Pour aider votre équipe financière à réconcilier vos revenus avec les paiements payés et les paiements en suspens, il existe quelques rapports qui vous aideront à obtenir les informations dont vous avez besoin.
ÉTAPE 1: Pour commencer, vous voudrez connaître le montant des revenus que vous avez obtenus pour une période donnée dans le passé et/ou ce que vous prévoyez à partir de ce jour pour les dates de revenus à venir.
Pour ce faire, rendez-vous sur Reports > Sales > Revenue Allocation Summary:
Filtrez ce rapport sur la période de revenus que vous recherchez, par exemple du 1er mai au 31 mai. - Se référer à ce guide pour plus de détails sur ce rapport.
Les données totales en haut de page sont décomposées en Payé / Non payé et Total. En fonction du nombre de centres de revenus que vous possédez, vous devrez faire défiler l'écran jusqu'à la droite pour trouver le total des revenus.
Les revenus totaux correspondent au total net. Pour obtenir les chiffres du total brut, il faut les exporter dans un document CSV. Le bouton Exporter se trouve en haut à droite du rapport.
ÉTAPE 2: Pour faire correspondre les revenus, vous devrez consulter le rapport des transactions qui contiendra toutes les transactions effectuées dans le système Trybe.
Pour ce faire, rendez-vous sur Reports > Finance > Transactions:
Ce rapport est paramétré par défaut sur la "Transaction Date", mais vous devrez le modifier pour filtrer sur la date de revenu. Pour ce faire, sélectionnez "Add Filter" (Ajouter un filtre) > changez pour "Revenue Date" (Date de revenu) > entrez votre période. N'oubliez pas d'utiliser le "x" à côté du filtre "Date de transaction" pour le supprimer. Se référer à ce guide pour plus de détails sur ce rapport.
Vous pouvez l'exporter à l'aide du bouton "Export" situé en haut à droite du rapport.
Après avoir téléchargé et ouvert l'exportation dans un document Excel, nous vous recommandons de supprimer tous les paiements récurrents de type "adhésion" (car les revenus correspondants ne sont pas inclus dans le premier rapport). Pour ce faire, recherchez la colonne D (Type) afin de supprimer "Adhésion", de sorte que vous ne soyez filtré que pour afficher toutes les transactions des commandes.
Passez ensuite à la colonne L (Montant) pour additionner le montant des paiements.
Ces rapports devraient s'équilibrer, mais s'il y a des divergences telles que des surpaiements ou des paiements en suspens, vous pouvez utiliser votre page Commandes > filtrer sur la date de revenu pour ensuite passer les commandes au peigne fin afin de trouver la différence. Reportez-vous à ce guide pour plus de détails sur la page Commandes et les filtres.
Meilleur rapport pour calculer les commissions dues à mes thérapeutes
Si vos thérapeutes ont droit à des commissions sur les traitements qu'ils ont dispensés. Vous pouvez trouver une liste de tous les rendez-vous pris dans une période donnée, le thérapeute qui a pris le rendez-vous et le revenu de ce rendez-vous.
Pour ce faire, rendez-vous sur Reports > Sales > Sold Items
Ce rapport répertorie tous les articles vendus dans une période donnée, qui peut être exportée sous la forme d'un document CSV complet, à partir duquel vous pouvez filtrer par "praticien" Voir le guide ici. Veuillez noter que la colonne "Sold by" est tirée de la section "Commission" de la commande et qu'il ne s'agit pas nécessairement du praticien qui a fourni le traitement.
Dans l'exportation, vous pouvez ensuite filtrer par praticien particulier dans la colonne O et additionner les valeurs dans la colonne U (coût) et/ou la colonne W (coût moins remise).