Pour obtenir un rapport sur les annulations et les non-présentations, rendez-vous sur le site suivant Reports > Bookings > Cancellations and no shows.
Ce rapport fournit un résumé des annulations et des non-présentations dans la période sélectionnée. Vous pouvez modifier la période en sélectionnant une nouvelle date dans le calendrier déroulant.
Le rapport énumère les éléments suivants :
Status - soit annulé ou non présenté
Count - nombre de réservations annulées ou non présentées
Total net
Total gross
Si vous sélectionnez "view cancellations", vous serez directement redirigé vers la page des commandes afin de consulter ces commandes annulées :
Si vous sélectionnez "View no shows", vous serez directement redirigé vers la page des commandes afin de consulter ces commandes en no-show :
Comment annuler une commande ?
Se rendre à la page Orders > Trouver la commande > en dessous des détails du client > Cancel order
Une fenêtre contextuelle apparaîtra pour confirmer que vous souhaitez annuler la commande. Si c'est bien le cas, sélectionnez 'Yes, cancel order' :
Annuler une commande
Si vous souhaitez rembourser intégralement le client et ne souhaitez conserver aucun montant de la commande annulée, vous pouvez annuler la commande.
Lorsqu’une commande est annulée dans l’application (en interne), veuillez garder à l’esprit que :
Trybe ne comptabilisera aucun revenu lié à cette commande et n’enverra aucun revenu à votre PMS.
Tous les paiements effectués pour cette commande devront être remboursés manuellement.
Les paiements ne seront jamais remboursés automatiquement lorsqu’une commande est annulée.
Comment marquer une commande comme « no show » ?
Depuis la page Orders
Se rendre à la page Orders > Trouver la commande > en dessous des détails du client > 'No show' comme le montre la capture d'écran ci-dessous :
Depuis le calendrier
Vous pouvez également vous rendre sur Calendar > sélectionnez la commande > no show :
Confirmer le « No Show »
Dans les deux cas, un avertissement apparaîtra afin de confirmer que vous souhaitez bien marquer la commande comme étant en no-show.
Si c'est le cas, sélectionnez 'yes, mark as a no show' :
Informations importantes
Vous pouvez uniquement marquer une commande comme « No Show » le jour de la réservation.
L’option « No Show » doit être utilisée lorsque le paiement ne sera pas remboursé, par exemple lorsqu’un client ne s’est pas présenté à sa réservation ou a annulé dans le délai d’annulation prévu par votre établissement (par exemple, dans les 24 ou 48 heures précédant la réservation).
Marquer une commande comme « No Show » finalisera la commande et le paiement sera enregistré dans votre PMS comme revenu « No Show ».
⚠️ Veuillez noter : Une fois qu’une commande a été marquée comme « No Show », il n’est plus possible de l’annuler ou de la modifier. La commande disparaîtra également du Calendrier.
Soldes impayés
L’option « No Show » n’apparaîtra pas si un solde reste dû sur la commande.
En effet, marquer une commande comme « No Show » finalise la commande et enregistre sa valeur comme revenu. La commande ne peut donc pas être clôturée tant qu’un montant reste dû.
Pour faire apparaître l’option « No Show », vous devez d’abord ramener le solde restant à 0 € :
Si vous facturez le client pour le « No Show », effectuez le paiement afin de solder la commande.
Si vous ne facturez pas le client, appliquez une remise afin de ramener le solde à 0 €.
Une fois le solde réglé, l’option « No Show » deviendra disponible.
Le statut « No Show » restera ensuite enregistré sur le profil du client à titre d’historique.
Rembourser une commande « No Show »
Si vous devez rembourser un client après qu’une commande a été marquée comme « No Show », le remboursement devra être effectué manuellement. En effet, le revenu a déjà été enregistré dans votre PMS sous le centre de revenus « No Show ».
Vous pouvez toujours effectuer un remboursement pour une commande marquée comme « No Show », mais vous devrez enregistrer manuellement le remboursement dans votre PMS. Selon la configuration de votre PMS, il peut également être nécessaire de supprimer puis de recréer l’enregistrement du revenu pour cette journée.