Souhaitez-vous que vos invités puissent s’enregistrer eux-mêmes dans vos locaux ? Vous recherchez un moyen plus rapide de retrouver une commande et d’enregistrer les clients ?

Vous pouvez le faire en incluant le QR code dans les e-mails de confirmation et de rappel. La mise en place est très simple : il suffit d’activer cette option dans les paramètres « Email templates » de Trybe en allant dans Settings > Marketing & Comms > Email templates > Enable QR codes in emails.

Cette option peut être utilisée si vous disposez d’une borne Trybe, d’une intégration Gantner ou d’un scanner de QR codes. Cliquez ici pour voir comment le QR code apparaîtra dans l’e-mail.

Une fois activée, vous devrez configurer les paramètres appropriés en fonction des appareils que vous utilisez :

Si une borne Trybe a été configurée pour vous, rendez-vous dans les paramètres de la borne Trybe ici : Settings > Integrations > Manage integrations > Trybe Kiosk > onglet Configuration > Check-in times > Add rule.

Vous pouvez y définir les délais (ou plages horaires) d’enregistrement, il s’agit de l’intervalle de temps que vous choisissez pendant lequel l’enregistrement est autorisé, puis cliquez sur « Save ». Cette règle s’appliquera alors à l’ensemble de vos offres.

Vous pouvez également activer l’option « Pick offerings to override » et sélectionner les offres que vous souhaitez remplacer (ou personnaliser) :

La nouvelle règle apparaîtra comme ci-dessous :

Vous pouvez ajouter autant de règles que vous le souhaitez.

Sur la borne, une fonctionnalité de scan de QR code permet aux clients d’accéder rapidement aux détails de leur commande. Alternativement, les clients peuvent saisir manuellement leur référence de commande ainsi que le nom de famille du réservant principal afin de s’enregistrer.

À noter : le statut d’enregistrement effectué depuis la borne sera visible dans le journal d’audit, sur la page des détails du client (avec l’indication de la borne utilisée), ainsi que dans le rapport d’enregistrement.

Si votre système Trybe est intégré avec Gantner, rendez-vous dans l’intégration Gantner ici : Settings > Integrations > Manage Integrations > Gantner.

Sélectionnez le(s) appareil(s) connecté(s), puis cliquez sur les trois points et choisissez « Edit », comme ci-dessous :

Vous pouvez maintenant définir le type de règle, en précisant si vous autorisez les clients qui ont :

A. un article pour le jour de la réservation (allow customers with a valid items), ou

B. un délai tampon (enforces buffer times): permettant aux invités d’entrer avant et après une certaine plage horaire.

Vous pouvez appliquer la règle à :

a. Tous les invités (Allow all)

b. Membres actifs uniquement (Active members only): uniquement les membres disposant d’un abonnement actif

c. Types d’abonnement spécifiques uniquement (Specific membership types only)

d. Clients ayant un article (Customers that have an item): uniquement pour les rendez-vous, sessions ou réservations d’espace valides

Vous pouvez ensuite sélectionner les options de « Date and time » (Date et heure):

a. Cette règle est valable tous les jours, ou certains jours de la semaine

b. entre certaines plages horaires

c. sur une plage de dates spécifique

Une fois que vous avez sélectionné ce qui précède, n’oubliez pas de sauvegarder en cliquant sur « Create entry rule ».

Le réservant principal recevra l’e-mail de confirmation ainsi que l’e-mail de rappel (si cette option est activée), accompagnés du QR code.

Tous les invités inclus dans la commande pourront utiliser ce même code QR pour accéder à vos locaux, et dans le rapport Gantner, vous pourrez voir le réservant principal enregistré ainsi que tous les invités.

Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, si vous souhaitez offrir à vos invités disposant d’une réservation à venir la possibilité d’avoir le QR code affiché dans leurs e-mails de confirmation/rappel, nous vous recommandons de renvoyer la communication !

Si vous disposez d’un scanner de codes 2D/QR (par exemple à la réception), vos invités pourront scanner le QR code contenu dans leur e-mail de confirmation, directement sur le scanner dédié !

Cela ne procédera pas à leur enregistrement ; à la place, une fenêtre pop-up apparaîtra en haut à droite de l’écran (quelle que soit la page où vous vous trouvez dans Trybe) vous invitant à ouvrir la commande correspondante :

Vous pourrez alors enregistrer le client, effectuer le paiement, ajouter des notes, etc., puis clôturer la commande comme d’habitude.

Cela permettra d’accélérer le processus lors de la recherche d’une commande ou du profil d’un client lié à cette commande !