Ce guide décrira comment vous et votre équipe pouvez vérifier que toutes vos commandes ont été complétées et payées. De plus, vous pourrez comparer tous les paiements effectués pour la journée
Le 'Check out' d'une commande est une étape cruciale pour s'assurer que tous les paiements sont réglés et qu'il n'y a aucune divergence dans vos rapports.
Ce processus devient encore plus essentiel lors de l'intégration avec votre PMS, car il garantit que les revenus sont enregistrés dans votre PMS afin de refléter avec précision vos paiements et revenus. Sans suivre ce processus et finaliser les commandes, vos rapports de revenus et de paiements sur Trybe et votre PMS ne correspondront pas.
Étape 1 : Enregistrement et validation des commandes
Enregistrer (Check-in) une commande
Les commandes peuvent être enregistrées à l’arrivée du client au spa ou après son départ.
Cliquez sur la commande dans votre calendrier.
Une fenêtre pop-up apparaîtra.
Sélectionnez l'option pour enregistrer l’arrivée (check-in).
En retournant au calendrier, une ligne bleue apparaîtra sur le côté gauche de la tuile de commande, indiquant que la commande a été enregistrée (checked in).
Validation (Check-out) d'une commande
Les commandes peuvent être validées (checked out) soit immédiatement après le rendez-vous, soit en fin de journée.
Cliquez sur la commande.
La même fenêtre pop-up apparaîtra.
Sélectionnez l'option "Check-Out" pour finaliser la commande.
Un avertissement vous informera que les commandes validées (checked out) ne peuvent plus être modifiées. Les remboursements ne sont possibles qu'avec l'autorisation d'un responsable.
Une fois la commande validée (checked out), une ligne verte remplacera la ligne bleue, confirmant que le processus est complété.
Si une commande a un paiement en attente, le bouton "check-out" ne s'affichera pas et vous ne pourrez pas finaliser votre commande tant que celle-ci n'aura pas été réglée ou que son solde impayé n'aura pas été réduit à 0 £.
Gestion des absences (No-Show)
Si un client ne se présente pas et que les annulations le jour même ne sont pas autorisées, la commande peut être marquée comme "No Show" :
Cliquez sur la commande dans le calendrier.
Dans la fenêtre pop-up, sélectionnez "No Show".
Un avertissement vous informera que les commandes marquées comme "No Show" ne peuvent pas être modifiées:
La commande disparaîtra ensuite du calendrier.
Si la commande a été payée et qu'aucun remboursement n'a été émis, le revenu sera enregistré sous le centre de revenus "No Show" dans le PMS.
Étape 2 : Examiner les rapports de fin de journée
Rapport des ventes quotidiennes (Daily Sales Report)
Accédez à vos Home Page Reports et sélectionnez Daily sales.
Le rapport des ventes quotidiennes s'ouvrira par défaut à la date du jour.
Utilisez ce rapport pour comparer les paiements (PDQ, espèces, etc.).
Les remboursements traités pendant la journée seront affichés sur le côté droit du rapport.
Assurez-vous que les totaux Z du PDQ et de la caisse correspondent.
Si vous avez un terminal Trybe sur place, vous pouvez récupérer le total des paiements de votre PDQ en naviguant vers Rapport > Transaction > Exporter > Filtrer par 'Payment Source' > 'Card Reader'
Rapport des revenus quotidiens (Daily Revenue Report)
Accédez au Rapport des revenus quotidiens depuis la page d'accueil.
Comparez le nombre de commandes avec le total "Posté au PMS" – ces chiffres doivent correspondre.
Si les chiffres ne correspondent pas, examinez la section Commandes.
Les commandes marquées comme "Submitted" indiquent qu'elles n'ont pas été validées (checked out).
Cliquez sur la référence de la commande pour la valider (check-out) directement.
Vérification finale des soldes impayés
Pour vous assurer qu'aucun solde impayé ne reste :
Accédez à l'onglet Commandes sur le côté gauche de votre écran.
Filtrez par "Item date" pour la date du jour.
Faites défiler vers le bas et activez l'option ‘Only Outstanding Balances’.
✅ Toutes les étapes sont terminées ! Votre processus de fin de journée est maintenant finalisé avec succès.