaines informations.
Une fois ces informations fournies, vous devrez :
Créer un canal de vente dans Trybe appelé « GuestStay » : cela vous permettra de suivre toutes les réservations provenant de l'intégration GuestStay. Cela peut être utile si vous suivez vos revenus par canal de vente (plus d'informations sur ce rapport ici).
Créer les différentes offres que vous souhaitez connecter en les activant dans la section Disponibilité OTA (sur Trybe : Paramètres > Intégrations > Disponibilité OTA). Vous pouvez connecter une combinaison de types de rendez-vous, de sessions, de types de réservation d'espace et de forfaits. Une fois votre sélection effectuée, n'oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer ».
Règles de disponibilité : afin que vos clients puissent choisir les offres, n'oubliez pas d'ajouter les règles de disponibilité. Cliquez sur « Ajouter une nouvelle règle » et sélectionnez :
la période (conseil : nous recommandons de laisser la plage de dates sans date de fin, afin d'assurer une continuité)
les jours de la semaine où les clients peuvent choisir les offres
la règle : choisissez entre « Réservations illimitées » (dans la limite de la disponibilité des thérapeutes et des salles) et « Nombre maximum de clients par jour », qui vous permet de fixer une limite au nombre de clients pouvant réserver via l'intégration GuestStay chaque jour.
Si vous souhaitez limiter la possibilité de réservation pendant une certaine période (par exemple en haute saison), vous pouvez ajouter une deuxième règle de disponibilité et sélectionner l'option « Aucune réservation » — limitez-la par plage de dates, et les offres ne seront pas réservables pendant cette période !
Les offres que vous avez sélectionnées sur Trybe se refléteront sur GuestStay grâce aux paramètres OTA que vous avez configurés ci-dessus.
Réserver des offres spa sur Guestline
L'intégration est désormais terminée ! Lorsque vos clients réservent un séjour, dès sa confirmation, la page suivante s'affichera :
Dans l'onglet Spa, sur le panneau de gauche, toutes les offres que vous avez connectées sur Trybe s'afficheront, ainsi que leur disponibilité :
Les clients pourront réserver autant de soins qu'ils le souhaitent (gratuits ou payants), à effectuer pendant les jours de leur séjour. Si les soins sont payants, vous pourrez procéder à l'encaissement dès que la réservation arrive dans Trybe.
La commande dans Trybe
Lorsque la réservation arrive dans Trybe, si vous avez créé le canal de vente « GuestStay », vous pourrez la voir dans le champ correspondant :
Le client devra ensuite régler la facture, soit via un moyen de paiement, soit en la portant sur la note de chambre. En cas de facturation sur la chambre, pensez à effectuer la facturation le jour même de la prestation afin d'éviter tout écart de revenus !
Annuler une réservation
Si le client souhaite annuler sa réservation, plusieurs options s'offrent à lui :
S'ils souhaitent annuler uniquement la réservation spa, ils peuvent le faire en appelant votre établissement, et vous pourrez alors annuler la commande sur Trybe :
Autrement, le client peut annuler la réservation d'hôtel directement depuis le portail de réservation Guestline; cela n'annulera que la chambre. Vous devrez alors annuler manuellement sa réservation spa sur Trybe:
