Souhaitez-vous intégrer les réservations de table effectuées via Trybe à votre plateforme, afin que lorsqu'une formule avec une réservation de table est réservée, elle soit automatiquement créée à la fois dans Trybe et ResDiary ? C'est désormais possible en configurant notre système avec ResDiary !
Tout d’abord, vous devrez contacter notre équipe Support pour demander l’intégration. Il s’agit d’une intégration payante, dont nous vous fournirons plus de détails. Une fois l’intégration confirmée avec nous, nous vous mettrons en relation avec le support de ResDiary afin qu’ils puissent l’activer de leur côté. ResDiary vous enverra des identifiants pour l’intégration, que vous devrez nous transmettre afin que nous puissions activer certains paramètres supplémentaires de notre côté.
Pour cela, dirigez-vous vers Settings > Integrations > Manage Integrations > ResDiary > Configure.
À partir de là, vous pourrez cliquer sur Add new integration > Indiquez le nom de votre intégration, c'est-à-dire le nom de votre restaurant > Create.
Cela créera ensuite le système ResDiary que vous souhaitez intégrer à Trybe.
Si vous avez plusieurs restaurants au même endroit, vous pouvez créer des intégrations séparées pour chacun d'eux, ce qui générera une liste afin de regrouper toutes vos intégrations en un seul endroit. Cela vous permettra également d'avoir plusieurs choix de systèmes ResDiary lors de la création de vos formules dans Trybe.
En cliquant sur l'une des intégrations que vous avez créées précédemment, vous trouverez deux sections à compléter :
Integration name :
Si vous n'avez qu'un seul restaurant sur votre site, un nom général comme 'Restaurant' peut être utilisé, comme montré sur la photo. Cependant, si vous avez plusieurs restaurants à un même endroit, utiliser des noms spécifiques peut aider à les distinguer.
API Settings :
C'est ici que vous pouvez entrer votre nom d'utilisateur, mot de passe et clé de restaurant (restaurant key). Le nom d'utilisateur et le mot de passe sont nécessaires pour activer l'intégration. Ces informations vous seront fournies par ResDiary.
Veuillez ignorer le champ Webhook Key – celui-ci devra être rempli par Trybe une fois que vous aurez saisi les autres informations et activé l'intégration.
Vous ne pourrez pas remplir le champ « Restaurant Key » tant que vous n’aurez pas cliqué sur « Save ». Ensuite, l’option « Enable integration » (Activer l’intégration) apparaîtra, ce qui vous permettra de cliquer dessus pour activer ce système ResDiary spécifique pour votre site.
Vous pourrez alors cliquer dans le champ « Restaurant Key » > cela devrait faire apparaître le nom de votre clé de restaurant > sélectionnez-le afin qu’il s’affiche dans le champ « Restaurant Key » > puis Save.
Une fois cette étape terminée, veuillez vous assurer que le support Trybe en est informé et que vous leur avez transmis les identifiants afin que nous puissions finaliser la configuration de notre côté.
Une fois activée, votre intégration ResDiary sera connectée à Trybe, ce qui signifie que lorsqu’une réservation de table est effectuée seule ou dans le cadre d’un forfait via Trybe, elle sera automatiquement ajoutée au système ResDiary, vous permettant de visualiser la réservation directement.
Paramètres dans ResDiary
Avant de pouvoir créer vos types de réservation de table, une configuration est nécessaire dans ResDiary.
Créez un canal de réservation TRYBE
Créez des promotions et activez-les pour le canal de réservation TRYBE
Si vous ne savez pas comment procéder, veuillez contacter l’équipe support de ResDiary et/ou votre gestionnaire de compte ResDiary
Comment mettre en place vos réservations de table ?
Une fois que ResDiary est activé sur votre site, vous pouvez maintenant paramétrer vos réservations de table en vous rendant dans Settings > Offerings > Table reservation types.
À partir de là, vous pourrez créer vos types de réservation de table pour votre restaurant en cliquant sur Add new type > Saisir le nom du type de réservation de table > Create.
Si vous sélectionnez les trois points à côté du type de réservation de table, vous pourrez 'Edit' (Modifier) ou 'Archive' (Archiver) la réservation de table.
Pour configurer votre type de réservation de table, cliquez dessus ou sélectionnez 'Edit'. Vous serez ensuite guidé à travers deux sections
Integrations :
Vous devrez décider quel système ResDiary doit être lié, c'est-à-dire quel restaurant vous souhaitez connecter à cette réservation de table spécifique.
Details :
Name : nom de votre type de réservation de table (par exemple 'Déjeuner')
Description : ajoutez une description pour le type de réservation de table. Cela apparaîtra sur votre site internet lorsque votre client sélectionnera cette option sur votre site Web
Une fois que vous êtes satisfait, sélectionnez 'Save details'.
Options:
C’est ici que vous allez lier ce type de réservation de table à une promotion dans ResDiary.
Sélectionnez Edit > une liste de vos types de promotions s’affichera > sélectionnez la promotion concernée > cliquez sur 'Save details'.
Pour que vos promotions apparaissent, vous devez avoir activé le canal de réservation TRYBE sur ces promotions.
Si elles n’apparaissent pas, cela indique probablement que cette étape n’a pas encore été effectuée.
Veuillez contacter le support ResDiary si vous ne savez pas comment configurer cela dans ResDiary
Lorsqu’une formule est réservée, ResDiary envoie automatiquement un e-mail de confirmation. Si vous préférez ne pas envoyer ces e-mails, vous pouvez demander à ce qu’ils soient désactivés en contactant leur équipe de support à l’adresse suivante : [email protected].
Comment créer des formules avec des réservations de table ?
Une fois que vous avez paramétré tous vos types de réservation de table, vous pouvez commencer à appliquer ces types d'offres à vos formules en vous rendant dans Settings > Offerings > Packages (Cliquez ici pour obtenir les instructions sur la création d’une formules).
IMPORTANT : Si vous avez déjà des formules, vous devrez copier (copy) la formule afin de la modifier pour y inclure les types de réservation de table ResDiary.
Il est très important de créer des copies de vos formules et de ne pas modifier les formules existantes pour y ajouter les types de réservation de table, car cela entraînera des problèmes pour les futures allocations de revenus et la modification des réservations effectuées avant les changements.
Vous pouvez facilement créer des copies de vos formules en utilisant l’outil Copy, puis modifier cette copie pour utiliser les réservations de table.
Lorsque vous êtes prêt à effectuer la transition, changez la visibilité de cette nouvelle version en Publique (public), et modifiez celle de l’ancienne version en Privée (private).
Vous devrez conserver les anciens forfaits en Privé (private), donc veillez à ajouter une indication dans le nom du forfait (par exemple, en ajoutant un astérisque * à la fin) afin que votre équipe puisse facilement distinguer les anciennes et les nouvelles versions.
Il est important de garder ces anciens forfaits dans le système pour pouvoir modifier les commandes passées effectuées avec l’ancienne configuration.
Si vous modifiez des commandes passées, celles-ci prendront le nouveau nom mis à jour. Nous vous conseillons donc de ne pas ajouter des termes comme "ANCIEN" à la fin du nom. Préférez plutôt une indication plus discrète, afin de ne pas créer de confusion pour le client.
En vous rendant dans l'onglet 'Package choices', lors de la création d'un choix et en sélectionnant 'Offering types', vous aurez maintenant l'option de sélectionner 'Table reservations' (première capture d'écran).
Après avoir sélectionné cette option, vous pourrez choisir vos 'Table reservation types' qui correspondent aux réservations de table que vous avez créées précédemment (deuxième capture d'écran).
Une fois les sélections faites, n'oubliez pas de cliquer sur 'Save' pour sauvegarder vos modifications.
Bon à savoir : Vous pouvez créer une réservation de table sans nécessairement créer une formule. Pour ce faire, cliquez sur '+ New Order' > Add Other > Table Reservations. Vous pourrez alors sélectionner vos 'Table Reservation Types' créés précédemment. Cela recherchera la disponibilité directement dans ResDiary.
Comment les réservations de table transitent-elles de Trybe vers ResDiary ?
Lorsque votre formule est créée, si vos clients réservent cette formule spécifique en ligne, ou si vous créez une commande depuis Trybe avec une formule incluant une réservation de table, la réservation de table sera automatiquement ajoutée à votre système ResDiary (Voir les deux captures d'écran ci-dessous).
Il est également possible d'ajouter une réservation de table individuelle dans Trybe. Lors de la création d'une commande (order > sélectionner 'Add other'), vous remarquerez que vous avez la possibilité d'ajouter une réservation de table en cliquant sur 'Table reservation'. Une fois ajoutée, cette réservation sera automatiquement transférée dans votre système ResDiary.
Une fois la réservation de table ajoutée à votre système ResDiary, vous pourrez cliquer sur la réservation dans ResDiary pour voir les détails du client, les détails de la réservation et le canal de vente (sales channel). Par exemple, si vous avez plusieurs systèmes intégrés à ResDiary, cela vous aidera à identifier l'origine de la réservation. Si elle provient de Trybe, le canal de vente affichera 'TRYBE.
De plus, concernant les demandes spéciales (special requests) faites par les clients lors de la réservation, ou les notes ajoutées dans la commande Trybe, elles apparaîtront automatiquement dans la section 'Customer comments' (commentaires des clients) dans ResDiary ; comme indiqué dans la capture d'écran précédente.
Si vous décidez de modifier la date et l'heure de votre réservation de table ou d'annuler la réservation via Trybe, les modifications seront automatiquement mises à jour dans ResDiary également. Vous pouvez aussi modifier la réservation dans ResDiary et cela mettra automatiquement à jour Trybe.
Important : Lors de l’ajout d’un profil client à une commande manuelle dans Trybe, assurez-vous d’inclure à la fois le numéro de téléphone et l’adresse e-mail AVANT de confirmer la commande.
S’il n’y a pas d’adresse e-mail, un message d’erreur apparaîtra indiquant : "ResDiary requires an email address."
S’il n’y a pas de numéro de téléphone, un message d’erreur apparaîtra indiquant : "ResDiary requires a phone number."
Pour mettre à jour ces informations, il suffit d’aller dans l’onglet « Guests » de la commande, d’ajouter les informations manquantes, puis de cliquer sur « Save ». Les informations manquantes seront alors récupérées et vous pourrez ensuite confirmer la commande en cliquant sur « Confirm » .
Comment modifier la date d’une formule incluant des réservations de table sur Trybe ?
Pour pouvoir modifier la date d’une formule contenant une réservation de table, vous devez cliquer sur les trois points à côté de la formule > Edit >
Puis appuyez sur le bouton 'Back' :
Un message d’avertissement apparaîtra indiquant « Changing the date of the package will remove any currently selected choices » (Modifier la date de la formule supprimera tous les choix actuellement sélectionnés) :
Cela signifie que la réservation de table sera automatiquement supprimée lorsque la date sera modifiée. Vous devrez donc sélectionner à nouveau la réservation de table via le choix de la formule une fois la nouvelle date sélectionnée.
Une fois la modification effectuée sur Trybe, les changements seront également automatiquement mis à jour dans Resdiary.
Comment modifier l’heure d’une réservation de table incluse dans une formule sur Trybe ?
Si vous souhaitez modifier l’heure de votre réservation de table incluse dans une formule sur Trybe, vous devrez cliquer sur les trois points à côté de l’élément de réservation de table ajouté dans la commande > Edit :
À partir de là, vous pourrez modifier l’heure de votre réservation de table en sélectionnant l’heure de votre choix :
Une fois une nouvelle heure sélectionnée, la réservation de table sera mise à jour dans la commande sur Trybe ainsi que dans Resdiary.
Si vous essayez de modifier l’heure de la réservation de table via la formule, un message d’erreur s’affichera indiquant : « This item cannot be updated as part of a package » (Cet élément ne peut pas être mis à jour dans le cadre d’une formule), car l’heure de la réservation de table ne peut pas être modifiée directement via l’élément de la formule. Elle doit être modifiée via l’élément de réservation de table, comme expliqué ci-dessus.
Comment ajouter des notes à une réservation de table dans ResDiary ?
Lors de la création d'une commande incluant une réservation de table, une note ne sera envoyée à la réservation dans ResDiary qu’au moment de la création de la réservation. Pour garantir que la note soit bien transmise, vous devez ajouter la note AVANT de confirmer la commande.
Veuillez suivre les étapes ci-dessous :
Si vous ajoutez une réservation via la fonction « +Add Order » :
Sélectionnez + Add package ou + Table reservation > suivez les étapes pour ajouter la formule / la réservation de table > Confirm.
Cela vous amènera alors à une page similaire à l’image ci-dessous avec les éléments affichés comme "Pending Confirmation" donc en attente de confirmation.Rendez-vous directement à la section Notes, comme indiqué sur l’image ci-dessous > ajoutez votre note, par exemple : Le client est allergique aux noix > Et cliquez sur "Save" pour enregistrer.
Complétez ensuite les étapes pour confirmer la commande en ajoutant les informations du réservataire principal (lead booker) / client.
Une fois les informations du client saisies, un nouveau bouton « Confirm » apparaîtra > cliquez dessus pour enregistrer les informations et envoyer la réservation de table, ainsi que les notes, à ResDiary.
Si vous ajoutez une réservation via le Calendrier (Remarque : vous ne pouvez pas ajouter de réservations de table individuelles directement dans le calendrier. Il est nécessaire de passer par le bouton « + » en suivant les étapes décrites ci-dessus) :
Faites un clic droit sur le calendrier > sélectionnez + Package > suivez le processus d’ajout de la formule, y compris la réservation de table via ResDiary.
Une fois l’élément ajouté au calendrier dans l’état jaune – en attente, comme illustré ci-dessous > cliquez sur « Go to order » (Accéder à la commande).
Cela vous redirigera vers la page de la commande > répétez les étapes 2 et 3 décrites dans la section précédente.
Une fois les informations du client saisies, un nouveau bouton « Confirm » apparaîtra > cliquez dessus pour enregistrer les informations et envoyer la réservation de table, accompagnée des notes, à ResDiary.
Revenez au calendrier en sélectionnant « Go to Calendar ».
Comment ajouter des invités supplémentaires à la même réservation de table dans ResDiary ?
Une fois qu’une commande contenant une réservation de table ResDiary a été créée dans Trybe, vous pourriez avoir besoin de modifier cette commande pour y ajouter un nouvel invité. Pour vous assurer que le nouvel invité soit ajouté à la même table que ses amis dans ResDiary, vous verrez apparaître un créneau horaire en vert lors de la sélection de la réservation de table.
👉 Il est essentiel de sélectionner ce créneau vert, car il correspond à la réservation de table existante. Cela garantit que le nouvel invité sera ajouté à la même réservation dans ResDiary.
Si vous sélectionnez un créneau qui n’est pas ombré en vert, même s’il s’agit du même horaire que pour le premier invité, cela créera une nouvelle réservation sur une table différente dans ResDiary. Pour corriger cela, vous devrez supprimer ou retirer l’article de Trybe, puis ajouter à nouveau la formule du deuxième invité, en vous assurant cette fois de bien sélectionner le créneau vert, correspondant à la réservation existante.
Pour les clients réservant sur le site web, lorsque le deuxième invité choisit son créneau horaire, tant que celui-ci est identique à celui des autres invités de la commande, ils seront tous placés à la même table.