Souhaitez-vous que les clients puissent soumettre des demandes pour des dates déjà complètes ?

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité "Appointment Enquiries" pour cela !

Pour ce faire, allez dans Settings > Site > Appointment enquiries. Ici, vous pouvez choisir d'activer les demandes de rendez-vous. Cela signifie que si aucune disponibilité n'est disponible pour un rendez-vous, les clients pourront ajouter des demandes qui seront confirmées si vous avez de la disponibilité plus tard.

Les options à configurer sont les suivantes :

Enable (Activer) – Si cette option est activée, les clients et utilisateurs pourront ajouter des demandes pour des rendez-vous où il n'y a pas de disponibilité.
Automatically confirm (Confirmer automatiquement) – Si cette option est activée, dès qu'une disponibilité est trouvée, Trybe tentera de confirmer automatiquement le rendez-vous. Si cette option n'est pas activée, lorsqu'une disponibilité est trouvée, vous devrez vous rendre dans la commande pour confirmer manuellement.
- Automatically charge (Facturation automatique) – Si l'option "Automatically charge" est activée, cette option apparaîtra. Vous pourrez choisir si vous souhaitez tenter de facturer automatiquement la carte enregistrée du client lorsque sa demande est confirmée. Si cette option n'est pas activée, lorsque le rendez-vous est confirmé, vous devrez vous rendre dans la commande pour facturer manuellement la carte.
Latest enquiry (Dernière demande) – Entrez la valeur de la dernière demande possible. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes : mois/jours/heures/minutes, par exemple, 2 heures avant, 3 jours avant, etc. Vous pouvez laisser ce champ vide si vous ne souhaitez pas définir de dernière demande. Si vous définissez une dernière demande et souhaitez ensuite la supprimer, vous pouvez sélectionner l'option 'Clear' (Effacer).

N'oubliez pas de cliquer sur 'Save' pour sauvegarder les modifications effectuées !

Ajouter une demande sur la vitrine de votre site

Si l'option 'Enable' est activée dans les paramètres 'Appointment enquiries', alors lorsqu'un invité réserve un rendez-vous en ligne et qu'un créneau horaire spécifique n'est pas disponible, il pourra soumettre une demande.

Lorsqu'il sélectionne un rendez-vous > choisit une date > l'option 'Faire une demande' sera disponible, permettant ainsi à l'invité de faire une demande pour un créneau horaire qui n'est pas actuellement disponible.

Une fois l'option 'Faire une demande' sélectionnée, le client pourra saisir une heure de début (À partir de) et une heure de fin (Jusqu'à) indiquant ses disponibilités si un créneau se libère > continuer.

Les horaires "À partir de" et "Jusqu'à" doivent avoir une durée suffisante pour que le rendez-vous puisse avoir lieu. Par exemple, si le rendez-vous dure 60 minutes, vous devez définir au moins 60 minutes entre les horaires sélectionnés.

Si la demande peut être acceptée, il sera indiqué "Votre demande peut être acceptée à ce moment-là." et l'invité pourra alors sélectionner "Ajouter une demande". La demande sera ensuite ajoutée au panier.

Si une demande est faite, lorsque vous cliquez sur "Valider mon panier" sur la vitrine, aucun paiement ne sera effectué, mais une autorisation de carte sera réalisée. Le paiement ne sera effectué que si la demande est confirmée plus tard et qu'un créneau devient disponible. Le paiement sera automatiquement prélevé si l'option "Automatically charge" (Facturation automatique) est activée dans les paramètres "Appointment enquiries".

Dans l'email que le client reçoit, il y a deux endroits où le client est informé que les articles dans son panier ne sont pas encore confirmés - voir ci-dessous :

Ajouter une demande dans l'application

Pour ajouter une demande dans l'application, accédez à une commande et sélectionnez 'Add appointment' ou, dans le calendrier, sélectionnez un espace vide > Add appointment.

Vous y verrez l'option 'Add enquiry'.

Cette option doit être utilisée si le créneau que le client souhaitait réserver n'est plus disponible. Si vous sélectionnez 'Add enquiry', vous pouvez alors saisir l'heure de début ('Time from') et l'heure de fin ('Time to') par rapport à la demande du client > et cliquez sur Done.

Les horaires "À partir de" (Time from) et "Jusqu'à" (Time to) doivent avoir une durée suffisante pour que le rendez-vous puisse avoir lieu. Par exemple, si le rendez-vous dure 60 minutes, vous devez définir au moins 60 minutes entre les horaires sélectionnés.

Une fois cette opération effectuée, la demande sera ajoutée à la commande et vous devrez ensuite confirmer la commande en cliquant sur 'Confirm' pour que la demande soit reçue ('Received').

Suivi des demandes de rendez-vous

Pour suivre vos demandes, vous pouvez utiliser le tableau de bord 'Enquiries'. Pour y accéder, dirigez-vous vers l'onglet Orders > Puis cliquez sur 'Enquiries'.

Ici, vous pourrez voir la collection de demandes.

Cette page montrera les détails suivants :

Order ref (Référence de commande) - Sélectionnez la référence de commande pour accéder directement à la commande contenant la demande.
Status (Statut) - peut être 'Received (Reçue), 'Cancelled' (Annulée) ou 'Confirmed' (Confirmée).
Appointment type (Type de rendez-vous) - nom du rendez-vous.
Date - la date et l'heure de la demande. Vous pouvez sélectionner la date pour accéder directement au calendrier
Customer (Client) - nom du client pour lequel la demande est effectuée.
Received (Reçue) - la date et l'heure de réception de la demande.

Vous pouvez filtrer la liste en sélectionnant les filtres préétablis 'Recently received' (Récemment reçues) ou 'Can be confirmed' (Peut être confirmée). Ou vous pouvez sélectionner 'Add filter' (Ajouter un filtre) et activer l'un des suivants...

Date - Affiche les demandes pour une date entre ces dates.
Received date (Date de réception) - Affiche les demandes reçues entre ces dates.
Can be confirmed (Peut être confirmée) - Affiche les demandes qui peuvent être confirmées.
Status (Statut) - Filtrer les demandes par leur statut, c'est-à-dire 'Confirmed', 'Received' ou 'Cancelled'.

Comment confirmer manuellement une demande ?

Pour confirmer manuellement une demande, vous pouvez utiliser le tableau de bord des demandes (Orders > Enquiries) pour voir celles qui peuvent être confirmées. Vous pouvez ensuite vous rendre à la commande, sélectionner les trois points à côté de la demande dans la commande > et sélectionnez 'Confirm' (Confirmer).

Lorsque vous sélectionnez 'Confirm', une fenêtre contextuelle 'Check enquiry' (Vérifier la demande) apparaîtra, où le système vérifiera la disponibilité pour voir si la demande peut désormais être confirmée. Si elle peut être confirmée, les créneaux disponibles s'afficheront. Vous pourrez ensuite les sélectionner et appuyer sur 'Done' pour ajouter le rendez-vous à la commande.

S'il n'y a pas de disponibilité, le système vous informera que la demande ne peut pas être confirmée.

Exemple d'une commande où une demande a été confirmée

Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran, une fois la demande confirmée, la demande restera dans la commande et le prix de la demande sera mis à jour à 0 £. Le rendez-vous réel sera ensuite ajouté à la commande avec le prix correct.

Si l'option 'Automatically confirm' (Confirmer automatiquement) était activée, cela se produira automatiquement lorsque l'espace sera disponible.

Si l'option 'Automatically charge' (Facturer automatiquement) était activée, la carte autorisée pour la demande sera automatiquement débitée.

Appointment enquiries > Aperçu vidéo

Cette vidéo vous expliquera tout ce que vous devez savoir sur les demandes de rendez-vous.

Voici quelques horaires auxquels vous pouvez sauter dans la vidéo pour accéder directement aux informations dont vous avez besoin...