Votre intégration à Opera vous permettra de comptabiliser vos paiements et revenus Spa dans Opera en temps réel à travers l'interface FIAS.
Vous pouvez également facturer les traitements de spa aux chambres d'hôtes et aux comptes individuels des PF.
Pour intégrer Trybe avec Opera, vous devrez tout d'abord contacter votre responsable de compte Opera pour demander le temps d'un ingénieur afin de compléter le travail de configuration du côté d'Oracle. Veuillez noter qu'Opera a tendance à avoir un délai de 4 semaines pour la réservation de ses ingénieurs. Vous aurez besoin de 4 heures de travail d'un ingénieur pour terminer la configuration. Assurez-vous que lorsque vous obtenez une date et une heure d'Oracle, vous vérifiez avec votre gestionnaire de compte Trybe car nous aurons également besoin de réserver le temps d'un ingénieur.
Une fois que nous aurons confirmé une date pour l'intégration, vous devrez configurer vos centres de revenus et vos types de paiements dans Trybe. Cela vous aidera ensuite à remplir la feuille de répartition (voir les captures d'écran).
Une fois ces sections remplies, vous pourrez compléter le tableau de répartition [Split table]. Pour ce faire, allez dans Intégrations > Gérer les intégrations > Opera > et sélectionnez "Split table" pour télécharger une feuille de calcul à remplir et à envoyer à Opera.
Cette feuille de calcul contiendra les centres de revenu et les types de paiement ombrés dans les colonnes jaunes et vous devrez ensuite remplir les colonnes roses en conséquence avec les codes de payeur et de transaction configurés dans Opera. Vous remarquerez que la feuille de calcul contient un centre de revenu et deux noms de paiement supplémentaires. Ceux-ci devront être créés dans votre système Opera pour que nous puissions les mapper. Voir la section "Integration Behaviour" pour plus de détails sur leur utilisation. Lorsque vous les configurez dans Opera, nous vous suggérons d'ajouter Trybe au nom, par exemple "Trybe - Deposit".
Le tableau de partage devra être complété et renvoyé à votre gestionnaire de compte Opera au moins 2 jours avant la date de configuration.
Une fois que tout est mis en place et que les codes de transaction ont été mappés, lorsqu'une commande est réglée dans Trybe, les revenus sont dirigés vers les bons centres de revenus/codes de transaction dans Opera.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Lorsque l'intégration fonctionne, deux tâches sont exécutées :
Comptabilisation des paiements [Posting Payments] - Les paiements peuvent être comptabilisés à la date à laquelle le paiement est effectué ou à la date du revenu. Le comportement que vous souhaitez doit être défini lorsque le client crée les types de paiement. - voir le guide sur les règles des types de paiement.
Comptabilisation des revenus [Posting Revenue] - Les revenus sont comptabilisés dès qu'un utilisateur "Check out" une commande. Consultez ce guide sur le processus de Check out pour votre équipe opérationnelle.. Les revenus ne peuvent être comptabilisés dans Opera qu'à la date à laquelle ils ont été retirés. Par conséquent, si un utilisateur oublie de Check out la commande le jour où elle a été passée et la Check out au lieu de cela deux jours plus tard, les revenus seront enregistrés à la date à laquelle la commande a été enregistrée, c'est-à-dire deux jours plus tard que la date de la commande. Dans ce cas, les revenus devront être déplacés manuellement dans Opera. Vous pouvez utiliser votre rapport sur les revenus quotidiens pour vérifier que toutes les commandes ont été enregistrées dans Opera dans la section "Posted to PMS".
À quoi faut-il s'attendre dans Opera ?
Paiements - si des paiements ont été mis en place avec un type de paiement "Prepayments". -voir le guide - vous devez vous attendre au comportement suivant :
Un client effectue une réservation (qui peut avoir lieu aujourd'hui ou à une date ultérieure), mais il effectue le paiement aujourd'hui, c'est-à-dire pour €50. Dans Opera, vous devriez voir deux choses se produire :
€50 sera comptabilisé dans "Deposit Payment Method Selector" qui se rapporte au type de paiement, c'est-à-dire en espèces / par carte, etc. Si le paiement a été effectué à l'aide de Trybe Payment (Stripe ou Adyen), il sera comptabilisé dans le centre de revenu "Deposit - Non Revenue" que nous avons créé (comme indiqué sur la capture d'écran ci-dessus).
Vous verrez également un paiement de €50 posté sur le compte PF "Deposit".
** Si le type de paiement n'est pas défini sur "Prepayments", vous devez vous attendre à ce que ce comportement se produise à la date du revenu, une fois que la commande a été checked out
Revenu - Ensuite, à la date à laquelle la commande est passée/la date de revenu, votre équipe opérationnelle "Check Out" la commande une fois que le client sera parti et qu'il n'y aura plus de modifications à apporter à la commande. Dans Opera, vous verrez deux choses se produire :
-€50 (montant négatif) seront comptabilisés sur le compte "Deposit Redemption PF account"
€50 de revenu seront alors attribuées aux codes de transaction correspondant aux centres de revenus pour lesquels les articles de la commande ont été configurés, c'est-à-dire €50 pour les traitements de spa. Tout cela est configuré dans chacun des paramètres de l'offr
Gérer l'intégration d'Opera
Pour gérer votre configuration Opera, rendez-vous sur Settings > Manage integrations > Opera > Configure.
Statut du relais :
Ok - Si c'est le cas, l'intégration fonctionne correctement.
Relay down - Si tel est le cas, vous devrez contacter votre société de gestion informatique pour redémarrer le relais.
Sélectionnez "See diagnostics" pour les consulter :
Dernier message envoyé [Last message sent]
Dernier message acquitté [Last message acknowledged]
Dernière réussite [Last success]
Dernier échec [Last failure]
Paramètres du centre de revenu :
Ici vous pouvez faire correspondre les centres de revenus de Trybe avec les points de vente dans la configuration de l'interface FIAS. Trybe comptabilisera les codes de transaction correspondants mappés à ces points de vente lorsque les commandes sont checked out. Pour ce faire, sélectionnez les trois points > sélectionnez update mapping > entrez le point de vente > Update.
Paramètres du type de paiement :
Ici vous pouvez faire correspondre les types de paiement de Trybe avec les sélecteurs configurés dans l'interface Opera Fias. Trybe affichera les codes de transaction mappés à ces sélecteurs lorsque les commandes sont réglées. Si un type de paiement est configuré pour être un prépaiement, Trybe le postera en temps réel dans le sélecteur de méthode de paiement par dépôt que vous configurez ci-dessous. Pour ce faire, sélectionnez les trois points > sélectionnez update mapping > entrez dans le sélecteur > Update.
Comportement d'intégration :
Paiements anticipés [Post prepayments] - Lorsque cette option est activée, Trybe affichera les paiements personnalisés configurés comme des prépaiements. Les paiements réussis toucheront le code d'analyse de dépôt ci-dessus en temps réel. Lorsque les commandes associées sont retirées, le montant négatif sera comptabilisé dans le code de remboursement configuré ci-dessus.
Dépôt inversé au check out [Reverse deposit on check out] - Lorsque cette option est activée, Trybe affichera un montant négatif dans le code de paiement configuré ci-dessus pour les dépôts.
Paiements d'adhésion hors ligne [Post offline membership payments] - Lorsque cette option est activée, Trybe enverra au PMS les paiements hors ligne enregistrés pour les adhésions. Les paiements utiliseront le code de paiement du mappage ci-dessus et le code d'analyse mappé au centre de revenu des frais d'adhésion.
Comptabilisation des bons
Les revenus des bons sont suivis à quatre moments clés :
Lorsqu'un bon est acheté, le montant est ajouté au centre de revenu "Vouchers".
Lorsqu'un bon est utilisé pour payer une commande, le montant du centre de revenu "Voucher redemption" est repris et placé dans le centre de revenue "Vouchers".
Le jour de la réservation, le montant est transféré du centre de revenu "Bons" au centre de revenu pour les offres.
Si une commande est remboursée, nous devons annuler le montant du "Voucher redemption" ainsi que le montant envoyé au(x) centre(s) de revenu concerné(s).
Pour les gérer, nous utilisons deux centres de revenus principaux :
Vouchers -> lors de l'achat d'un bon (point 1 ci-dessus)
Voucher redemption -> en cas d'utilisation d'un bon (point 2 ci-dessus)
Si un titre est vendu pour un montant différent de sa valeur, deux autres centres de revenu sont utilisés :
Différence de bon d'achat pour suivre la différence entre le prix de vente et la valeur du bon d'achat aux points 1 et 2 ci-dessus.
Rabais sur les bons [Voucher Discount] pour suivre le "rabais" appliqué à un centre de revenu à la suite de l'utilisation d'un bon dont le coût est inférieur à sa valeur au point 3 ci-dessus.