Souhaitez-vous intégrer les réservations de table effectuées via Trybe à votre plateforme, afin que lorsqu'un forfait comprenant une réservation de table est réservé, celle-ci soit automatiquement créée à la fois dans votre système Trybe et dans votre système SevenRooms ? Cela est possible en configurant notre intégration SevenRooms !
Vous devrez d'abord contacter notre équipe d'assistance pour demander l'intégration. Il s'agit d'une intégration payante, sur laquelle nous vous fournirons davantage de détails. Une fois l'intégration confirmée avec nous, nous vous mettrons en relation avec l'équipe d'assistance de SevenRooms afin d'activer l'intégration de leur côté.
SevenRooms vous enverra les identifiants nécessaires à l'intégration, qui devront inclure le Venue ID. Une fois ces informations saisies, vous pourrez sélectionner votre établissement.
Ensuite, pour configurer cela, rendez-vous dans Paramètres > Intégrations > Gérer les intégrations > SevenRooms > Configurer
A partir de la, cliquez sur Ajouter une nouvelle intégration > Saisissez le nom de votre intégration, c'est-à-dire le nom de votre restaurant > Créer.
Cela créera ensuite votre système SevenRooms que vous souhaitez intégrer à Trybe.
Si vous avez plusieurs restaurants sur un même site, vous pouvez créer des intégrations distinctes pour chacun d'entre eux, ce qui générera une liste regroupant toutes vos intégrations au même endroit. Cela vous permettra également d'avoir plusieurs options de système SevenRooms lors de la création de vos forfaits dans Trybe.
En cliquant sur l'une des intégrations que vous avez créées précédemment, vous trouverez deux sections à compléter :
Nom de l'intégration :
Si vous n'avez qu'un seul restaurant sur votre site, un nom générique comme « Restaurant » peut être utilisé, comme illustré dans l'exemple photo. En revanche, si vous avez plusieurs restaurants sur un même site, utiliser des noms spécifiques peut aider à les distinguer.
Paramètres API :
C'est ici que vous pouvez saisir votre Venue ID. Ces informations sont nécessaires pour activer l'intégration. Elles vous seront fournies par SevenRooms.
Vous ne pourrez pas remplir le champ Établissement tant que vous n'aurez pas cliqué sur Enregistrer ; l'option « Activer l'intégration » apparaîtra alors, vous permettant de cliquer dessus pour activer ce système SevenRooms spécifique pour votre site.
Une fois activée, votre intégration SevenRooms sera liée à Trybe, ce qui signifie que lorsque vous réservez une table seule ou incluse dans un forfait via Trybe, celle-ci sera automatiquement transmise au système SevenRooms, vous permettant de voir la réservation directement dans SevenRooms.
Comment configurer vos réservations de table
Une fois SevenRooms activé sur votre site et les paramètres requis créés dans SevenRooms, vous pouvez désormais créer vos types de réservation de table en vous rendant dans Paramètres > Offres > Types de réservation de table.
À partir de là, vous pourrez créer vos types de réservation de table associés à votre restaurant en cliquant sur Ajouter un nouveau type > Saisissez le nom du type de réservation de table > Créer.
En sélectionnant les trois points à côté du type de réservation de table, vous pourrez « Modifier » ou « Archiver » la réservation de table.
Pour configurer votre type de réservation de table, cliquez dessus ou sélectionnez « Modifier ». Vous serez alors guidé à travers trois sections :
Intégration :
Vous devrez décider quel système SevenRooms doit être lié, c'est-à-dire à quel restaurant vous souhaitez connecter ce type de réservation de table spécifique.
Détails :
Nom : nom de votre type de réservation de table (par exemple « Déjeuner »)
Description : ajoutez une description pour le type de réservation de table. Celle-ci apparaîtra sur votre vitrine lorsque votre client sélectionnera cette option sur votre site web
Image boutique : téléchargez une photo à afficher lorsque vos clients sélectionnent cette option sur votre site web
Le nom de votre type de réservation de table sera celui qui sera transmis à SevenRooms. Nous vous recommandons donc de veiller à ce que ce nom corresponde précisément à ce que vous souhaitez voir apparaître dans SevenRooms. Si le type de réservation de table doit avoir lieu pendant une période spécifique (par exemple, le thé de l'après-midi entre 12h et 16h), vous devrez ajouter une règle d'heure de début au choix du forfait afin que le client ne puisse pas sélectionner un horaire où cette option n'est pas disponible à l'achat.
Lorsqu'un forfait est réservé, SevenRooms envoie automatiquement un e-mail de confirmation. Si vous préférez ne pas envoyer ces e-mails, vous pouvez demander à leur équipe d'assistance de les désactiver.
Comment créer des forfaits avec réservations de table
Une fois que vous avez créé tous vos types de réservation de table, vous pouvez alors commencer à créer de nouveaux forfaits en vous rendant dans Paramètres > Offres > Forfaits (cliquez ici pour les instructions sur la création d'un forfait).
IMPORTANT : si vous avez déjà des forfaits, vous devrez copier le forfait puis le modifier pour y inclure les types de réservation de table SevenRooms. Il est très important de créer des copies de vos forfaits et de NE PAS modifier vos forfaits existants pour y ajouter les types de réservation de table, car cela ENTRAÎNERA des problèmes au niveau des futures répartitions de revenus et des modifications des réservations effectuées avant les changements.
Vous pouvez facilement dupliquer vos forfaits à l'aide de l'outil Copier, puis modifier cette copie pour y intégrer les réservations de table. Lorsque vous serez prêt à basculer, changez la visibilité de cette copie sur Public, et sur l'ancienne version du forfait, passez-la en Privé.
Vous devrez conserver les anciens forfaits en mode Privé ; pensez donc à ajouter une indication au nom du forfait (comme un astérisque * à la fin) afin que votre équipe sache quelle est l'ancienne et quelle est la nouvelle version, car vous aurez toujours besoin de ces forfaits dans le système pour pouvoir modifier les commandes effectuées avec l'ancienne configuration.
Si vous modifiez d'anciennes commandes, celles-ci prendront le nouveau nom mis à jour. Nous vous déconseillons donc d'ajouter une mention comme « ANCIEN » à la fin du nom, et vous recommandons plutôt d'utiliser quelque chose de plus discret qui ne prêtera pas à confusion pour le client.
Dans l'onglet « Choix du forfait », lors de la création d'un choix et de la sélection de « Types d'offre », vous aurez désormais l'option de sélectionner « Réservations de table ».
Une fois cette option sélectionnée, vous pourrez alors choisir vos « Types de réservation de table », qui correspondent aux réservations de table que vous avez créées précédemment.
Une fois votre sélection effectuée, n'oubliez pas d'« Enregistrer » vos modifications.
Bon à savoir : vous pouvez créer une réservation de table sans nécessairement créer un forfait. Pour ce faire, cliquez sur + Nouvelle commande > Ajouter autre chose > Réservations de table. Vous pourrez alors sélectionner vos « Types de réservation de table » précédemment créés. Cela recherchera directement la disponibilité dans SevenRooms.
Comment fonctionnent les réservations de table entre Trybe et SevenRooms
Lorsque votre forfait est créé, si vos clients réservent ce forfait spécifique en ligne, ou si vous créez une commande depuis Trybe avec un forfait incluant une réservation de table, celle-ci sera automatiquement ajoutée à votre système SevenRooms.
Vous pouvez également ajouter une réservation de table indépendante dans Trybe. Lors de la création d'une commande > sélectionnez Ajouter autre chose , vous remarquerez que vous avez la possibilité d'ajouter une Réservation de table . Une fois ajoutée, cette réservation sera automatiquement transmise à votre système SevenRooms.
Une fois la réservation de table ajoutée à votre système SevenRooms, vous pourrez cliquer sur la réservation dans SevenRooms pour consulter les informations du client ainsi que les détails de sa réservation !
De plus, toute « demande spéciale » formulée par les clients lors de la réservation, ou toute note ajoutée dans la commande Trybe, apparaîtra automatiquement dans la section « Commentaires client » de SevenRooms.
Si vous décidez de modifier la date et l'heure de votre réservation de table, ou d'annuler la réservation via Trybe, les changements seront automatiquement mis à jour dans SevenRooms également. Vous pouvez aussi modifier la réservation directement dans SevenRooms, et cela se mettra également à jour automatiquement dans Trybe.
Important : lors de l'ajout d'un profil client à une commande manuelle dans Trybe, veillez à inclure à la fois le numéro de téléphone et l'adresse e-mail AVANT de confirmer la commande.
S'il n'y a pas d'adresse e-mail, un message d'erreur apparaîtra indiquant : « SevenRooms requires an email address » (SevenRooms nécessite une adresse e-mail).
S'il n'y a pas de numéro de téléphone, un message d'erreur apparaîtra indiquant : « SevenRooms requires a phone number » (SevenRooms nécessite un numéro de téléphone).
Pour corriger cela, rendez-vous simplement dans l'onglet « Clients » de la commande > ajoutez les informations manquantes et cliquez sur « Enregistrer ». Les informations manquantes seront alors récupérées et vous pourrez « Confirmer » la commande.
Comment modifier la date d'un forfait incluant des réservations de table sur Trybe
Pour modifier la date d'un forfait contenant une réservation de table, vous devrez cliquer sur les trois points à côté de l'élément du forfait > Modifier.
Cliquez ensuite sur le bouton « Retour ».
Un message d'avertissement apparaîtra, indiquant : « Modifier la date du forfait supprimera tous les choix actuellement sélectionnés ».
Cela signifie que la réservation de table sera automatiquement supprimée puisque la date change. Vous devrez donc sélectionner à nouveau la réservation de table via le choix du forfait une fois la nouvelle date choisie.
Une fois la mise à jour effectuée dans Trybe, les changements seront automatiquement répercutés dans SevenRooms également.
Comment modifier l'heure d'une réservation de table incluse dans un forfait sur Trybe
Si vous souhaitez modifier l'heure de votre réservation de table incluse dans un forfait sur Trybe, vous devrez sélectionner les trois points à côté de l'élément de réservation de table ajouté dans la commande > Modifier.
À partir de là, vous pourrez modifier l'heure de votre réservation de table en sélectionnant l'horaire souhaité.
Une fois le nouvel horaire sélectionné, la réservation de table sera mise à jour à la fois dans la commande sur Trybe et dans SevenRooms.
Si vous essayez de modifier l'heure de la réservation de table via le forfait, vous recevrez un message d'erreur indiquant : « This item cannot be updated as part of a package » (Cet élément ne peut pas être modifié dans le cadre d'un forfait), car l'heure de la réservation de table ne peut pas être modifiée depuis l'élément du forfait lui-même. Elle doit être modifiée via l'élément de réservation de table, comme indiqué ci-dessus.
Comment ajouter des notes à une réservation de table dans SevenRooms
Lors de la création d'une commande incluant une réservation de table, une note ne sera transmise à la réservation qu'au moment de la création de celle-ci dans SevenRooms. Pour vous assurer que la note sera bien envoyée, vous devrez l'ajouter AVANT de confirmer la commande.
Veuillez suivre les étapes conseillées ci-dessous :
Si vous ajoutez une réservation via la fonction « + Ajouter une commande » :
Sélectionnez + Ajouter un forfait ou + Réservation de table > suivez les étapes pour ajouter le forfait / la réservation de table > confirmez > vous serez alors dirigé vers une page où les éléments sont en statut « En attente de confirmation »
Rendez-vous directement dans la section Notes > ajoutez votre note (par exemple : le client a une allergie aux noix) > enregistrez
Complétez ensuite les étapes de confirmation de la commande en ajoutant les informations du client principal / de la personne à contacter
Une fois les informations du client ajoutées, un nouveau bouton « Confirmer » apparaîtra > cliquez dessus pour enregistrer les informations et envoyer la réservation de table ainsi que les notes à SevenRooms.
Si vous ajoutez une réservation via le Calendrier :
Faites un clic droit sur le calendrier > sélectionnez + Forfait > suivez le processus d'ajout du forfait, y compris la réservation de table SevenRooms
Une fois ajouté au calendrier en statut « en attente » (jaune) > cliquez sur « Aller à la commande »
Cela vous mènera à la page de la commande > répétez les étapes 2 et 3 de la section précédente
Une fois les informations du client ajoutées, un nouveau bouton « Confirmer » apparaîtra > cliquez dessus pour enregistrer les informations et envoyer la réservation de table ainsi que les notes à SevenRooms
Retournez au calendrier en sélectionnant « Aller au calendrier »
Comment ajouter d'autres invités à la même réservation de table dans SevenRooms
Une fois que vous avez effectué une commande dans Trybe contenant une réservation de table SevenRooms, il se peut que vous ayez besoin par la suite de modifier la commande pour ajouter un nouvel invité. Pour vous assurer que le nouvel invité soit ajouté à la même table dans SevenRooms que ses amis, vous remarquerez qu'un créneau horaire vert apparaît lors de la sélection de la réservation de table.
Vous devrez sélectionner le créneau vert pour vous assurer que l'élément est bien ajouté à la même réservation de table.
Si vous sélectionnez un créneau qui n'est pas surligné en vert, même s'il s'agit du même créneau horaire que l'invité précédent, cela créera une nouvelle réservation sur une table distincte dans SevenRooms. Pour corriger cela, vous devrez supprimer l'élément dans Trybe, puis ajouter à nouveau le forfait du second invité.
Pour les clients réservant sur le site web, lorsque le second invité choisit son créneau horaire, tant que celui-ci correspond au même créneau que les autres invités de la commande, ils seront tous placés à la même table.