Votre intégration Protel vous permettra d’envoyer vos paiements et revenus Spa à Protel en temps réel via l’interface FIAS.
Vous pouvez également facturer les soins spa aux chambres des clients ainsi qu’aux comptes individuels PF.
Pour intégrer Trybe avec Protel, vous devrez d’abord contacter votre responsable de compte Protel afin de demander la disponibilité d’un ingénieur pour réaliser la configuration côté Oracle.
Veuillez noter que Protel a généralement un délai d’environ 4 semaines pour planifier l’intervention de leurs ingénieurs. Il vous faudra environ 4 heures de travail d’ingénieur pour finaliser la configuration. Assurez-vous, lorsque vous obtenez une date et une heure de Protel, de vérifier auprès de votre gestionnaire de compte Trybe, car nous devrons également réserver le temps d’un ingénieur.
Une fois la date de l’intégration confirmée, vous devrez configurer vos centres de revenus et types de paiement dans Trybe. Cela vous aidera ensuite à compléter la feuille de répartition :
Une fois que vous aurez complété ces sections, vous pourrez remplir la feuille de répartition. Pour ce faire, dirigez vous vers Settings > Integrations > Manage Integrations > FIAS > puis sélectionnez « Split table » pour télécharger un fichier Excel à compléter et à envoyer à Protel.
Ce fichier contiendra les centres de revenus et les types de paiement dans les colonnes jaunes, tandis que vous devrez remplir les colonnes roses en indiquant les codes Paymaster et Transaction configurés dans Protel. Vous remarquerez dans le fichier une ligne supplémentaire pour un centre de revenus et deux noms supplémentaires pour des types de paiement. Ceux-ci devront être créés dans votre système Protel afin que nous puissions les associer. Consultez la section « Comportement de l’intégration » pour plus de détails sur leur utilisation. Lors de leur création dans Protel, nous vous suggérons d’ajouter « Trybe » au nom, par exemple : « Trybe - Deposit ».
La feuille de répartition (split table) devra être complétée et renvoyée à votre responsable de compte Protel au moins 2 jours avant la date de configuration.
Une fois tout configuré et les codes de transaction mappés, lorsqu’une commande est réglée dans Trybe, les revenus seront automatiquement attribués aux centres de revenus et codes de transaction correspondants dans Protel.
Comment cela fonctionnera-t-il ?
Lorsque l’intégration fonctionne, elle exécute deux tâches :
Enregistrement des paiements – Les paiements peuvent être enregistrés à la date à laquelle le paiement est effectué ou à la date de revenu. Le comportement souhaité doit être configuré lors de la création des types de paiement par le client – voir le guide sur les règles des types de paiement.
Enregistrement des revenus – Les revenus sont enregistrés dès qu’un utilisateur effectue le « Check Out » d’une commande. Consultez ce guide sur le processus de Check-in et Check-out pour votre équipe opérationnelle. Les revenus ne peuvent être enregistrés dans Protel qu’à la date du Check Out. Par conséquent, si un utilisateur oublie de faire le Check Out le jour même de la commande et le fait deux jours plus tard, les revenus seront enregistrés à la date du Check Out, c’est-à-dire deux jours après la date réelle de la commande. Dans ce cas, les revenus devront être ajustés manuellement dans Protel. Vous pouvez utiliser votre rapport quotidien des revenus pour vérifier que toutes les commandes ont bien été enregistrées dans Protel, dans la section « Posted to PMS » – voir guide.
Que devez-vous vous attendre à voir dans Protel ?
Paiements – si les paiements ont été configurés avec un type de paiement « Prepayments » (Pré-paiements) – voir le guide – vous devriez observer le comportement suivant :
Un client effectue une réservation (pour aujourd’hui ou une date future) mais réalise le paiement aujourd’hui, par exemple 50 €. Dans Protel, vous devriez voir deux actions se produire :
50 € seront enregistrés sur le mode de paiement « Dépôt » associé au type de paiement, par exemple espèces, carte, etc. Si le paiement a été réalisé via Trybe Payment (Stripe ou Adyen), cela sera enregistré dans le centre de revenus « Deposit - Non Revenue » que nous avons créé (voir capture d’écran ci-dessus).
Vous verrez également un paiement de 50 € enregistré sur le compte PF « Deposit ».
Si le type de paiement n’est pas configuré comme « Prepayments », ce comportement se produira à la date de revenu, une fois que la commande aura été clôturée (« checked out »).
Revenus – À la date de la commande (date de revenu), votre équipe opérationnelle effectuera le « Check Out » de la commande une fois que le client sera parti et qu’aucune modification ne sera nécessaire. Dans Protel, vous verrez deux actions se produire :
-50 € (montant négatif) seront enregistrés sur le compte PF « Deposit Redemption ».
50 € de revenus seront alors alloués aux codes de transaction correspondant aux centres de revenus auxquels les articles de la commande sont associés, par exemple 50 € pour les soins spa. Cela est configuré dans les paramètres de chacune de vos offres, par exemple – voir guide.
Gérer votre intégration Protel
Pour gérer votre intégration Protel dirigez vous vers Settings > Integrations > Manage integrations > Fias > Configure.
Statut du relais :
Ok – si c’est le statut affiché, l’intégration fonctionne correctement.
Relay down – si c’est le statut affiché, vous devrez contacter votre prestataire informatique (IT managé) afin de redémarrer le relais.
Sélectionnez « See diagnostics » pour afficher le :
Dernier message envoyé
Dernier message accusé de réception
Dernier succès
Dernier échec
Paramètres des centres de revenus
Ici, vous pouvez faire correspondre les centres de revenus de Trybe avec les points de vente configurés dans l’interface FIAS. Trybe enregistrera les transactions sur les codes de transaction correspondants associés à ces points de vente lors de la validation des commandes.
Pour ce faire, sélectionnez les trois points > update mapping > saisissez le point de vente (Sales outlet) > Update.
Paramètres des types de paiement
Ici, vous pouvez faire correspondre les types de paiement de Trybe avec les sélecteurs configurés dans l’interface Protel FIAS. Trybe enregistrera les codes de transaction associés à ces sélecteurs lors de la validation des commandes.
Si un type de paiement est configuré comme prépaiement, Trybe l’enregistrera en temps réel sur le sélecteur de méthode de paiement des dépôts que vous configurez ci-dessous. Pour ce faire, sélectionnez les trois points > update mapping > saisissez le sélecteur (selector) > Update.
Comportement de l’intégration
Post prepayments (Enregistrer les prépaiements) – Lorsque cette option est activée, Trybe enregistrera les paiements personnalisés configurés comme prépaiements. Les paiements réussis seront enregistrés en temps réel sur le code d’analyse des dépôts ci-dessus. Lors de la validation des commandes associées, le montant négatif sera enregistré sur le code de remboursement configuré ci-dessus.
Reverse deposit on check out (Annuler le dépôt lors de la validation) – Quand cette option est activée, Trybe enregistrera un montant négatif sur le code de paiement des dépôts configuré ci-dessus.
Post offline membership payments (Enregistrer les paiements d’adhésion hors ligne) – Quand cette option est activée, Trybe enregistrera dans le PMS les paiements hors ligne saisis pour les adhésions. Les paiements utiliseront le code de paiement issu du mapping ci-dessus et le code d’analyse associé au centre de revenus des frais d’adhésion.
Comptabilisation des bons
Les revenus des bons sont suivis à quatre moments clés :
Lorsqu’un bon est acheté, le montant est ajouté au centre de revenus « Vouchers ».
Lorsqu’un bon est utilisé pour payer une commande, le montant du centre de revenus « Voucher redemption » est prélevé puis placé dans le centre de revenus « Vouchers ».
Le jour de la réservation, le montant est transféré du centre de revenus « Vouchers » vers le centre de revenus correspondant à l’offre concernée.
Si une commande est remboursée, il faut annuler (inverser) le montant lié à « Voucher redemption » ainsi que celui envoyé au(x) centre(s) de revenus de l’offre.
Pour gérer ces opérations, nous utilisons deux principaux centres de revenus liés aux bons :
Vouchers → lorsque le bon est acheté (point 1 ci-dessus)
Voucher redemption → lorsque le bon est utilisé (point 2 ci-dessus)
Si un bon est vendu pour un montant différent de sa valeur, deux autres centres de revenus sont utilisés :
Le « Voucher difference » (Différence de bon) pour suivre la différence entre le prix de vente et la valeur du bon aux points 1 et 2 ci-dessus
Le « Voucher discount » (Remise sur bon) pour suivre les « discount » (remises) appliquées à un centre de revenus lorsqu’un bon utilisé coûte moins que sa valeur au point 3 ci-dessus