Dans une commande, il peut y avoir un réservataire principal (Lead booker) et plusieurs invités. Le réservataire principal est le client dont les informations apparaissent dans la section "Client details" (Détails du client) dans l’aperçu de la commande. Les invités sont les personnes ajoutées à la commande mais qui ne sont pas le réservataire principal.
Dans l’exemple ci-dessous, la section "Client details" est associée au client Daisy Taylor, et l’article de la commande a été réservé pour ce client…
Par conséquent, dans l’onglet "Guests" (invités), il y a une étiquette "Lead booker" à côté du client…
Si je souhaite ensuite ajouter un article pour un invité dans la même commande, il existe deux façons d’ajouter l’invité. La méthode choisie déterminera si l’invité est considéré comme un "Customer" (client) ou non. Une fois que vous avez sélectionné l’offre souhaitée, vous pouvez ensuite cliquer sur "Add guest"...
Une fenêtre pop-up apparaît alors, où vous pouvez choisir entre "Guest name" ou "Customer search". L’option que vous choisissez ici déterminera si l’invité est marqué comme "Customer" ou non…
Ajouter un invité via "Guest name"
Pour cette option, il vous suffit de saisir le nom et de cliquer sur "Add"...
Ajouter un invité via "Customer search"
Vous utiliseriez cette option si l’invité possède déjà un profil client dans le système. Pour cette option, vous saisirez le nom ou l’e-mail de l’invité et sélectionnerez "Search". Trybe recherchera alors ce profil client dans le système afin que vous puissiez le sélectionner…
Dans l’onglet "Guests", vous verrez alors si l’invité est marqué comme "Customer" ou non. Comme "Rose" a été ajouté via l’option "Guest name", cet invité N’EST PAS un "Customer" car il n’est pas lié à un profil client. En revanche, comme "Poppy Moore" a été ajoutée via l’option "Customer search", cet invité EST marqué comme un "Customer". L’étiquette "Customer" vous indique essentiellement si cet invité possède ou non un profil client…
Convertir un invité en client
Si vous souhaitez convertir un invité en "Customer" afin qu’il dispose d’un profil client dans le système, vous pouvez facilement le faire via l’onglet "Guests" de la commande. Sélectionnez les trois points à côté de l’invité et choisissez "Convert to client" (Convertir en client).
Une fenêtre pop-up apparaîtra alors pour que vous puissiez commencer à saisir le nom. Si le profil client existe déjà dans le système, vous pouvez sélectionner le client dans la liste ; si le client n’existe pas, vous pouvez utiliser l’option "Create" pour le créer rapidement…
Par conséquent, vous avez la possibilité de convertir l’invité en client. Cela est particulièrement utile si l’invité a rempli le formulaire d’admission avant d’être reconnu comme client dans le système, car cela vous donne l’opportunité de le convertir en client afin que le formulaire d’admission déjà rempli dans cette commande apparaisse ensuite dans son profil client.
Par exemple, le formulaire d’admission de l’invitée Rose a été rempli avant qu’elle ne soit liée à un profil client…
Une fois que je convertis cet invité en client…
Cela lie alors le formulaire d’admission de cet invité, issu de cette commande spécifique, au profil client…
Tant que l’invité a une étiquette "Lead booker" ou "Customer" à côté de son nom dans l’onglet "Guests" d’une commande, les formulaires d’admission remplis pour cet invité apparaîtront sur son profil client.