L'onglet Client est l'endroit où vous pourrez gérer et voir tous les profils de vos clients :
Exporter l'adresse électronique des clients qui ont opté pour les préférences marketing
Stocker des notes personnelles sur le client
Trouver les coordonnées d'un contact
Inscrivez un client à un abonnement
Gérer l'état des abonnements et les paiements de vos membres
Et plus encore ... Continuez à lire le guide pour découvrir ce que vous pouvez faire d'autre
La liste des clients ne s'affiche pas dans l'ordre alphabétique.
Le comportement et la disposition de la liste des clients sont tels que le dernier profil de client modifié se trouve à la fin de la liste.
Cela n'inclut pas les modifications opérationnelles telles que l'ajout de commandes au profil d'un client.
Mais les changements administratifs tels que l'ajout d'étiquettes, la modification des coordonnées des clients et la mise à jour des préférences marketing les relèguent en fin de liste.
Pour y accéder, sélectionnez l'onglet "Clients" sur le côté gauche, et une liste de vos clients apparaîtra. Vous pouvez cliquer sur les pages pour voir plus de résultats.
La liste affiche le nom du client, son adresse électronique et toutes les étiquettes qui lui sont attachées.
Vous pourrez ensuite filtrer votre recherche, utiliser la barre de recherche, exporter la liste des clients dans Excel, ajouter de nouveaux clients et gérer vos clients à partir de cette page.
Filtres
Vous pouvez utiliser l'option "Filtres" pour classer vos clients dans certaines catégories.
Vous pouvez filtrer par...
Étiquettes [Labels] - Lorsque vous ouvrez le filtre des étiquettes, une liste de toutes les étiquettes de clients que vous avez créées dans les paramètres s'affiche. Vous pouvez alors sélectionner les étiquettes que vous souhaitez filtrer. Vous obtiendrez alors des résultats en fonction de ce que vous avez sélectionné.
Préférences marketing [Marketing preference] - lorsque vous développez le filtre des préférences marketing, vous obtenez la liste des préférences marketing que vous avez définies dans vos paramètres. Vous pouvez alors sélectionner les préférences que vous souhaitez pour voir quels clients ont opté pour ces préférences.
A un abonnement [Has membership] - lorsque vous déployez ce filtre, vous pouvez sélectionner "oui" ou "non". Si vous choisissez "oui", tous les clients ayant un abonnement apparaîtront. Si vous choisissez "non", tous les clients n'ayant pas d'abonnement apparaîtront.
Sites (applicable uniquement aux comptes avec accès multisite) - Si vous disposez d'un compte donnant accès à plusieurs sites, vous pouvez également utiliser le filtre 'Site'. Par défaut, la liste des clients affiche les clients qui ont visité le site sur lequel vous êtes actuellement connecté. Si vous souhaitez également voir les clients qui ont visité vos autres sites, vous pouvez utiliser le filtre 'Site' pour inclure les clients de vos autres sites. (Voir image 3). L'utilisateur ne pourra filtrer qu'en fonction des sites auxquels il a accès.
Vous pouvez utiliser les trois sous-sections des filtres en même temps pour filtrer vos résultats de manière plus spécifique.
Pour voir comment vous pouvez filtrer par le biais des abonnements, rendez-vous à l'étape "Page des abonnements".
Recherche par
Vous pouvez utiliser la barre de recherche 'Search by' pour rechercher des clients spécifiques. Pour ce faire, vous pouvez soit rechercher par:
nom (prénom ou nom de famille ou les deux)
email
numéro de téléphone
Saisissez l'une de ces informations dans la barre de recherche et les résultats apparaîtront.
Vous pourrez alors facilement voir le client spécifique que vous avez recherché et accéder directement à son profil.
Exporter
Si vous souhaitez exporter vos clients dans une feuille de calcul Excel, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton "Export".
Vous pourrez alors télécharger une feuille de calcul Excel contenant des informations complémentaires sur vos clients. Vous pourrez ensuite sauvegarder ou imprimer ces informations.
Vous y trouverez l'identifiant du client, son prénom, son nom, son adresse électronique, son numéro de téléphone, la date à laquelle il est devenu client, le nombre d'abonnements, le nombre d'abonnements actifs, le type d'abonnement, le taux d'abonnement, le statut de l'abonnement et la date à laquelle le client est devenu membre (voir l'exemple d'image sur la feuille de calcul). Les colonnes relatives à l'abonnement seront laissées vides si le client n'est pas membre.
+ Nouveau client
Pour ajouter un nouveau client à votre liste de clients, cliquez sur le bouton "+ New client". Vous accéderez alors à une page où vous pourrez saisir les informations suivantes concernant le client :
Prénom
Nom de famille
Email
Téléphone
Site (sélectionner le spa auquel il s'inscrit)
Une fois tous les champs remplis, sélectionnez "Save changes" et le client sera ajouté à la liste..
Gérer vos clients
La page client vous permet également de gérer vos clients.
Pour ce faire, sélectionnez un client dans la liste et son profil apparaîtra. Vous pourrez alors modifier et gérer toutes les sections du profil client.
Vous pouvez...
Voir / Télécharger / Prendre une photo du client – sélectionnez les trois points à côté de l'icône de la personne
Supprimer - appuyez sur les trois points > "Delete" pour supprimer le profil d'un client. Cette opération rendra le client anonyme par rapport aux rendez-vous, séances, etc. qu'il a pris au spa.
Gérer les étiquettes - vous pouvez ajouter et supprimer les étiquettes attachées à ce client en sélectionnant le bouton "Manage labels". Vous pouvez cocher et décocher les étiquettes
Notes - sélectionnez "+New" pour ajouter des notes concernant le client. Vous pouvez aussi utiliser cette fonction pour développer davantage les étiquettes associées au client.
Audit - Suivez toutes les modifications apportées à ce profil client
Modifier le profil - sélectionnez "Edit" pour modifier toutes les informations relatives au client. Vous pouvez également réinitialiser le mot de passe en sélectionnant "Reset" en bleu.
Abonnements (memberships) - vous pouvez ajouter un type d'abonnement au client en appuyant sur "+New".
Pour savoir comment gérer les abonnements sur le profil d'un client, sélectionnez l'étape "Gérer les abonnements".
Orders - Cela affichera toutes les commandes où ce client est le principal réservataire.
Intake forms - Cela fournira une collection de formulaires d'admission remplis par ce client.
Adresses - ajouter une adresse pour le client, sélectionnez "+New".
Modes de paiement - ici le mode de paiement utilisé par le client sera affiché
Crédits - La liste des crédits récurrents "révoqués" ou "remboursables" sera affichée ici. Vous pouvez ajouter des crédits en sélectionnant "+ Issue". Pour révoquer un crédit, appuyez sur les trois points situés à côté du crédit et sélectionnez "Revoke".
Préférences marketing - vous pourrez voir quelles sont les préférences marketing pour lesquelles ce client a opté. Ici, vous pouvez choisir manuellement d'accepter quelqu'un en sélectionnant "+ Opt in". Vous pouvez ensuite choisir parmi les préférences marketing que vous avez définies et appuyer sur "Opt in" pour enregistrer les modifications. Si le client change d'avis, vous pouvez sélectionner les trois points à côté de la préférence marketing et sélectionner "Opt out", ce qui supprimera cette préférence.
Page des abonnements
Dans l'onglet Clients, vous pourrez accéder aux comptes de vos abonnés et les gérer.
Pour cela, sélectionnez l'onglet "Clients" sur le côté gauche, puis sélectionnez "Memberships" et une liste de vos abonnements apparaîtra. Vous pouvez cliquer sur les pages pour voir plus de résultats.
La liste indique le statut de l'abonnement, le client, le type, le taux, la date de début, la date de fin et la prochaine date de facturation.
Vous pourrez ensuite filtrer votre recherche à l'aide des outils de filtrage.
Vous pouvez sélectionner "Export" pour exporter ce rapport dans une feuille de calcul !
Options d'abonnement
Vous pouvez utiliser les options situées sous 'Memberships' pour filtrer votre recherche, et vous verrez le nombre d'abonnés concernés pour chaque option.
Vous pouvez choisir parmi ces options :
Besoin d'un mandat [Needs mandate] - Cela montrera tous les abonnements qui nécessitent un mandat
Échec du paiement [Payment failed] - Cela affichera tous les abonnements pour lesquels les paiements ont échoué
Fin dans les 7 jours [Ending within 7 days] - Cela produira des résultats pour les abonnements qui se terminent dans les 7 jours
Paiement dans les 7 jours [Payment due within 7 days] - Cela permet d'afficher les abonnements dont le paiement est dû dans les 7 jours.
Filtres d'abonnement
Vous pouvez filtrer vos abonnements en utilisant les différentes sections du filtre :
Statut [Status] - choisir entre Actif (Active), Annulé (Cancelled), Expiré (Expired) et Besoin d'attention (Needs attention).
Type - choisir parmi les différents types d'abonnement que vous avez définis dans vos paramètres
Créé [Created]- sélectionnez la période et vous obtiendrez les résultats pour les abonnements qui ont été créés au cours de ces dates
Se termine [Ends] - sélectionnez la période et cela affichera les résultats pour les abonnements qui se terminent au cours de ces dates
Prochaine date de facturation [Next billing date] - sélectionnez la tranche de dates et vous obtiendrez les résultats pour les abonnements dont la prochaine date de facturation se situe dans cette tranche de dates.
Vous pouvez sélectionner des filtres dans chaque section pour affiner votre recherche.
Gérer les abonnements
Pour gérer vos abonnements actuels, il vous suffit de sélectionner un abonnement dans la liste. Vous serez alors dirigé vers le profil du client auquel appartient cet abonnement.
Vous pouvez ensuite faire défiler l'écran jusqu'à la section 'Memberships'. Vous pourrez y voir le statut de l'abonnement, le type de l'abonnement, son tarif, son prix, si le client est à jour de ses paiements ainsi que la prochaine date de facturation.
Si vous cliquez sur l'abonnement, cela vous fournira plus de détails sur l'abonnement, y compris depuis le début de l'abonnement (member since), la fin de l'abonnement (membership ends), le numéro d'abonné (membership number), le mode de paiement (payment method) et tous les frais récents liés à cet abonnement.
Il existe également une section nommée 'Associated order' (commande associée) > Si vous cliquez sur 'Go to order', vous accéderez automatiquement à la commande liée à cet abonnement, où vous pourrez consulter les frais d'abonnement ainsi que le tarif pro, le cas échéant.
Si vous sélectionnez les trois points (encerclés dans l'image 1), vous pourrez...
Edit - Ici, vous pouvez modifier le type d'abonnement, le tarif, la date de début et la date de fin. Cliquez sur 'Save changes' lorsque vous avez terminé.
Record Payment - si un paiement a été effectué manuellement, vous pouvez choisir parmi les options que vous avez définies dans Paramètres > Payment Types
Request Mandate - Si vous sélectionnez cette option, vous pourrez alors 'Send mandate request' par courrier électronique au client afin qu'il puisse établir un mandat de prélèvement automatique pour le paiement de ses cotisations.
Cancel - ici vous pouvez annuler l'abonnement
