Pour trouver ce rapport, allez dans Reports > sous l'en-tête Finance, vous verrez Voucher ledger > une fois sélectionné, vous serez dirigé vers le rapport des voucher ledger.
Quel est l'objectif du rapport Voucher ledger?
Ce registre des bons fournit un aperçu de vos obligations en matière de bons, ce qui vous permet d'accéder rapidement à votre solde de bons, aux bons vendus et échangés, ainsi qu'aux bons annulés.
Ce rapport est différent de notre précédent rapport sur le registre des pièces justificatives en raison de la période de temps. En utilisant une date unique, vous êtes en mesure de montrer rapidement les totaux des pièces justificatives détenues, comme dans le cas d'un registre des dépôts.
Qu'est-ce qui alimente ce rapport ?
Ce rapport est alimenté par tous les types de bons définis dans la section des offres qui ont été achetés, échangés et annulés.
Ce rapport prend également en compte les revenus autres que les bons qui se rapportent à toutes les offres de types de bons qui ont l'un des centres de revenus de bons par défaut de Trybe tels que « vouchers » (bons), « voucher difference » (différence de bons), « voucher discount » (réduction de bons ) et « voucher refunds » (remboursements de bons). Par exemple, vous pouvez avoir un produit de détail qui agit comme une annulation de bon d'achat et qui aurait le centre de revenus remboursements de bons d'achat à traiter. Dans ce cas, les revenus autres que les bons d'achat sont inclus dans les totaux du voucher ledger et, lorsqu'ils sont exportés, ils ont leur propre ligne pour rendre compte de cette situation.
Vous pouvez exporter ce rapport en cliquant sur « Export » en haut à droite du rapport.
Comment utiliser le rapport voucher ledger?
Aperçu du rapport :
Date - Vous pouvez y sélectionner la date que vous souhaitez consulter. Vous obtiendrez alors un résumé des lignes de votre registre des comptes à cette date.
Balance - Il s'agit de la somme des bons vendus moins les bons utilisés moins les bons annulés.
Sold - Il s'agit du montant total des bons vendus jusqu'à la période sélectionnée.
Redeemed - Il s'agit du montant total des bons échangés jusqu'à la période sélectionnée.
Voided - Il s'agit du montant total des bons annulés jusqu'à la période sélectionnée.
Codes des bons
Le rapport affiche ensuite chaque code de bon individuel qui a été vendu/importé dans votre système jusqu'à la date sélectionnée. Il indique le code unique du bon, le nom du type de bon, le solde à la date sélectionnée, le montant échangé jusqu'à la date sélectionnée, le montant annulé jusqu'à la date sélectionnée, la valeur monétaire du bon au moment de l'achat et la différence monétaire éventuelle.
Vous pouvez ensuite sélectionner le code du bon et vous obtiendrez une page d'aperçu détaillée de ce bon spécifique. Cette page comprendra des détails tels que le statut du bon, la valeur, le solde ainsi que les lignes du grand registre et les échéances.
Comment le solde récapitulatif est calculé ?
Le solde (balance) affiché dans la case récapitulative est calculé comme suit :
Balance = Vouchers (net) + Voucher Redemption ce qui correspond à Solde = Bons (nets) + Utilisation des bons
Où "Vouchers (nets)" correspond à la valeur vendue moins les montants annulés. En pratique, cela signifie : Balance = Vouchers (gross) − Voided Voucher + Voucher Redemption, ce qui correspond à Solde = Bons (bruts) − Bons annulés + Utilisation des bons
Cela représente votre passif en bons en cours — la valeur totale des bons vendus mais pas encore utilisés ou annulés.
Point clé : La somme des colonnes Vouchers (Bons), Redeemed (Utilisés) et Voided (Annulés) dans les cases récapitulatives correspondra toujours au montant du Balance (Solde). Si vous prenez le total des bons vendus (Sold), soustrayez le total des bons annulés (Voided), et ajoutez ensuite le total des bons utilisés qui est négatif (Redeemed), vous obtiendrez exactement le solde affiché (Balance).
Que sont les « Non-Voucher Revenues » ?
Dans certains cas, des écritures comptables liées aux bons existent sans être associées à un code de bon spécifique. On parle alors de non-voucher revenues (revenus non liés aux bons). Les causes courantes incluent :
Des données anciennes ou importées où les lignes comptables ont été créées sans référence à un code de bon.
Des ajustements de différence de bon enregistrés sur un article du panier plutôt que directement sur un code de bon.
Des ajustements ou corrections exceptionnels qui affectent les centres de revenus des bons mais ne concernent pas un bon identifiable individuellement.
Dans l’export CSV, ces revenus apparaissent sous forme d’une seule ligne intitulée « Non-voucher revenues » en haut, séparée des lignes individuelles de bons.
Pourquoi le solde récapitulatif peut différer de la somme de la colonne « Balance at date » ?
Il est normal et attendu de voir un écart entre :
Le solde (balance) affiché dans les cases récapitulatives, et
La somme de la colonne « Balance at date » (solde à la date) sur toutes les lignes de bons dans l’export.
Cela s’explique par le fait que :
Les cases récapitulatives (summary boxes) sont calculées à partir de toutes les activités comptables liées aux bons, y compris les non-voucher revenues (activités non associées à un code de bon spécifique).
La colonne « Balance at date » (Solde à la date ) de chaque ligne ne reflète que les écritures comptables appartenant à ce bon spécifique.
Les revenus non liés aux bons contribuent au total récapitulatif, mais n’apparaissent pas dans le solde d’un bon individuel.
La différence entre les deux chiffres correspondra exactement aux montants des revenus non liés aux bons affichés dans la ligne "Non-voucher revenues" de l’export CSV.