Configurer votre intégration
Utilisez-vous le PMS Guestline pour gérer les réservations de votre hôtel ? Si oui, vous pouvez intégrer notre Overnight Booking Engine (système de réservation par nuitée) afin de gérer vos réservations de séjours spa.
Pour activer l’Overnight Booking Engine avec Guestline, veuillez suivre les étapes suivantes :
Contactez notre équipe support ([email protected]) et demandez la fonctionnalité. Nous vous enverrons notre Standing Order (mandat permanent) pour votre examen et signature.
Une fois le Standing Order signé, nous contacterons Guestline, qui nous fournira les identifiants nécessaires pour configurer l’intégration et récupérer vos tarifs, photos et descriptions de chambres.
Une fois la configuration avec Guestline terminée, nous vous contacterons pour confirmer que tout est prêt.
Tarification : notre Overnight Booking Engine applique une commission de 2 % sur la valeur totale du panier + les frais de transaction Trybe Pay.
Veuillez lire attentivement les instructions de configuration ci-dessous afin de vous préparer à la création de vos Overnight Packages (Formules nuitées). Si à tout moment vous souhaitez passer en revue ces étapes avec un membre de l’équipe de formation, veuillez contacter le support, qui pourra vous aider à organiser un appel.
Créez vos formules Overnight
Maintenant que la configuration du back-end est terminée, vous pouvez commencer à créer vos formules Overnight.
Dans les paramètres de type de formule, vous verrez désormais une section « Overnight Package ». Si le package que vous créez inclut un séjour d’une nuit, cette option doit être activée.
Une fois activée, vous devrez sélectionner un tarif Guestline (Guestline rate) correspondant et définir le nombre de nuits (Number of nights) incluses dans la formule. Veuillez noter que le nombre de nuits est fixe par formule et ne peut pas être modifié dynamiquement.
Exigences Guestline : Vous devez avoir créé des tarifs chambre seule ou chambre + petit-déjeuner pour les plans tarifaires que vous souhaitez utiliser. Si vous ne savez pas comment créer de nouveaux tarifs ou comment les mapper pour l’intégration, veuillez contacter l’équipe de support Guestline. Nous configurerons les éléments spa dans le package sur Trybe et les relierons aux produits Upsell dans Guestline.
Dans l'onglet Pricing, vous trouverez également une option « Booking Engine ». Si vous l’activez, le prix minimum pour chaque date sera affiché dans le calendrier de votre moteur de réservation, sous chaque date.
L’activation de l’option overnight ajoutera automatiquement un Choix 1 intitulé « Hotel Room » (Chambre d’hôtel) à votre formule. Ce sera la sélection de chambre affichée sur la vitrine.
Toutes les options liées au spa peuvent ensuite être ajoutées en tant que choix supplémentaires après la sélection de la chambre, comme vous le faites normalement pour vos formules.
Le choix de la chambre apparaîtra toujours en tant que Choix 1 et sa position ne peut pas être modifiée.
La règle de tarification définie dans Trybe ne s’appliquera qu’aux choix spa de la formule. Par exemple, si la formule contient :
Accès au spa avec une allocation de revenus de 50 €
Un soin avec une allocation de revenus de 80 €
Thé de l’après-midi avec une allocation de revenus de 50 €
Le prix de la formule devrait être fixé à 180 €. Lorsque le client effectue une réservation en ligne, le prix affiché sera le total des éléments spa de 180 € plus le prix de la chambre la moins chère disponible. Par exemple, si la chambre la moins chère coûte 200 € pour la nuit, le prix que le client verra lors de la réservation sera de 380 €.
Par défaut, l’allocation des revenus pour les formules sera attribuée au centre de revenus « Room revenue ». Cependant, si vous souhaitez que les choix spa soient dirigés vers un autre centre de revenus, vous pouvez configurer l’allocation des revenus pour chaque choix comme d’habitude.
Exigences Guestline : Pour tous les centres de revenus auxquels vous attribuez vos choix spa dans la formule, vous devrez créer un produit Upsell correspondant pour chacun d’eux dans Guestline. Lors de la création du produit dans Guestline, le code produit doit être identique au nom/ID du centre de revenus dans Trybe. Vous devez également vous assurer que l’upsell est créé avec le « charge mode » (mode de facturation) défini sur single charge et le « posting mode » (mode d’affectation) défini sur day of arrival. Voir la capture d’écran ci-dessous à titre de référence.
Pour les centres de revenus par défaut Spa Treatment et Food & Beverage dans Trybe, veuillez saisir le code produit spa et fb respectivement.
Pour toute assistance concernant la création de produits Upsell dans Guestline, veuillez contacter l’équipe de support Guestline.
Réservation d'une formule overnight en ligne
Lorsqu’un client sélectionne une formule overnight en ligne, le nombre de nuits incluses sera affiché dans la description de la formule.
Après avoir choisi les dates souhaitées, la première étape du processus de réservation sera de sélectionner une chambre. Les détails de la chambre, tels que les descriptions, les images et la capacité, sont automatiquement récupérés depuis votre PMS.
Une fois une chambre sélectionnée, les clients peuvent ensuite choisir parmi les options spa disponibles, qui peuvent être réservées pour toute la durée de leur séjour.
Exemple : L’accès au spa thermal peut être réservé pour le 21, et le soin peut être réservé pour le 22.
Quelles informations sont incluses dans la commande dans Trybe ?
Une fois qu’un client a réservé et payé avec succès son séjour overnight via votre Trybe Booking Engine, la commande apparaîtra dans Trybe comme d’habitude. Les principales différences que vous remarquerez dans les informations fournies pour les formules Overnight Stay seront :
Date : pour la chambre, vous verrez deux dates : la date d’arrivée et la date de départ, illustrées par des flèches vertes et rouges.
Service : pour la chambre, vous verrez le nombre de clients, le nom de la chambre ainsi que le nom du tarif de la chambre.
Les deux éléments sont mis en évidence ci-dessous :
Quelles informations sont incluses dans la commande dans Guestline ?
La réservation sera également enregistrée dans Guestline. Vous verrez les informations suivantes :
Sur la page « Main » : vous verrez le « Rate Plan » (plan tarifaire) utilisé ainsi que le détail du coût de la chambre par nuit.
Sur la page « Main » : vous verrez une répartition totale du prix complet de la formule, y compris les éléments spa et les Upsells. Comme le client aura déjà payé, ce total apparaîtra comme Deposit Received (Acompte reçu) et le Remaining Balance (Solde restant) sera de 0€.
Si vous naviguez ensuite vers la page Upsells > faites défiler jusqu’en bas des produits, vous trouverez la répartition des éléments spa de la formule.
