Voir les participants d’une session
Dirigez-vous vers Calendar et trouvez la session que vous souhaitez gérer. Chaque bloc de session affiche le nom de la session ainsi que le nombre de places occupées (par exemple : 15 / 15 places). Cliquez sur la session pour ouvrir le panneau de détails de la session (Session details), où vous verrez la liste complète des participants avec leurs références de commande, ainsi qu’un récapitulatif du nombre de personnes enregistrées et des absents en bas de la liste.
Enregistrer l’arrivée d’un participant
Lorsqu’un participant arrive, ouvrez le panneau de détails de la session en cliquant sur la session dans le calendrier. Recherchez son nom dans la liste des participants, cliquez sur les trois points à droite de son nom et sélectionnez Check in (Enregistrer l’arrivée) :
Le total des personnes enregistrées en bas du panneau se mettra à jour immédiatement et une coche apparaîtra à côté du nom du participant :
Marquer un client comme absent (no show)
Si un client ne se présente pas, cliquez sur les trois points à côté de son nom et sélectionnez Absent (No show). Cela permet de garder des registres de présence exacts sans affecter la capacité disponible de la séance :
Le nom du client sera barré et un symbole d'interdiction s'affichera à côté de son nom. Le total des absences (no show) sera également mis à jour :
Vous pouvez consulter un récapitulatif de vos absences (no shows) dans le rapport Annulations et absences.
Enregistrer la sortie anticipée d'un client
Si un client termine avant la fin de la séance, cliquez sur les trois points à côté de son nom et sélectionnez Enregistrer la sortie (Check out) :
Le nom du client sera barré, comme illustré ci-dessous :
Sa place sera libérée immédiatement et rendue disponible en temps réel pour de nouvelles réservations. Ainsi, si votre séance d'accès au spa est complète et qu'un client part à 12h, cette place peut être reprise immédiatement. Cela vous permet de disposer d'une disponibilité en temps réel.
Merci de n'utiliser la fonction « Enregistrer la sortie » (check out) pour les participants à une séance via la fenêtre contextuelle de la séance que si vous souhaitez libérer la place afin qu'elle puisse être réservée par quelqu'un d'autre. Par exemple, s'il s'agit d'une séance qui se déroule toute la journée de 9h à 18h, et que seules 20 personnes peuvent y être présentes en même temps, vous pourriez vouloir utiliser cette fonctionnalité : si quelqu'un part à 14h, vous voudrez alors que cette place se libère afin qu'une autre personne puisse rejoindre la séance de 14h à 18h.
Toutes les actions peuvent être annulées. En cliquant sur les trois points à côté d'un client, vous pourrez :
Annuler l'enregistrement (Undo check-in)
Annuler l'absence (Undo no-show)
Annuler la sortie (Undo check-out)
Pour suivre la disponibilité de vos séances et le nombre de clients réservés pour une séance, vous pouvez utiliser le rapport Séances.