Pour consulter la liste de tous les codes de bons achetés, vous pouvez vous rendre dans l'onglet Bons d'achat.
Pour rechercher des bons, vous devez disposer du droit d'accès pour les "Reports" (rapports).
Le rapport énumère les éléments suivants :
Code - Le code unique du bon. À côté de ce code, il y aura également un libellé "Redeemed", "Unredeemed", "Partially redeemed" (Sélectionnez le code et vous accéderez à une page contenant plus de détails sur le code du bon).
Status - Soit "Redeemed" (Encaissé), "Partially redeemed" (Partiellement encaissé) ou "Revok" (Révoqué).
Type - Il s'agira soit d'un "article gratuit" (Free item) ou d'un "article monétaire" (Monetary).
Voucher type (Type de bon) - Le nom du bon (sélectionnez-le et vous serez redirigé vers la page de configuration du type de bon)
Issued (Délivré) - La date d'émission du bon y est indiquée.
Expires (Expire) - la date d'expiration du bon. (Cette section "Expiration" n'est valable que pour les bons "article gratuit").
Fulfillment (Expédition) - Cela affichera le statut de l'expédition (à expédier ou expédié). Cela ne concerne que les bons physiques achetés. Pour plus d'informations, veuillez consulter le guide ici.
Solde – Cela indiquera le solde des bons monétaires.
Vous pouvez exporter cette liste en sélectionnant le bouton "Export". Vous obtiendrez ainsi plus de détails sur le bon, par exemple la valeur de vente.
Comment filtrer la liste des codes de bons d'achat ?
Vous pouvez également filtrer vos codes de bons pour trouver un groupe de bons que vous souhaitez. Si vous sélectionnez "Add filter", vous pouvez filtrer par :
Status (Statut) - All statuses (Tous les statuts), Unredeemed (Non utilisé), Partially redeemed (Partiellement utilisé), Redeemed (Utilisé)
Created since (Créé depuis) - Any time (A tout moment), Today (Aujourd'hui), Yesterday (Hier), Last 7 days (7 derniers jours).
Voucher Types (Types de bons) - Cela vous permettra d'effectuer un tri en fonction du type de bon.
Expiration date (Date d'expiration) - Cela vous permettra de filtrer vos bons en fonction de la date d'expiration.
Fulfillment status (Statut d'expédition) - Cela vous permettra de filtrer vos bons par statut d'expédition (si applicable). Vous pouvez choisir entre "Needs dispatching" (À expédier) ou "Dispatched" (Expédié).
Comment rechercher un bon spécifique en utilisant le code du bon ?
Saisissez le code du bon dans la case en haut à droite 'Search Voucher Code'.
Que se passe-t-il lorsque vous cliquez sur le curseur pour sélectionner le code du bon ?
Vous pouvez ensuite sélectionner ce code de bon et vous serez redirigé vers une page contenant plus d'informations, comme indiqué ci-dessous (voir image 3) :
Les bons d'achat d'articles gratuits affichent les champs suivants : code du bon (voucher code), statut (status), type de bon (voucher type), valeur (value) et date d'expiration (expiry date).
Les bons d'un montant monétaire affichent les champs suivants : statut (status), code du bon (voucher code), type de bon (voucher type), valeur (value), solde (balance), partiellement remboursable (oui/non) (partially redeemable (Yes/ No)) et date d'expiration (expiry date).
Si, lors de l'achat du bon, la livraison physique par "Mail" a été sélectionnée, alors une section "Fulfillment status" apparaîtra également. Cette section s'affichera aussi si vous définissez manuellement un statut d'expédition en sélectionnant le bouton "Settings" > "Manage fulfillment". Pour plus d'informations, veuillez consulter ce lien.
Vous pourrez accéder directement à la commande où le bon a été acheté en cliquant sur le lien bleu correspondant à la référence de commande sous "Purchase" dans la section "Details".
De plus, si le bon a eu des utilisations, elles seront répertoriées avec un lien bleu vers chaque référence de commande. Vous pourrez également voir les "ledger lines" générées lors de l'achat, de l'utilisation du bon, etc.
Si le bon a été utilisé pour une commande, mais que celle-ci a ensuite été remboursée, cette information apparaîtra également en bas de l'écran du code du bon, dans la section des "ledger lines".
Comment modifier la date d'expiration d'un bon ?
Dans la page des détails du bon (une fois que vous avez recherché un bon et sélectionné le code du bon), vous pouvez modifier la date d'expiration du bon si nécessaire. Pour ce faire, sélectionnez la case "Settings" dans le coin supérieur droit > "Change expiry date...".
Vous ne pouvez pas modifier la date d'expiration des bons Revoked et Redeemed, mais vous pouvez modifier la date d'expiration des bons Unredeemed, Partially redeemed et Expired.
Une fois que vous avez sélectionné "Change expiry date", une fenêtre contextuelle apparaîtra, où vous pourrez sélectionner une nouvelle date > Update....
Cela mettra alors à jour la date d'expiration du bon.